I. Anzeigepflicht

Die Verantwortlichen Personen für die vier Schlüsselfunktionen und für eventuell von den Unternehmen identifizierte weitere Schlüsselaufgaben (im Folgenden: „Verantwortliche Personen“) sind gemäß § 47 Nr. 1 in Verbindung mit § 24 Abs. 1 VAG bei der BaFin anzuzeigen. Die folgenden Ausführungen zu den Schlüsselfunktionen gelten ebenso für solche weiteren Schlüsselaufgaben.

Die Anzeigepflicht gilt auch, wenn die Positionen schon in der Vorbereitungsphase eingerichtet wurden. Selbst wenn für eine Person schon anlässlich einer anderen Tätigkeit eine Anzeige bei der BaFin eingereicht wurde, sind die erforderlichen Unterlagen erneut vorzulegen sofern sie älter als zwölf Monate sind.

Der bisher verwendete Begriff des „Verantwortlichen Inhabers“ wird zur Vermeidung von Missverständnissen nicht weiter gebraucht, stattdessen wird der Begriff der „Verantwortlichen Person“ verwendet. Dies ist die natürliche Person innerhalb des Unternehmens, die für eine Schlüsselfunktion verantwortlich ist.

Nur die Verantwortliche Person ist gemäß § 47 Nr. 1 VAG mit den im Abschnitt V. aufgeführten Unterlagen anzuzeigen. Für Mitarbeiter, die zur Unterstützung der Verantwortlichen Person tätig sind, bedarf es keiner Anzeige.

Im Falle der Ausgliederung einer Schlüsselfunktion ist der jeweilige Ausgliederungsbeauftragte die Verantwortliche Person im Sinne des § 47 Nr. 1 VAG, die der BaFin anzuzeigen ist. Die Aufgabe des Ausgliederungsbeauftragten als Verantwortliche Person für eine Schlüsselfunktion innerhalb des Unternehmens besteht in der Überwachung der Ausübung des Dienstleisters.

Demgegenüber ist bei der separaten Anzeige gemäß § 47 Nr. 8 VAG die zuständige Person beim Dienstleister zu benennen, vgl. die Hinweise „Anzeigepflicht für die Absicht der Ausgliederung wichtiger Funktionen oder Versicherungstätigkeiten“ auf der Internetseite der BaFin in der Rubrik „Aufsicht / Versicherer & Pensionsfonds / Governance / Ausgliederung“.

Die folgende Tabelle verdeutlicht die jeweils anzuzeigenden Personen:

	Anzeige gemäß § 47 Nr. 1 VAG	Anzeige gemäß § 47 Nr. 8 VAG
	Wer ist als Verantwortliche Person im Unternehmen für die Schlüsselfunktion anzuzeigen?	Wer ist als Zuständige Person für die Schlüsselfunktion beim Dienstleister anzuzeigen?
Interne Einrichtung der Schlüsselfunktion im Unternehmen	„Intern Verantwortliche Person“ (IVP) des Unternehmens	-
Ausgliederung der Schlüsselfunktion auf einen Dienstleister	„Ausgliederungs- beauftragter“ (AB) des Unternehmens	„Zuständige Person“ des Dienstleister

II. Anwendungsbereich

Die Anzeigepflicht gilt für alle inländischen Erst- und Rückversicherungsunternehmen gemäß § 1 Abs. 1 Nr. 1 i.V.m. § 7 Nr. 33 und 34 VAG („Unternehmen“), soweit sie nicht Sterbekassen gemäß § 218 Abs. 1 VAG, Pensionskassen gemäß § 232 Abs. 1 VAG oder kleine Versicherungsunternehmen gemäß § 211 VAG sind oder als Rückversicherungsunternehmen ihre Tätigkeit nach § 165 Abs. 1 VAG eingestellt haben.

Außerdem sind alle Versicherungsgruppen angesprochen, die ausschließlich aus inländischen Erst- und Rückversicherungsunternehmen bestehen, sowie Versicherungsgruppen mit Erst- oder Rückversicherungsunternehmen in anderen Mitglied- oder Vertragsstaaten gemäß § 7 Nr. 22 VAG, für die nach den in § 279 Abs. 2 VAG genannten Kriterien die Auf-gabe der für die Gruppenaufsicht zuständigen Behörde der BaFin zufällt, Versicherungs-Holdinggesellschaften gemäß § 1 Abs. 1 Nr. 2 i.V.m. § 7 Nr. 31 VAG sowie Versicherungs-Zweckgesellschaften gemäß § 1 Abs. 1 Nr. 3 i.V.m. § 168 VAG (auch „Unternehmen“).

