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Merkblatt zur Kontrolle der Mitglieder von Verwaltungs- und Aufsichtsorganen gemäß KWG und VAG

Hinweis: Das Merkblatt nach dem VAG wird derzeit überarbeitet. Das in der Anlage eingestellte Formular „Persönliche Erklärung mit Angaben zur Zuverlässigkeit“ ist bereits aktualisiert und kann für neue Anzeigen verwendet werden.

Geschäftszeichen BA 53-FR 1903-2012/0003Datum: 03.12.2012

Dieses Merkblatt richtet sich nach dem Inkrafttreten des „Merkblatts zu den Mitgliedern von Verwaltungs- und Aufsichtsorganen gemäß KWG und KAGB“ am 04.01.2016 an alle der Aufsicht der Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht nach dem Versicherungsaufsichtsgesetz (VAG) unterstehenden und künftig unterstehenden Unternehmen. Dieses Merkblatt richtete sich bis zum 03.01.2016 an alle der Aufsicht der Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht nach dem Versicherungsaufsichtsgesetz (VAG) und dem Kreditwesengesetz (KWG) unterstehenden Unternehmen.“

Auf dieser Seite:

Mit dem Gesetz zur Stärkung der Finanzmarkt und der Versicherungsaufsicht vom 29.07.2009, BGBl. I S. 2305, wurden erstmals sowohl im KWG als auch im VAG Regelungen zur Kontrolle der Mitglieder von Verwaltungs- und Aufsichtsorganen eingeführt. Mit dem Gesetz zur Restrukturierung und geordneten Abwicklung von Kreditinstituten, zur Errichtung eines Restrukturierungsfonds für Kreditinstitute und zur Verlängerung der Verjährungsfrist der aktienrechtlichen Organhaftung vom 09.12.2010, BGBl. I S. 1900, kamen weitere relevante Vorschriften im KWG hinzu. Geregelt sind Anzeigepflichten, materielle Anforderungen und Maßnahmen bezüglich der Mandatsträger.

Die Vorschriften im KWG gelten für Institute und Finanzholding-Gesellschaften, die Vorschriften im VAG für Erst und Rückversicherungsunternehmen, Pensionsfonds, Versicherungs-Holdinggesellschaften, Versicherungs-Zweckgesellschaften und gemischte Finanzholding-Gesellschaften. Im Folgenden wird der Oberbegriff „Unternehmen“ verwendet.

Bei den an Verwaltungs- und Aufsichtsorganmitglieder gestellten Anforderungen für die Ausübung der Tätigkeit werden insbesondere die Größe und systemische Relevanz des Unternehmens sowie Art, Umfang, Komplexität und Risikogehalt der Geschäftsaktivitäten des Unternehmens berücksichtigt (im Folgenden „anzuwendende Kriterien“).

I. Materielle Anforderungen

Im Hinblick auf die Bedeutung der Finanzwirtschaft, auch für die Realwirtschaft, müssen Mitglieder von Verwaltungs- und Aufsichtsorganen in der Lage sein, die von dem Unternehmen getätigten Geschäfte zu verstehen, deren Risiken zu beurteilen und nötigenfalls Änderungen in der Geschäftsführung durchzusetzen.1 Daher müssen sie gemäß § 36 Abs. 3 Satz 1 KWG und § 7a Abs. 4 Satz 1 VAG sachkundig und zuverlässig sein.2 Bei diesen materiellen Anforderungen an die Mandatsträger ist das Gebot der persönlichen und eigenverantwortlichen Amtsausübung maßgeblich.

1. Sachkunde

Die Sachkunde der Mitglieder von Verwaltungs- und Aufsichtsorganen muss in einem angemessenen Verhältnis zu den „anzuwendenden Kriterien“ stehen.

Bei kapitalmarktorientierten Kapitalgesellschaften im Sinne von § 264d HGB muss gemäß § 100 Abs. 5 AktG mindestens ein unabhängiges Mitglied des Aufsichtsrats über Sachverstand auf den Gebieten Rechnungslegung oder Abschlussprüfung verfügen. Auch bei anderen Unternehmen muss die Zusammensetzung des Verwaltungs- oder Aufsichtsorgans gewährleisten, dass es seine Kontrollfunktion wahrnehmen kann.

Verwaltungs- oder Aufsichtsorganmitglieder können sich die erforderliche Sachkunde bereits durch (Vor-)Tätigkeiten in derselben Branche angeeignet haben, zum Beispiel als Mitglied der Geschäftsleitung oder des Verwaltungs- oder Aufsichtsorgans eines vergleichbaren Unternehmens.

Eine (Vor-)Tätigkeit

  • in anderen Branchen,
  • in der öffentlichen Verwaltung oder
  • aufgrund von politischen Mandaten

kann die erforderliche Sachkunde begründen, wenn sie über einen längeren Zeitraum maßgeblich auf wirtschaftliche und rechtliche Fragestellungen ausgerichtet und nicht völlig nachgeordneter Natur war oder ist.

