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Stand:geändert am 03.01.2018 | Thema Compliance Technische Fragen und Antworten zum Mitarbeiter- und Beschwerderegister nach § 87 WpHG

Stand: Januar 2018

Für das Mitarbeiter- und Beschwerderegister nach § 87 WpHG finden Sie im Folgenden einen Katalog häufig gestellter Fragen und Antworten, die sich auf den technischen Bereich des MVP-Portals und seines Fachverfahrens Mitarbeiter- und Beschwerderegister sowohl für die Produktiv- als auch für die Testdatenbank beziehen.

Sie können sich eine Gesamtübersicht aller Fragen und Antworten als PDF-Dokument herunterladen.

Ergänzend stehen Ihnen folgende technische Informationen zur Verfügung:

Für weitergehende technische Fragen zur Registrierung zum MVP-Portal und zur Abgabe von Anzeigen an das Mitarbeiter- und Beschwerderegister können Sie sich an die MVP-Supporthotline unter mvp-support@bafin.de wenden.

Für weitergehende technische Fragen zur Zulassung zum Fachverfahren Mitarbeiter- und Beschwerderegister sowie für inhaltliche Fragen wenden Sie sich bitte an beraterregister@bafin.de.

Die jüngste Neuerung der technischen Fragen und Antworten von Januar 2018 betrifft die Anpassungen an das Zweite Finanzmarktnovellierungsgesetz. Darüber hinaus wurden Frage und Antwort Nr. 41 und 64 angepasst.

Zusatzinformationen

Fragen & Antworten

Wie ist zu melden, wenn ein Mitarbeiter seine angezeigte Tätigkeit bei einem Wertpapierdienstleistungsunternehmen beendet und dort zu einem späteren Zeitpunkt wieder aufnimmt?

Wenn ein Mitarbeiter seine anzeigepflichtige Tätigkeit für ein Wertpapierdienstleistungsunternehmen beendet, ist der Sachverhalt mit dem Formular Änderungsanzeige unter Angabe des Datums in dem Feld „Tätigkeit Ende“ anzuzeigen. Nimmt der Mitarbeiter später wieder eine anzeigepflichtige Tätigkeit auf, ist mit Hilfe des Formulars Erstanzeige unter anderem das Datum in dem Feld „Tätig ab“ anzuzeigen.

Gibt es Beschränkungen in der Anzahl und der Größe der zu übermittelnden Dateien?

Die Einreichung einer Vielzahl von Dateien ist möglich.

Pro Transfer können höchstens 2.000 Anzeigen in einer XML-Struktur übermittelt werden.

Der Transfer per SOAP-Schnittstelle ist von einer IP-Adresse aus auf höchstens fünf Transfers pro Minute beschränkt – bei jeweils höchstens 2.000 Anzeigen pro Transfer entspricht dies 10.000 Anzeigen pro Minute. Wenn fünf Transfers überschritten werden, erzwingt dies zehn Minuten Pause für die IP-Adresse.

Insgesamt – und damit unabhängig von der IP-Adresse – nimmt das MVP Portal nur eine beschränkte Anzahl von Transfers pro Zeiteinheit an. Danach wird eine Fehlermeldung gesendet („Rejected by policy“). Erhält der Melder eine solche Fehlermeldung, sollte er den Transfer zu einem späteren Zeitpunkt wiederholen.

Werden angezeigte Beschwerden aus der internen Datenbank gelöscht?

Die Dauer der Speicherung der Daten über angezeigte Beschwerden ist in § 11 Satz 1 WpHGMaAnzV geregelt. Eintragungen der Anzeigen von Beschwerden sind fünf Jahre nach Ablauf des Jahres, in dem die Beschwerde gegenüber BaFin angezeigt worden ist, durch die BaFin aus der Datenbank zu löschen.

Können akademische Titel, Ordensnamen, Künstlernamen und Berufsbezeichnungen in den Formularen des Fachverfahrens angegeben werden?