Nicht angesprochen sind Erst- und Rückversicherungsunternehmen, die den Abschluss neuer Versicherungs- oder Rückversicherungsverträge zum 1. Januar 2016 eingestellt haben und ihr Portfolio ausschließlich mit dem Ziel verwalten, ihre Tätigkeit einzustellen, und die weiteren in § 343 VAG genannten Voraussetzungen erfüllen.

III. Allgemeine Hinweise zu den Anzeigen

Für eine eindeutige Zuordnung einer Anzeige und der erforderlichen Unterlagen ist als Verwendungszweck die vierstellige BaFin-Registernummer des betreffenden Unternehmens anzugeben.

Die Anzeige sowie alle beizufügenden Unterlagen und Erklärungen sind in deutscher Sprache einzureichen. Soweit Unterlagen nicht in deutscher Sprache ausgestellt sind, bedarf es zusätzlich zum Original einer beglaubigten oder von einem öffentlich bestellten oder beeidigten Dolmetscher oder Übersetzer angefertigten Übersetzung. Das zuständige Fachreferat der Bundesanstalt kann auf die Übersetzung von Unterlagen in englischer Sprache im Einzelfall verzichten.

Die amtlichen Registerauszüge sind aktuell zu beantragen, da sie nicht älter als drei Monate sein dürfen (Art. 43 Abs. 3 der Richtlinie 2009/138/EG vom 25.11.2009). Maßgeblich hierfür ist das Ausstellungsdatum des Dokuments.

Wenn ein bereits vorliegender offizieller Registerauszug derselben Person aus einem vorhergehenden Anzeigeverfahren für eine weitere Überprüfung der Zuverlässigkeit herangezogen werden soll, darf der Registerauszug nicht älter als zwölf Monate sein.

IV. Erklärung des Unternehmens in dem Anzeige-Schreiben

In dem Anzeige-Schreiben hinsichtlich der Verantwortlichen Person für eine Schlüsselfunktion hat das Unternehmen zu erklären, dass

• die interne Prüfung der fachlichen Eignung und Zuverlässigkeit der betreffenden Person in Übereinstimmung mit den normativen Bestimmungen sowie der entsprechenden internen Richtlinie erfolgt ist und
• die betreffende Person als fachlich geeignet und zuverlässig für die konkrete Tätigkeit angesehen wird.

Das Anzeige-Schreiben ist mindestens von einer/einem Vertretungsberechtigten des Unternehmens unter Nennung ihrer/seiner Position zu unterzeichnen. Die in dem Formular „Persönliche Erklärung mit Angaben zur Zuverlässigkeit“ einzutragende Kontaktperson kann mit der/dem Vertretungsberechtigten identisch sein oder eine andere Person sein.

V. Erforderliche Unterlagen

1. Überblick

Der Anzeige sind neben der Erklärung im Anzeige-Schreiben nach Abschnitt IV folgende Unterlagen zur Überprüfung der Qualifikation beizufügen:

• a. Eigenhändig unterschriebener Lebenslauf
• b. Eigenhändig unterschriebenes Formular „Persönliche Erklärung mit Angaben zur Zuverlässigkeit“
• c. „Führungszeugnis zur Vorlage bei einer Behörde“, „Europäisches Führungszeugnis zur Vorlage bei einer Behörde“ oder „entsprechende Unterlagen“ aus dem Ausland
• d. Auszug aus dem Gewerbezentralregister

2. Unterlagen im Einzelnen

a. Lebenslauf

Der Absichtsanzeige ist ein aussagekräftiger Lebenslauf beizufügen. Der Lebenslauf muss lückenlos, vollständig und wahr sein, eigenhändig unterschrieben und mit Datum versehen werden. Er hat folgende Angaben zu enthalten:

• Name, sämtliche Vornamen, Geburtsname
• Geburtstag, Geburtsort
• Wohnsitz
• Staatsangehörigkeit
• eine eingehende Darlegung der fachlichen Vorbildung
• die Namen aller Unternehmen, für die die Person tätig ist oder tätig gewesen ist
• Angaben zur Art und Dauer der jeweiligen Tätigkeit, einschließlich Nebentätigkeiten.