Bei Kaufleuten im Sinne von §§ 1 ff. HGB und buchführungspflichtigen Land- und Forstwirten sowie anderen Unternehmern im Sinne von § 141 AO ist regelmäßig eine allgemeine wirtschaftliche Expertise anzunehmen. Abhängig von der Größe und dem Geschäftsmodell des Unternehmens können diese Personen über die erforderliche Sachkunde verfügen.

Auf folgende Besonderheiten ist hinzuweisen:

a) Vertreter in mitbestimmten Verwaltungs- und Aufsichtsorganen

Bei mitbestimmten Verwaltungs- und Aufsichtsorganen wird für Beschäftigte der jeweiligen Unternehmensgruppe, die unmittelbar in die wirtschaftlichen und rechtlichen Abläufe des Tagesgeschäfts des beaufsichtigten Unternehmens eingebunden sind, regelmäßig das Vorliegen der Sachkunde angenommen. Dies gilt auch für freigestellte Mitglieder des Betriebs- oder Personalrats, die dem Verwaltungs- oder Aufsichtsorgan angehören sowie für die Arbeitnehmervertreter der Gewerkschaften, sofern sie aufgrund ihrer (Vor-)Tätigkeit mit diesen Abläufen vertraut sind.

Unabhängig hiervon regelt § 7a Abs. 4 Satz 2 VAG, dass die Aufsichtsbehörde bei der Prüfung der erforderlichen Sachkunde die Besonderheiten von Einrichtungen der betrieblichen Altersversorgung im Hinblick auf eine Besetzung des Aufsichtsrats durch Vertreter der Arbeitgeber und der Arbeitnehmer der Trägerunternehmen berücksichtigt.

b) „geborene“ Mitglieder

Bei Hauptverwaltungsbeamten einer Gebietskörperschaft (zum Beispiel hauptamtlicher Bürgermeister oder Landrat) wird die Sachkunde regelmäßig angenommen, wenn sie vor oder seit ihrem Amtsantritt über einen längeren Zeitraum und in nicht unwesentlichem Umfang Tätigkeiten ausgeübt haben, die maßgeblich auf wirtschaftliche und rechtliche Fragestellungen ausgerichtet und nicht völlig nachgeordneter Natur waren. Das Gleiche gilt für den Kämmerer einer Gebietskörperschaft und Beschäftigte in vergleichbarer Funktion.

c) Fortbildung

Auch wenn die Voraussetzungen für die Annahme der erforderlichen Sachkunde nicht vorliegen, ist die Tätigkeit in einem Verwaltungs- oder Aufsichtsorgan nicht generell ausgeschlossen. Die erforderlichen Kenntnisse können in der Regel auch durch Fortbildung erworben werden. Die Fortbildung muss bezogen auf den jeweiligen Einzelfall und die anzuwendenden Kriterien die grundlegenden wirtschaftlichen und rechtlichen Abläufe des Tagesgeschäfts vergleichbarer Unternehmen, das Risikomanagement sowie die Funktion und die Verantwortung der Mitglieder des Verwaltungs- oder Aufsichtsorgans auch in Abgrenzung zur Geschäftsleitung umfassen. Sie soll auf die Grundzüge der Bilanzierung sowie des Aufsichtsrechts eingehen.

Ob eine Fortbildung die erforderlichen Kenntnisse vermittelt, kann nur im Einzelfall entschieden werden. Daher kann die Bundesanstalt Fortbildungsangebote nicht in dem Sinne zertifizieren, dass die Teilnahme an einer bestimmten Fortbildung in jedem Fall ausreichend ist.

Die Fortbildung kann bereits vor der Anzeige der Bestellung zum Verwaltungs- oder Aufsichtsratsmitglied besucht worden sein, aber auch erst im Anschluss hieran erfolgen.

Wurde bereits vor der Anzeige der Bestellung eine Fortbildung absolviert, die für die Beurteilung des Vorliegens der erforderlichen Sachkunde maßgeblich ist, ist der Teilnahmenachweis hierüber zusammen mit der Bestellungsanzeige einzureichen.

Werden die Kenntnisse erst nach der Anzeige der Bestellung und dem Beginn der Tätigkeit in dem Verwaltungs- oder Aufsichtsorgan durch eine Fortbildung erworben, soll die Fortbildung in der Regel innerhalb von sechs Monaten3 nach Bestellung erfolgen, um ein angemessenes Verhältnis zwischen Qualifikationszeit und Mandatsdauer sicherzustellen.4

Unverzüglich nach Abschluss der Fortbildung ist der entsprechende Teilnahmenachweis nachzureichen.