Für akademische Titel steht in den Formularen des Fachverfahrens kein gesondertes Feld zur Verfügung. Für den Doktorgrad besteht dort aber entsprechend § 5 Abs. 2 Nr. 3 PAuswG und § 4 Abs. 1 Satz 2 Nr. 3 PaßG ein Wahlrecht, ob er angegeben wird. Wird er angegeben, so ist er im für den Vornamen vorgesehenen Feld dem Vornamen oder den Vornamen ohne Abtrennung durch Komma voranzustellen (z.B. „Dr. Raphael“, „Dr. Marie Auguste“). Wird der Doktorgrad angegeben, sind auch etwaige Änderungen anzuzeigen (vgl. § 132a Abs. 1 Nr. 1 und Abs. 2 StGB).

Ordensnamen, Künstlernamen und Berufsbezeichnungen finden in den Formularen des Fachverfahrens hingegen keine Berücksichtigung.

Was ist eine Anzeige von Berichtigungen für Beschwerdeanzeigen?

Mit dem Formular Berichtigung Beschwerdeanzeige werden bereits abgegebene Beschwerdeanzeigen korrigiert, wenn die Beschwerdeanzeige inhaltlich fehlerhaft erfolgte.

Inhaltlich fehlerhaft ist eine solche Anzeige, wenn sie bereits im Zeitpunkt der Anzeige unzutreffend war und deshalb zu korrigieren ist (z.B. eine zu hohe oder zu niedrige Anzahl von Beschwerden oder eine unzutreffende Organisationseinheit angegeben wurde).

Wurde die Beschwerdeanzeige hingegen technisch fehlerhaft abgegeben, wurde sie nicht angenommen und muss erneut abgegeben werden. Solche Fehler können nicht mittels des Formulars Berichtigung Beschwerdeanzeige korrigiert werden.

Muss im Feld Geburtsort der Formulare des Fachverfahrens zusätzlich zum Geburtsort das Geburtsland angegeben werden?

Bei Formularen des Fachverfahrens ist nur ein Feld für den Geburtsort vorgesehen. Dort gibt es kein Feld für das Geburtsland. Das Geburtsland ist nicht gesondert anzugeben. Beachten Sie bitte, dass hier ein Unterschied zur Selbstregistrierung der Melder zum MVP-Portal besteht, für die dort in unterschiedlichen Feldern sowohl der Geburtsort als auch das Geburtsland abgefragt werden. Das Geburtsland ist dort aus einem vorgegebenen Drop-Down-Feld auszuwählen.

Wie wird im Feld Familienname oder Geburtsname der Formulare des Fachverfahrens ein Familienname oder Geburtsname eingetragen?

Im Feld Familienname oder Geburtsname der Formulare des Fachverfahrens sind sämtliche Bestandteile des Familiennamens oder Geburtsnamens einschließlich der Begleitnamen einzutragen.

Es ist derjenige Familienname oder Geburtsname in seiner Form und Reihenfolge anzugeben, der für den Mitarbeiter in dessen amtlichen Ausweis und Pass angegeben ist, mit denen er die Pass- und Ausweispflicht im Inland erfüllt. Im Personalausweis und vorläufigen Personalausweis der Bundesrepublik Deutschland ist dies die Eintragung nach § 5 Abs. 2 Nr. 1 und Abs. 3 PAuswG und im Reisepass, vorläufigen Reisepass und amtlichen Pass der Bundesrepublik Deutschland diejenige nach § 4 Abs. 1 Satz 2 Nr. 1 PaßG. Entsprechendes gilt für inländisch anerkannte amtliche Ausweise und Pässe.

Abweichend von den Angaben im amtlichen Ausweis und Pass können Sonderzeichen (z. B. å, ç, č, è, é, ë oder ñ) auch ersetzt werden, soweit der Melder hierzu Bedarf sieht. Seitens der Datenbank werden Sonderzeichen aber berücksichtigt. Umlaute, das heißt ä, ö, ü oder ß in abschließender Aufzählung, sind hingegen so anzuzeigen, wie sie im amtlichen Ausweis und Pass des Mitarbeiters angegeben sind.

Ändert sich der Name oder wird er angeglichen (z.B. Art. 47 EGBGB), ist die Änderung anzuzeigen.

Wie ist im Feld Geburtsort der Formulare des Fachverfahrens der Geburtsort anzugeben?