Der Schwerpunkt des Lebenslaufs hat auf den Stationen des Berufslebens zu liegen. Bei den einzelnen beruflichen Stationen sind insbesondere

• die konkrete Position - ggf. mit Vertretungsmacht, internen Entscheidungskompetenzen und innerhalb des Unternehmens unterstellten Geschäftsbereichen -
• Beginn und Ende der Tätigkeit jeweils mit Monat und Jahr
• der Name und Sitz des Unternehmens (bei beaufsichtigten Unternehmen mit der Register-Nummer) sowie Art und Umfang des Geschäftsmodells
• der Ort der Tätigkeit

anzugeben.

Wenn eine Person in den letzten zehn Jahren ihren Wohnsitz außerhalb Deutschlands hatte, sind der jeweilige Zeitraum und der jeweilige Staat anzugeben. Weiterhin ist anzugeben, wenn der Hauptwohnsitz und der Ort der beruflichen Tätigkeit nicht innerhalb desselben Staates lagen. Diese Informationen sind für die Bundesanstalt insofern relevant, als dies Auswirkungen auf die einzureichenden Registerauszüge (s.u.) hat.

b. Formular „Persönliche Erklärung mit Angaben zur Zuverlässigkeit“

Die Person hat in dem Formular „Persönliche Erklärung mit Angaben zur Zuverlässigkeit“ eine eigenhändig unterschriebene und mit Datum versehene Erklärung abzugeben, in der Auskünfte über etwaige Straf- und Ordnungswidrigkeitenverfahren, gewerberechtliche Entscheidungen sowie vermögensrechtliche Verfahren zu geben sind.

In der Erklärung können anhängig gewesene Strafverfahren unberücksichtigt bleiben,

• die mangels hinreichenden Tatverdachts eingestellt wurden oder
• die wegen eines Verfahrenshindernisses eingestellt wurden oder
• die mit einem Freispruch beendet worden sind oder
• bei denen eine ergangene Eintragung im Bundeszentralregister (BZR) entfernt oder getilgt wurde oder
• die gemäß § 53 Bundeszentralregistergesetz (BZRG) nicht angegeben werden müssen.

In der Erklärung können anhängig gewesene gewerbezentralregisterrelevante Bußgeld- oder andere Verwaltungsverfahren unberücksichtigt bleiben,

• die mangels hinreichenden Tatverdachts eingestellt wurden oder
• die wegen eines Verfahrenshindernisses eingestellt wurden oder
• die mit einem Freispruch beendet worden sind oder
• die gemäß § 153 Gewerbeordnung (GewO) aus dem Gewerbezentralregister zu tilgen sind.

Die nach den §§ 153 und 153a Strafprozessordnung (StPO) eingestellten Strafverfahren sind dagegen anzugeben. Eine Einstellung nach diesen Vorschriften beseitigt nicht die strafrechtliche Unschuldsvermutung; es können sich aus dem Sachverhalt Anhaltspunkte für eine Unzuverlässigkeit ergeben, insbesondere bei Verfahren im Zusammenhang mit strafbewehrten Verstößen gegen einschlägiges Aufsichtsrecht, Vermögens- oder Insolvenzstraftaten oder Steuerdelikten.

Vergleichbare Sachverhalte nach anderen Rechtsordnungen sind ebenfalls anzugeben.

In Zweifelsfällen empfiehlt es sich, Kontakt mit dem zuständigen Fachreferat der Bundesanstalt aufzunehmen.

Die Angaben müssen vollständig und richtig sein. Soweit Verfahren anzugeben sind, sind Kopien der Urteile, Beschlüsse, Sanktionen, Bescheide oder sonstige relevante Dokumente beizufügen. Die Bundesanstalt behält sich vor, ggf. weitere Auskünfte bei den zuständigen Stellen einzuholen.