Der Teilnahmenachweis muss den Veranstalter, die Inhalte sowie die Dauer der Fortbildung erkennen lassen.

d) Weiterbildung

Die Verwaltungs- und Aufsichtsorganmitglieder müssen sicherstellen, dass sie ihre Entscheidungen stets auf der Basis eines aktuellen Informationsstands treffen. Daher sind sie gehalten, sich mit Änderungen im Umfeld des Unternehmens kontinuierlich vertraut zu machen, zum Beispiel mit neuen Rechtsvorschriften oder Entwicklungen im Bereich Finanzprodukte sowohl im Unternehmen als auch im Markt. Hierfür sollen sie sich im jeweils erforderlichen Umfang durch geeignete Maßnahmen weiterbilden.

2. Zuverlässigkeit einschließlich Interessenkonflikte

Unabhängig von dem Erfordernis der Sachkunde müssen Mitglieder von Verwaltungs- und Aufsichtsorganen zuverlässig sein. Dies ist nicht der Fall, wenn persönliche Umstände nach der allgemeinen Lebenserfahrung die Annahme rechtfertigen, dass diese die sorgfältige und ordnungsgemäße Wahrnehmung des Kontrollmandats beeinträchtigen können.

Demgemäß setzt die sorgfältige und ordnungsgemäße Wahrnehmung des Kontrollmandats auch eine ausreichende zeitliche Verfügbarkeit des Mitglieds des Verwaltungs- oder Aufsichtsorgans voraus.

Auch Interessenkonflikte der Mitglieder des Verwaltungs- oder Aufsichtsorgans insbesondere im Zusammenhang mit ihrer eigenen wirtschaftlichen Tätigkeit können derartige Umstände darstellen.

Ein Interessenkonflikt kann etwa dann bestehen, wenn das Mitglied, ein naher Angehöriger des Mitglieds oder ein von einem Mitglied geleitetes Unternehmen Geschäftsbeziehungen zu dem beaufsichtigten Unternehmen unterhält, aus denen sich eine gewisse wirtschaftliche Abhängigkeit von dem Unternehmen ergeben kann, etwa wenn es Kredite, andere Bankgeschäfte oder Versicherungsprodukte vermittelt.

Ein Interessenkonflikt kann auch vorliegen, wenn das Mitglied – oder das Unternehmen, für das es tätig oder an dem es beteiligt ist – ausfallgefährdeter Kreditnehmer des zu überwachenden Unternehmens ist.

Unzuverlässigkeit setzt kein Verschulden voraus.

3. Gesetzliche Höchstzahl von Mandaten

Die Aufsichtstätigkeit erfordert einen ausreichenden zeitlichen Einsatz von den Mandatsträgern.

a) Grundsatz

Mitglieder des Verwaltungs- oder Aufsichtsorgans dürfen gemäß § 36 Abs. 3 Satz 6 KWG und § 7a Abs. 4 Satz 4 VAG nicht mehr als fünf Kontrollmandate bei unter der Aufsicht der Bundesanstalt stehenden Unternehmen ausüben.

Im Rahmen der Bestellung in das Verwaltungs- oder Aufsichtsorgan eines Unternehmens, das den Vorschriften des KWG unterliegt, ist auch die Ausübung eines Aufsichtsmandats bei einem Unternehmen, das den Vorschriften des VAG unterliegt, relevant und wird auf die Gesamtzahl der Mandate angerechnet; ebenso erfolgt bei einer Bestellung nach den Vorschriften des VAG eine Anrechnung von Mandaten bei Unternehmen, die den Vorschriften des KWG unterliegen.

b) Privilegierung

Erfolgt eine Mandatsbestellung in einem Unternehmen, das den Vorschriften des KWG unterliegt, so werden sämtliche bereits bestehende Mandate sowie das neue Mandat fiktiv lediglich als ein Mandat auf die Höchstzahl und nicht mit der jeweiligen tatsächlichen Mandatszahl angerechnet, sofern die Unternehmen demselben institutsbezogenen Sicherungssystem angehören (Privilegierung nach § 36 Abs. 3 Satz 6 Halbsatz 2 KWG).

Ebenso werden Mandate bei Unternehmen derselben Versicherungs- oder Unternehmensgruppe fiktiv als ein Mandat und nicht mit der jeweiligen tatsächlichen Mandatszahl auf die Höchstzahl angerechnet (Privilegierung nach § 7a Abs. 4 Satz 4 Halbsatz 2 VAG).