Für die Angabe des Geburtsorts im Feld Geburtsort der Formulare des Fachverfahrens ist diejenige Angabe zu verwenden, die sich für den Mitarbeiter in dessen amtlichen Ausweis und Pass findet, mit denen er die Pass- und Ausweispflicht im Inland erfüllt. Im Personalausweis und vorläufigen Personalausweis der Bundesrepublik Deutschland ist dies die Eintragung nach § 5 Abs. 2 Nr. 4 Alt. 2 PAuswG und im Reisepass, vorläufigen Reisepass und amtlichen Pass der Bundesrepublik Deutschland diejenige nach § 4 Abs. 1 Satz 2 Nr. 5 Alt. 2 PaßG. Entsprechendes gilt für inländisch anerkannte Ausweise und Pässe.

Finden sich dort neben dem Eintrag eines Orts weitere Angaben (z.B. zur nächst höheren kommunalen Gebietseinheit, zur Provinz, zum Bundesstaat oder zum Herkunftsstaat) sind diese ebenfalls wortgleich wiederzugeben. Werden dort Abkürzungen verwandt, sind diese wortgleich zu übernehmen. Postleitzahlen sind nicht anzugeben.

Entscheidend ist, dass der Geburtsort bei allen Anzeigen stets identisch angegeben wird (z.B. stets „Abbau, Flatow“ und nicht die Abwandlung „Abbau, Kreis Flatow“).

Wer ist Drittmelder für ein anzeigepflichtiges Wertpapierdienstleistungsunternehmen?

Drittmelder für ein anzeigepflichtiges Wertpapierdienstleistungsunternehmen ist

  • ein Ansprechpartner eines mit der Anzeige beauftragten dritten Unternehmens
    (z. B. als ein Beschäftigter des Unternehmens, vertretungsberechtigter Gesellschafter eines in einer Personengesellschaft organisierten Unternehmens, gesetzlicher Vertreter eines in einer juristischen Person organisierten Unternehmens oder Inhaber eines in einer Einzelunternehmung organisierten Unternehmens) oder
  • eine mit der Anzeige beauftragte natürliche Person ohne Unternehmereigenschaft.

VI. Die Angaben zu Name und Geburt- Welcher von mehreren Vornamen ist im Feld Vorname der Formulare des Fachverfahrens anzugeben? Wird nur der „Rufname“ angegeben?

Im Feld Vorname der Formulare des Fachverfahrens ist im Falle nur eines Vornamens dieser Vorname anzugeben. Im Falle mehrerer Vornamen ist nur der Rufname anzugeben, soweit er im amtlichem Ausweis und Pass des Mitarbeiters angegeben ist, mit denen er die Pass- und Ausweispflicht im Inland erfüllt. Ist der Rufname dort nicht angegeben (z.B. Taufname), tritt an seine Stelle der dort angegebene Vorname.

Bei mehreren Namen sind höchstens zwei Namen anzugeben. Durch Bindestrich verbundene Namen gelten als ein Name.

Die Form und Reihenfolge der Namen richtet sich nach den Angaben im amtlichem Ausweis und Pass des Mitarbeiters. Im Personalausweis und vorläufigen Personalausweis der Bundesrepublik Deutschland ist dies die Eintragung nach § 5 Abs. 2 Nr. 2 und Abs. 3 PAuswG und im Reisepass, vorläufigen Reisepass und amtlichen Pass der Bundesrepublik Deutschland diejenige nach § 4 Abs. 1 Satz 2 Nr. 2 PaßG. Entsprechendes gilt für inländisch anerkannte amtliche Ausweise und Pässe.

Abweichend von den Angaben im amtlichen Ausweis und Pass können Sonderzeichen (z. B. å, ç, č, è, é, ë oder ñ) auch ersetzt werden, soweit der Melder hierzu Bedarf sieht. Seitens der Datenbank werden Sonderzeichen aber berücksichtigt. Umlaute, das heißt ä, ö, ü oder ß in abschließender Aufzählung, sind hingegen so anzuzeigen, wie sie im amtlichen Ausweis und Pass des Mitarbeiters angegeben sind.