Zur Beurteilung etwaiger Interessenkonflikte hat die Person ferner Angehörigkeitsverhält-nisse zu den Mitgliedern der Geschäftsleitung und den Mitgliedern des Verwaltungs- oder Aufsichtsorgans zu erklären. Sofern keine Angaben in dem Formular erfolgen, gilt dies als Fehlanzeige. Daneben sind Angaben zu bedeutenden Beteiligungen im Sinne des § 7 Nr. 3 VAG der Person und von Angehörigen im Sinne des § 11 Abs. 1 Nr. 1 Strafgesetzbuch (StGB) an dem Unternehmen und anderen Unternehmen, die Anteile an dem Unternehmen halten, zu machen.

Soweit die Person, ein Angehöriger im Sinne des § 11 Abs. 1 Nr. 1 StGB oder ein von der Person geleitetes anderes Unternehmen Geschäftsbeziehungen unterhält, aus denen sich eine gewisse wirtschaftliche Abhängigkeit von dem Unternehmen ergeben kann, sind die Art und der Umfang zu beschreiben. Sofern keine Angaben in dem Formular erfolgen, gilt dies als Fehlanzeige.

c. „Führungszeugnis zur Vorlage bei einer Behörde“, „Europäisches Führungszeugnis zur Vorlage bei einer Behörde“ oder „entsprechende Unterlagen“ aus dem Ausland

Die Person muss abhängig von Staatsangehörigkeit und Wohnsitz ein „Führungszeugnis zur Vorlage bei einer Behörde“ (Belegart „O“) des Bundesamts für Justiz gemäß § 30 Abs. 5 BZRG („Behördenführungszeugnis“), ein „Europäisches Führungszeugnis zur Vorlage bei einer Behörde“ gemäß §§ 30 Abs. 5, 30b BZRG (im Folgenden „Europäisches Behörden-führungszeugnis“) oder entsprechende Führungszeugnisse oder Bescheinigungen über von Aufsichtsbehörden des Wohnsitzstaates vorgenommene Zuverlässigkeitsprüfungen nach Abstimmung mit dem jeweiligen Fachreferat der Bundesanstalt (im Folgenden „entsprechende Unterlagen“) im Original einreichen.

Personen, die in den letzten zehn Jahren Wohnsitze in verschiedenen Staaten hatten, müssen die Führungszeugnisse und entsprechende Unterlagen aus jedem dieser Staaten bei-bringen. Etwaige rechtliche Hindernisse für eine Beibringung sind dem jeweiligen Fachreferat der Bundesanstalt substantiiert darzulegen.

Der Antrag für ein „Behördenführungszeugnis“ und ein „Europäisches-Behördenführungszeugnis“ muss durch die Person bei der örtlichen Meldebehörde (§ 30 Abs. 2 Satz 1 BZRG) oder elektronisch beim Bundesamt für Justiz (§ 30c BZRG) gestellt werden. Deutsche Staatsangehörige mit Wohnsitz außerhalb der Bundesrepublik Deutsch-land können den Antrag unmittelbar beim Bundesamt für Justiz (BfJ) als Registerbehörde stellen (§ 30 Abs. 3 Satz 1 BZRG). Die Bearbeitungsdauer beträgt laut BfJ-Internetseite in der Regel ein bis zwei Wochen. Es wird darum gebeten, den Antrag nach Möglichkeit so rechtzeitig beim Bundesamt für Justiz zu stellen, dass das „Behördenführungszeugnis“ oder „Europäische Behördenführungszeugnis“ zeitnah zu der Anzeige des Unternehmens bei der BaFin eingeht.

Damit die Bundesanstalt die eingehenden Führungszeugnisse dem Unternehmen zuordnen kann, bei dem die betreffende Person bestellt werden soll, sind als Verwendungszweck die vierstellige BaFin-Registernummer und der Name des Unternehmens anzugeben.

Sowohl das „Behördenführungszeugnis“ als auch das „Europäische Behördenführungszeugnis“ werden vom Bundesamt für Justiz direkt an die Bundesanstalt übersandt.