c) Keine Wechselwirkung

Bei der Bestellung in das Verwaltungs- oder Aufsichtsorgan eines Unternehmens, das den Vorschriften des VAG unterliegt, findet die Privilegierung nach § 36 Abs. 3 Satz 6 Halbsatz 2 KWG (s.o.) keine Anwendung, ebenso wenig wie die Privilegierung nach § 7a Abs. 4 Satz 4 Halbsatz 2 VAG bei der Bestellung in das Verwaltungs- oder Aufsichtsorgan eines Unternehmens, das den Vorschriften des KWG unterliegt. Für jede Bestellung kann stets nur die einschlägige gesetzliche Privilegierung in Anspruch genommen werden. Selbst wenn einem Konzern oder einem Unternehmensverbund sowohl Unternehmen, die den Vorschriften des VAG unterliegen, als auch Unternehmen, die den Vorschriften des KWG unterliegen, angehören, beurteilt sich die Höchstzahl der Aufsichtsmandate stets getrennt nach VAG und KWG.

d) Altmandate

Bereits im Zeitpunkt des In-Kraft-Tretens der gesetzlichen Regelung bestehende Altmandate, die über die Höchstanzahl hinausgehen, müssen grundsätzlich nicht abgebaut und dürfen auch durch Wiederbestellung verlängert werden. Weitere Mandate dürfen jedoch nicht angenommen werden.

4. Stellvertreter und Ersatzmitglieder

Für Stellvertreter – sofern sie gesetzlich zugelassen sind – gelten sämtliche Anforderungen an die Sachkunde, Zuverlässigkeit und Höchstzahl der Mandate ab dem Zeitpunkt ihrer Wahl entsprechend. Unter Stellvertretern versteht die Bundesanstalt Personen, die für den Fall der kurzfristigen Verhinderung des eigentlichen Verwaltungs- oder Aufsichtsorganmitglieds bestellt worden sind und dessen Funktion solange übernehmen.

Ersatzmitglieder – hierunter versteht die Bundesanstalt Personen, die das eigentliche Mitglied des Verwaltungs- oder Aufsichtsorgans ersetzen, wenn Letzteres dauerhaft aus dem Organ ausscheidet – müssen sämtliche Voraussetzungen für die Ausübung des Mandats hingegen erst erfüllen, wenn es tatsächlich zum Nachrücken des Ersatzmitglieds kommt. Die Frist für eine gegebenenfalls erforderliche Fortbildung beginnt für sie dementsprechend erst ab diesem Zeitpunkt.

II. Verfahrensfragen und erforderliche Unterlagen

1. Anzeige bei Bestellungen

a) Erstbestellungen

Anzeigepflichtig ist gemäß § 24 Abs. 1 Nr. 15 KWG bzw. §§ 13d Nr. 12 (i. V. m. § 113 Abs. 1), 13e Abs. 1 Satz 1 Nr. 4, 121a Abs. 1 Satz 1 und 121g Abs. 2 Satz 1 VAG erst die tatsächliche Bestellung zum Verwaltungs- oder Aufsichts-organmitglied und nicht bereits – wie bei Geschäftsleitern – die entsprechende Absicht. Auch Mitglieder von fakultativen Verwaltungs- und Aufsichtsorganen sind anzuzeigen.

Bei der Bestellungsanzeige soll

  • bei Unternehmen, die den Vorschriften des KWG unterliegen:
    als Verwendungszweck der Name des Unternehmens,
  • bei Unternehmen, die den Vorschriften des VAG unterliegen:
    als Verwendungszweck die vierstellige BaFin-Registernummer des Unternehmens

angegeben werden.

b) Neubestellungen im Zuge von Umwandlungen

Soweit im Zuge von Umwandlungen Neubestellungen erfolgen, ist eine Anzeige erforderlich.5

c) Wiederbestellungen

Die Verlängerung eines Mandats durch Wiederwahl ist nicht anzeigepflichtig. Damit erfolgt auch keine Anzeige bei vor dem 01.08.2009 bestellten Mitgliedern von Verwaltungs- und Aufsichtsorganen bis zu deren endgültiger Beendigung der Mitgliedschaft in dem Verwaltungs- und Aufsichtsorgan des jeweiligen Unternehmens.

2. Stellvertreter und Ersatzmitglieder

Für Stellvertreter gelten die unter II.1. gemachten Ausführungen entsprechend.

Ersatzmitglieder hingegen müssen erst angezeigt werden, wenn das ordentliche Mitglied, für das das Ersatzmitglied bestellt ist, dauerhaft aus dem Gremium ausscheidet und das Ersatzmitglied an dessen Stelle rückt. Daher sind erst zu diesem Zeitpunkt die erforderlichen Unterlagen bei der Bundesanstalt einzureichen.

3. Einzureichende Unterlagen

a) Lebenslauf

In Anlehnung an die Aufsichtspraxis für Geschäftsleiter ist der Bestellungsanzeige der Mitglieder von Verwaltungs- und Aufsichtsorganen ein aussagekräftiger Lebenslauf beizufügen. Der Lebenslauf muss eigenhändig unterschrieben und mit Datum versehen werden.