Ändert sich der Name oder wird er angeglichen (z.B. Art. 47 EGBGB), ist die Änderung anzuzeigen.

VII. Die BaFin-ID der Mitarbeiter - Wie wird die BaFin-ID für Mitarbeiter vergeben?

Im Zuge der erstmaligen Erstanzeige wird systemseitig automatisch für den angezeigten Mitarbeiter eine Kennnummer im Sinne von § 9 Abs. 2 Nr. 1 WpHGMaAnzV vergeben, die ausschließlich numerische BaFin-ID des Mitarbeiters. Jeder Mitarbeiter erhält eine eigene BaFin-ID. Dem einmal angezeigten Mitarbeiter ist seine BaFin-ID dauerhaft zugeordnet, die auch für weitere Erstanzeigen (z.B. nach Wechsel des anzeigepflichtigen Wertpapierdienstleistungsunternehmens) verwendet werden soll.

Auf Grund der automatischen Vergabe bei der erstmaligen Erstanzeige eines Mitarbeiters muss die BaFin-ID dort nicht angegeben werden; entsprechend ist das Feld im Formular des Fachverfahrens frei zu belassen. Bei weiteren Erstanzeigen (z.B. nach Wechsel des anzeigepflichtigen Wertpapierdienstleistungsunternehmens) hingegen wird empfohlen, die dauerhaft zugeordnete BaFin-ID stets anzugeben, obgleich das Feld zum Eintrag der BaFin-ID kein Pflichtfeld ist.

Ist die BaFin-ID des jeweiligen Mitarbeiters unendlich eindeutig?

Die BaFin-ID ist unendlich eindeutig.

Welche Anzeige muss abgegeben werden, wenn bei einer Beschwerdeanzeige fälschlicherweise für einen Mitarbeiter zu wenige Beschwerden angezeigt wurden?

Dieser Sachverhalt ist nachträglich über eine weitere Beschwerdeanzeige der vergessenen Beschwerden zu ergänzen.

Beispiel:

In der Beschwerdeanzeige wird Folgendes gemeldet:

Mitarbeiter: X
Datum: 13.05.2013
Anzahl: 2
Organisationseinheit: Frankfurt am Main

Richtig wäre die Angabe von drei Beschwerden für den Mitarbeiter X gewesen.

Die nachträgliche weitere Beschwerdeanzeige für den Mitarbeiter X lautet:

Mitarbeiter: X
Datum: 13.05.2013
Anzahl: 1
Organisationseinheit: Frankfurt am Main

Diese nachträgliche weitere Beschwerdeanzeige führt dazu, dass dem Mitarbeiter X drei Beschwerden (statt zwei) zugeordnet werden.

Wie wird ein Mitarbeiter gemeldet, der mehrere anzeigepflichtige Tätigkeiten ausübt?

Die anzeigepflichtigen Tätigkeiten können durch Setzung der entsprechenden Kreuze im Formular des Fachverfahrens kumulativ gewählt werden.

Beispiel:

Für einen Mitarbeiter, der sowohl die anzeigepflichtige Tätigkeit eines Anlageberaters als auch diejenige eines Vertriebsbeauftragten ausübt, müssen im Formular Erstanzeige des Fachverfahrens die Kreuze bei der jeweiligen anzeigepflichtigen Tätigkeit kumulativ gesetzt werden.

Wenn der Mitarbeiter in Ansehung seiner anzeigepflichtigen Tätigkeit als Anlageberater zudem einem Vertriebsbeauftragten zugeordnet ist, muss letzterer zuvor im Wege einer Erstanzeige als Vertriebsbeauftragter gemeldet worden sein, damit dessen BaFin-ID bei der Zuordnung des Anlageberaters angegeben werden kann.

Was ist eine Beschwerdeanzeige?

Mit dem Formular Beschwerdeanzeige müssen Beschwerden angezeigt werden, die durch Privatkunden gegenüber Wertpapierdienstleistungsunternehmen aufgrund der Tätigkeit eines mit der Anlageberatung betrauten Mitarbeiters erhoben werden. Betroffen ist die Anzeigepflicht nach § 87 Abs. 1 Satz 4 WpHG, die innerhalb von sechs Wochen, nachdem die Beschwerde gegenüber dem Wertpapierdienstleistungsunternehmen erhoben worden ist, durch Abgabe der in § 8 Abs. 4 WpHGMaAnzV geregelten Anzeige zu erfüllen ist.