Im Einzelnen sind folgende Führungszeugnisse und Unterlagen einzureichen:

Personen mit...		Dokument
deutscher Staatsangehörigkeit und...	Wohnsitz in Deutschland	Ein vom Bundesamt für Justiz ausgestelltes "Behördenführungszeugnis"
	Wohnsitz in einem Mitgliedstaat der Europäischen Union oder in einem Drittstaat	Ein vom Bundesamt für Justiz ausgestelltes „Behördenführungszeugnis“ und „entsprechende Unterlagen“ aus dem Wohnsitzstaat
Staatsangehörigkeit eines Mitgliedstaates der	Wohnsitz in Deutschland	Ein vom Bundesamt für Justiz ausgestelltes „Europäisches Behördenführungszeugnis“
Europäischen Union und...	Wohnsitz in einem Mitgliedstaat der Europäischen Union oder in einem Drittstaat	„Entsprechende Unterlagen“ aus dem Wohnsitzstaat
Staatsangehörigkeit eines Drittstaates und...	Wohnsitz in Deutschland	Ein vom Bundesamt für Justiz ausgestelltes „Behördenführungszeugnis“
	Wohnsitz in einem Mitgliedstaat der Europäischen Union oder in einem Drittstaat	„Entsprechende Unterlagen“ aus dem Wohnsitzstaat

Sofern ein spezieller Sachverhalt hinsichtlich des Wohnsitzes (z.B. Wechsel des Wohnsitz-staates innerhalb der letzten zehn Jahre) oder der Staatsangehörigkeit (z.B. mehrere Staatsangehörigkeiten von EU-/EWR-Staaten, Drittstaaten) vorliegt, der nicht von den vorstehend aufgeführten Konstellationen erfasst wird, ist der Umfang der einzureichenden Unterlagen mit dem zuständigen Fachreferat der Bundesanstalt abzustimmen.

d. Auszug aus dem Gewerbezentralregister

Weiterhin hat die Person einen Auszug aus dem Gewerbezentralregister (GZR) gemäß § 150 Gewerbeordnung (GewO) im Original bei der Bundesanstalt einzureichen.

Der Antrag für einen Auszug aus dem Gewerbezentralregister muss durch die Person selbst bei der zuständigen örtlichen Behörde - i.d.R. Meldebehörde oder Gewerbeaufsichtsamt - (§§ 150 Abs. 2, 155 Abs. 2 GewO i. V. m. den jeweiligen landesrechtlichen Vorschriften) oder elektronisch beim Bundesamt für Justiz (§ 150e GewO) gestellt werden. Personen, die ihren Wohnsitz außerhalb der Bundesrepublik Deutschland haben, können den Antrag unmittelbar beim Bundesamt für Justiz als Registerbehörde stellen (§ 150 Abs. 3 GewO). Es ist darauf zu achten, dass ein Registerauszug als natürliche Person beantragt wird.

Es sind folgende Ausfüllhinweise für den amtlichen Vordruck GZR 3 der Zweiten allgemeinen Verwaltungsvorschrift zur Durchführung des Titels XI - Gewerbezentralregister - der Gewerbeordnung (2. GZRVwV - Ausfüllanleitung -) vom 29.07.1985 zu beachten:

• im Feld 01 Beleg-Art ist die Schlüsselzahl „1“ einzutragen
• im Feld 20 bleiben beide Kästchen leer.

Damit die Bundesanstalt eventuell separat eingehende Auszüge aus dem Gewerbezentral-register dem Unternehmen zuordnen kann, bei dem die betreffende Person bestellt werden soll, sind als Verwendungszweck die vierstellige BaFin-Registernummer und der Name des Unternehmens anzugeben.

Das Bundesamt für Justiz versendet den Auszug aus dem Gewerbezentralregister auf-grund der gesetzlichen Regelungen in der GewO nicht unmittelbar an die Bundesanstalt, sondern an den Antragsteller. Soweit der Auszug schon vorliegt, ist er zusammen mit den weiteren der Absichtsanzeige beizufügenden Unterlagen bei der Bundesanstalt einzureichen. Eine spätere Einreichung ist jedoch auch möglich.

Bei Personen, die bisher keinen Wohnsitz in Deutschland innehatten oder keine berufliche Tätigkeit in Deutschland ausgeübt haben, verzichtet die Bundesanstalt grundsätzlich auf die Einreichung des deutschen Gewerbezentralregisterauszugs und auf die Beibringung von vergleichbaren ausländischen Dokumenten. Die Bundesanstalt behält sich vor, im Einzelfall weitere Unterlagen anzufordern.