Er soll den Anforderungen an den Lebenslauf von Geschäftsleitern entsprechen6 und insbesondere alle zur Beurteilung der Zuverlässigkeit und Sachkunde erforderlichen Informationen enthalten. Der Schwerpunkt des Lebenslaufs sollte auf den Stationen des Berufslebens liegen. Hierfür sind Monatsangaben zu machen.

Des Weiteren sind sämtliche unter I. 2. bezeichneten Geschäftsbeziehungen zu dem beaufsichtigten Unternehmen einschließlich der Vermittlungstätigkeiten zu nennen.

Außerdem muss aufgrund der in § 36 Abs. 3 Satz 6 KWG, § 7a Abs. 4 Satz 4 VAG und § 100 Abs. 2 Satz 1 Nr. 1 AktG geregelten Beschränkungen die Existenz anderer Mandate der betreffenden Person in sowohl obligatorischen als auch fakultativen Verwaltungs- oder Aufsichtsorganen angegeben werden; ansonsten ist eine Fehlanzeige erforderlich.

b) Formular „Angaben zur Zuverlässigkeit der Mitglieder von Verwaltungs- und Aufsichtsorganen“

Das in Anhang 1 befindliche Formular „Angaben zur Zuverlässigkeit der Mitglieder von Verwaltungs- und Aufsichtsorganen“ ist auszufüllen und einzureichen. Es muss eigenhändig unterschrieben und mit Datum versehen werden.

c) „Führungszeugnis zur Vorlage bei einer Behörde“, „Europäisches Führungszeugnis zur Vorlage bei einer Behörde“ oder „entsprechende Unterlagen“ aus dem Ausland

aa) Unterlagen im Allgemeinen

Verwaltungs- und Aufsichtsorganmitglieder müssen abhängig von Staatsangehörigkeit und Wohnsitz ein „Führungszeugnis zur Vorlage bei einer Behörde“ (Belegart „O“) des Bundesamts für Justiz gemäß § 30 Abs. 5 BZRG (im Folgenden „Behördenführungszeugnis“), ein „Europäisches Führungszeugnis zur Vorlage bei einer Behörde“ gemäß §§ 30 Abs. 5, 30b BZRG (im Folgenden „EU-Führungszeugnis“) oder, wenn derartige Dokumente im Wohnsitzstaat nicht ausgestellt werden, den vorgenannten Führungszeugnissen entsprechende Führungszeugnisse oder Bescheinigungen über von Aufsichtsbehörden des Wohnsitzstaates vorgenommene Zuverlässigkeitsprüfungen nach Abstimmung mit dem jeweiligen Fachreferat der Bundesanstalt (im Folgenden „entsprechende Unterlagen“) im Original einreichen. In Staaten, in denen ein Führungszeugnis von einer öffentlichen Stelle ausgestellt wird, darf es nicht durch andere Unterlagen ersetzt werden.

Damit die Bundesanstalt die Führungszeugnisse und Unterlagen dem Unternehmen zuordnen kann, bei dem das betreffende Mitglied in das Verwaltungs- oder Aufsichtsorgan bestellt worden ist, sind hierbei ausschließlich die folgenden Angaben zu machen:7

  • bei Unternehmen, die den Vorschriften des KWG unterliegen:
    als Verwendungszweck der Name des Unternehmens,
  • bei Unternehmen, die den Vorschriften des VAG unterliegen:
    als Verwendungszweck die vierstellige BaFin-Registernummer des Unternehmens.

Verwaltungs- und Aufsichtsorganmitglieder, die in den letzten zehn Jahren Wohnsitze in verschiedenen Staaten hatten, müssen die Führungszeugnisse und Unterlagen aus jedem dieser Staaten beibringen.

Sofern die Dokumente nicht in deutscher Sprache ausgestellt sind, bedarf es zusätzlich zum Original einer beglaubigten oder von einem öffentlich bestellten oder beeidigten Dolmetscher oder Übersetzer angefertigten Übersetzung.8

Der Antrag für ein „Behördenführungszeugnis“ und ein „EU-Führungszeugnis“ ist bei der örtlichen Meldebehörde zu stellen (§ 30 Abs. 2 Satz 1 BZRG). Deutsche Staatsangehörige mit Wohnsitz außerhalb der Bundesrepublik Deutschland können den Antrag unmittelbar beim Bundesamt für Justiz als Registerbehörde stellen (§ 30 Abs. 3 Satz 1 BZRG). Sowohl das „Behördenführungszeugnis“ als auch das „EU- Führungszeugnis“ werden vom Bundesamt für Justiz direkt an die Bundesanstalt übersandt. Das „Behördenführungszeugnis“ ist nicht zu verwechseln mit dem „erweiterten Führungszeugnis“ gemäß § 30a BZRG.

bb) Unterlagen im Einzelnen

Im Einzelnen sind folgende Führungszeugnisse und Unterlagen einzureichen:

(1) Bei Verwaltungs- und Aufsichtsorganmitgliedern mit deutscher Staatsangehörigkeit

mit Wohnsitz in Deutschland:

  • ein vom Bundesamt für Justiz ausgestelltes „Behördenführungszeugnis“;

mit Wohnsitz in einem Mitgliedstaat der Europäischen Union:

  • in „EU-Führungszeugnis“ des Wohnsitzstaates, sofern ein solches ausgestellt wird; andernfalls ein vom Bundesamt für Justiz ausgestelltes „Behördenführungszeugnis“ und „entsprechende Unterlagen“ aus dem Wohnsitzstaat der Europäischen Union;

mit Wohnsitz in einem Drittstaat:

  • ein vom Bundesamt für Justiz ausgestelltes „Behördenführungszeugnis“ und „entsprechende Unterlagen“ des Wohnsitzstaates.

(2) Bei Verwaltungs- und Aufsichtsorganmitgliedern mit Staatsangehörigkeit eines Mitgliedstaates der Europäischen Union

mit Wohnsitz in Deutschland:

  • ein „EU-Führungszeugnis“;

mit Wohnsitz in einem Mitgliedstaat der Europäischen Union:

  • ein „EU-Führungszeugnis“ aus dem Wohnsitzstaat, sofern ein solches in dem Wohnsitzstaat ausgestellt wird; andernfalls „entsprechende Unterlagen“ aus dem Wohnsitzstaat der Europäischen Union;

mit Wohnsitz in einem Drittstaat:

  • „entsprechende Unterlagen“ aus dem Wohnsitzstaat.

(3) Bei Verwaltungs- und Aufsichtsorganmitgliedern mit der Staatsangehörigkeit eines Drittstaats

mit Wohnsitz in Deutschland:

  • ein vom Bundesamt für Justiz ausgestelltes „Behördenführungszeugnis“;

mit Wohnsitz in einem Mitgliedstaat der Europäischen Union oder in einem Drittstaat:

  • „entsprechende Unterlagen“ aus dem Wohnsitzstaat.

(4) Sonstige Fälle

Sofern ein spezieller Sachverhalt hinsichtlich des Wohnsitzes (z.B. Wechsel des Wohnsitzstaates innerhalb der letzten zehn Jahre) oder der Staatsangehörigkeit (z.B. mehrere Staatsangehörigkeiten von EU-/EWR-Staaten, Drittstaaten) vorliegt, der nicht von den aufgeführten Konstellationen erfasst wird, ist der Umfang der einzureichenden Unterlagen mit dem zuständigen Fachreferat der Bundesanstalt abzustimmen.

d) Auszug aus dem Gewerbezentralregister

Verwaltungs- und Aufsichtsorganmitglieder, die selbständig tätig waren oder sind9, und solche, die im Rahmen ihrer beruflichen Tätigkeit

  • Vertretungsberechtigte eines Gewerbetreibenden,
  • mit der Leitung eines Gewerbebetriebes beauftragt oder
  • Leiter einer sonstigen wirtschaftlichen Unternehmung

waren oder sind10, müssen einen Auszug aus dem Gewerbezentralregister gemäß § 150 GewO im Original bei der Bundesanstalt einreichen.

Der Antrag für einen Auszug aus dem Gewerbezentralregister ist bei der zuständigen örtlichen Behörde (i.d.R. Meldebehörde oder Gewerbeaufsichtsamt) zu stellen (§§ 150 Abs. 2, 155 Abs. 2 GewO i.V.m. den jeweiligen landesrechtlichen Vorschriften). Personen, die zu dem genannten Personenkreis zählen und ihren Wohnsitz außerhalb der Bundesrepublik Deutschland haben, können den Antrag unmittelbar beim Bundesamt für Justiz als Registerbehörde stellen (§ 150 Abs. 3 GewO).11

Bei dem Antrag soll

  • bei Unternehmen, die den Vorschriften des KWG unterliegen:
    als Verwendungszweck der Name des Unternehmens,
  • bei Unternehmen, die den Vorschriften des VAG unterliegen:
    als Verwendungszweck die vierstellige BaFin- Registernummer des Unternehmens

angegeben werden.

Es sind folgende Ausfüllhinweise für den amtlichen Vordruck GZR 3 der 2. GZRVwV - Ausfüllanleitung - zu beachten:

  • im Feld 01 Beleg-Art ist die Schlüsselzahl „1“ einzutragen
  • im Feld 20 bleiben beide Kästchen leer.

Der Auszug aus dem Gewerbezentralregister wird vom Bundesamt für Justiz an den Antragsteller gesandt. Der Auszug ist zusammen mit den anderen in Abschnitt II.3. aufgeführten Unterlagen bei der Bundesanstalt einzureichen.12

e) Nachweise über die Teilnahme an Fortbildungen

Die Teilnahmenachweise von Fortbildungen müssen die unter I.1.c) aufgeführten Vorgaben dokumentieren.

f) Vorlage von Unterlagen bei bereits bestehendem Mandat

Ist das neu bestellte Mitglied bereits Geschäftsleiter oder Mitglied des Verwaltungs- oder Aufsichtsorgans eines unter der Aufsicht der Bundesanstalt stehenden Unternehmens, sind die zur Beurteilung der Zuverlässigkeit einzureichenden Unterlagen erneut vorzulegen. Die Bundesanstalt kann im Einzelfall darauf verzichten.

g) Weitere Unterlagen

Die Bundesanstalt kann weitere Unterlagen anfordern, soweit es nach Auswertung der oben genannten Unterlagen erforderlich erscheint.

h) Keine Kostenübernahme durch die Bundesanstalt

Die Kosten für die beizubringenden Unterlagen werden nicht von der Bundesanstalt übernommen.

4. Mitteilungen von Veränderungen im Verwaltungs- oder Aufsichtsorgan

Die Bundesanstalt bittet die Unternehmen darum, alle Veränderungen im Verwaltungs- oder Aufsichtsorgan (z.B. das Ausscheiden eines Mitglieds) mitzuteilen und dabei eine aktuelle Übersicht über die Zusammensetzung des Organs zu übermitteln.

III. Pflichten der Mitglieder von Verwaltungs- und Aufsichtsorganen

Die Anforderungen an Mitglieder von Verwaltungs- und Aufsichtsorganen sind an den „anzuwendenden Kriterien“ zu messen. Sie müssen ihren Pflichten jederzeit nachkommen. Das erfordert insbesondere, dass sie die Geschäftsstrategie und Risikosituation des Unternehmens beobachten und sich ein Urteil darüber bilden. Hieraus folgt, dass die Mandatsträger neben der Teilnahme an den Sitzungen und deren Vorbereitung das Unternehmen, insbesondere bei einer erheblichen Änderung der Risikosituation, auch zwischen den Sitzungen begleiten.13

Um sachgerechte Beschlüsse fassen zu können, müssen sich die Mitglieder von Verwaltungs- und Aufsichtsorganen beispielsweise mithilfe von Sitzungsunterlagen bereits vor einer Sitzung auf diese vorbereiten. Die Vorbereitung setzt sowohl einen zeitlich und örtlich angemessenen Rahmen als auch hierfür inhaltlich und mengenmäßig geeignete Unterlagen voraus. Insoweit bedürfen die Mitglieder von Verwaltungs- und Aufsichtsorganen der Unterstützung des von ihnen beaufsichtigten Unternehmens. Vorlagen sollen nur in begründeten Ausnahmefällen erst in der Sitzung selbst verteilt werden. Die Vor- und Aufbereitung von Sitzungsunterlagen ausschließlich durch Mitarbeiter des Mandatsträgers ist nicht ausreichend.

Der Mandatsträger muss den Anforderungen an jede einzelne Tätigkeit gerecht werden und die Funktion umfassend persönlich ausüben. Dies setzt sowohl einen ausreichenden zeitlichen Einsatz als auch anlassbezogen eine aktive Inanspruchnahme des Auskunftsrechts durch das Aufsichtsorgan gegenüber der Geschäftsleitung voraus. Entsprechend § 36 Abs. 3 Satz 4 KWG und § 87 Abs. 8 VAG haben Mitglieder von Verwaltungs- und Aufsichtsorganen ihre Überwachungs- und Kontrollfunktion sorgfältig auszuüben, um wesentliche Verstöße der Geschäftsleiter gegen die Grundsätze einer ordnungsgemäßen Geschäftsführung zu entdecken und zu beseitigen.

IV. Maßnahmen

Verletzen die Mitglieder von Verwaltungs- und Aufsichtsorganen die dargestellten Pflichten, besteht die Möglichkeit, sie zu verwarnen, bei Fortsetzung der Pflichtverletzung die Möglichkeit, ihre Abberufung zu verlangen. Soweit eine Pflichtverletzung so wesentlich ist, dass sie die Zuverlässigkeit oder Sachkunde des Mitglieds des Verwaltungs- oder Aufsichtsorgans in Frage stellt, kann dies die Aufsichtsbehörde dazu berechtigen, auch ohne vorhergehende Verwarnung dessen Abberufung von dem betroffenen Unternehmen zu verlangen. Der Adressat des Abberufungsverlangens wird nach den einschlägigen gesellschafts- und mitbestimmungsrechtlichen Vorschriften bestimmt.

Unter den gleichen Voraussetzungen wie ein Abberufungsverlangen ist das aufsichtliche Verlangen nach einer Tätigkeitsuntersagung sowie die Einsetzung eines Sonderbeauftragten anstelle des Organmitglieds möglich.

Die Maßnahmen kommen auch gegenüber Mitgliedern eines fakultativen Verwaltungs- oder Aufsichtsorgans in Betracht.

Da die Gesetzesbegründung14 ausdrücklich feststellt, dass die materiellen Anforderungen auch für vor dem 01.08.2009 bestellte Mitglieder von Verwaltungs- und Aufsichtsorganen gelten, können diese Mitglieder wegen Auffälligkeiten bei der Wahrnehmung ihres Mandats ebenso Objekt von Maßnahmen durch die Aufsichtsbehörde sein.

1 BT-Drucks. 16/12783, S. 16, 18.

2 Dieses Verständnis von Sachkunde entspricht den im Aktiengesetz (etwa § 111 Abs. 1 AktG) sowie den nunmehr auch im KWG und VAG festgelegten Aufgaben der Mitglieder der Verwaltungs- und Aufsichtsorgane.

3 Die in der Regel sechsmonatige Kulanzfrist hat keinen Einfluss auf die gesellschaftsrechtliche Haftung, die ab der Bestellung greift.

4 In Einzelfällen können existentielle Anforderungen der hauptberuflichen Tätigkeit bei Landwirten und anderen ebenso stark saisonabhängigen Berufen eine längere Frist rechtfertigen. Soll von dieser Ausnahme Gebrauch gemacht werden, ist dies in der Anzeige unter Nennung von Gründen anzugeben.

5 Die Regelung orientiert sich ausschließlich an den umwandlungs- bzw. gesellschaftsrechtlichen Vorschriften und danach, wann nach diesen Vorschriften eine förmliche Neubestellung erfolgt.

6 Vgl. § 5 Abs. 1 Nr. 1 der Verordnung über die Anzeigen und die Vorlage von Unterlagen nach dem Kreditwesengesetz (AnzV) bzw. Rundschreiben 6/97 des BAV vom 18.06.1997 (VerBAV 1997, 311); die Anforderungen gelten nicht für den Nachweis von Leitungserfahrung, da Mitglieder von Verwaltungs- und Aufsichtsorganen über diese nicht zwingend verfügen müssen.

7 Aufgrund von Begrenzungen der Eingabefelder bei der EDV-basierten Erstellung der Führungszeugnisse kann es zu Irrläufern kommen, wenn zu viele Angaben gemacht werden.

8 Bei Unterlagen in englischer Sprache kann in Abstimmung mit dem zuständigen Fachreferat der Bundesanstalt auf eine Übersetzung verzichtet werden.

9 Vgl. § 149 Abs. 2 Satz 1 lit. a) und Nr. 3 lit. a) GewO.

10 Vgl. § 149 Abs. 2 Satz 1 Nr. 1 lit. b) und Nr. 3 lit. b) GewO i.V.m. § 9 OWiG.

11 Aufgrund der unterschiedlichen gesetzlichen Regelungen im BZRG und in der GewO erfolgt hier keine dem Abschnitt II.3.c) bb) vergleichbare Differenzierung hinsichtlich der Staatsangehörigkeit der Verwaltungs- und Aufsichtsorganmitglieder.

12 Anders als das „Behördenführungszeugnis“ bzw. das „EU-Führungszeugnis“ wird aufgrund der unterschiedlichen gesetzlichen Regelungen im BZRG und in der GewO der Auszug aus dem Gewerbezentralregister für die Zwecke der Bundesanstalt an den Antragsteller übersandt, der den Auszug anschließend bei der Bundesanstalt einzureichen hat.

13 Zur Einbindung der Mitglieder von Verwaltungs- und Aufsichtsorganen in das Risikomanagement des Unternehmens nach § 25a KWG bzw. § 64a VAG wird auf die entsprechenden Rundschreiben der Bundesanstalt zu den Mindestanforderungen an das Risikomanagement (MaRisk) hingewiesen:

  • Bei Unternehmen, die den Vorschriften des KWG unterliegen: Rundschreiben 11/2010 (BA) vom 15.12.2010, insbesondere AT 1 Tz. 1, AT 4.2 Tz. 5 (Erörterung der Strategien), AT 4.3.2 Tz. 6 (Information über die Risikosituation), AT 4.4 Tz. 2 (Einholung von Auskünften bei der Internen Revision) und BT 2.4 Tzn. 5 und 6 (Information über schwerwiegende Fest¬stellungen durch die Interne Revision).
  • Bei Unternehmen, die den Vorschriften des VAG unterliegen: Rundschreiben 3/2009 (VA) vom 22.01.2009, insbesondere 7.1 Tz. 2 (Information über die Risikosituation), 7.1 Tz. 4 (Erörterung von Geschäftsstrategie und Risikostrategie), 7.2.1 Tz. 3 (Einholung von Auskünften bei der unabhängigen Risikocontrollingfunktion), 7.3.4 Tz. 7 (Erläuterung des Risikoberichts durch die Geschäftsleitung).

14 BT-Drucks. 16/12783, S. 16.