In welcher Reihenfolge sind Mitarbeiter zu melden?

Hat Ihr Unternehmen Vertriebsbeauftragte im Sinne von § 87 Abs. 4 WpHG, dann ist Folgendes zu beachten: Die Erstanzeige für die Anlageberater muss dann auch den aufgrund der Organisationsstruktur Ihres Unternehmens für den jeweiligen Anlageberater zuständigen Vertriebsbeauftragten enthalten. In das Formular für die Erstanzeige des Anlageberaters müssen Sie dann auch die BaFin-ID des zuständigen Vertriebsbeauftragten eintragen. Sie müssen deshalb zunächst den Vertriebsbeauftragten anzeigen, um dann nach Erhalt der BaFin-ID den Anlageberater anzeigen zu können.

III. Die Zulassung zum Fachverfahren- Welche Unterlagen müssen für die Zulassung zum Fachverfahren (Produktivdatenbank) bei der BaFin eingereicht werden?

Welche Unterlagen zusammen mit als PDF-Dokument generierten und auszudruckenden Antrag auf Zulassung zum Produktivfachverfahren an die BaFin geschickt werden müssen, ist davon abhängig, ob der Meldefall „Direktmelder“ oder der Meldefall „Drittmelder“ vorliegt.

1. Meldefall Direktmeldung:

Unterlagen, aus denen sich die Vertretungsberechtigung ergibt, die Anzeigen nach § 87 WpHG für das Wertpapierdienstleistungsunternehmen durchzuführen (z.B. unbefristete, unterschriebene Vollmacht des anzeigepflichtigen Wertpapierdienstleistungsunternehmens für einen Beschäftigten des Wertpapierdienstleistungsunternehmens, die den Beschäftigten dazu berechtigt, die Anzeigen nach § 87 WpHG für das Wertpapierdienstleistungsunternehmen durchzuführen);

2. Meldefall Drittmeldung:

  • Unterfall Beauftragung eines dritten Unternehmens:

    Unterlagen, aus denen sich die Vertretungsberechtigung des Ansprechpartners des beauftragten dritten Unternehmens ergibt, die Anzeigen nach § 87 WpHG für das Wertpapierdienstleistungsunternehmen durchzuführen (z.B. unbefristete, unterschriebene Vollmacht des anzeigepflichtigen Wertpapierdienstleistungsunternehmens für das mit der Anzeige beauftragte dritte Unternehmen, die das beauftragte Unternehmen dazu berechtigt, die Anzeigen nach § 87 WpHG für das Wertpapierdienstleistungsunternehmen durchzuführen und unbefristete, unterschriebene Untervollmacht des mit der Anzeige beauftragten dritten Unternehmens für den Ansprechpartner des beauftragten Unternehmens, die den Ansprechpartner dazu berechtigt, die Anzeigen nach § 87 WpHG für das Wertpapierdienstleistungsunternehmen durchzuführen);

  • Unterfall Beauftragung einer natürlichen Person ohne Unternehmereigenschaft:

    Unbefristete, unterschriebene Vollmacht des anzeigepflichtigen Wertpapierdienstleistungsunternehmens für die mit der Anzeige beauftragte natürliche Person ohne Unternehmereigenschaft, die die beauftragte natürliche Person dazu berechtigt, die Anzeigen nach § 87 WpHG für das Wertpapierdienstleistungsunternehmen durchzuführen.

Die Unterlagen sind zu senden an:

Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht
- Abteilung VBS (Mitarbeiter- und Beschwerderegister) -
Marie-Curie-Straße 24-28
60439 Frankfurt am Main

Für Sendungen per Telefax steht folgende Telefaxnummer zur Verfügung:

Fax: +49 (0)228 4108-123

Bitte nehmen Sie davon Abstand, Anträge vorab per Telefax und anschließend postalisch zu übersenden; wählen Sie bitte ausschließlich eine der beiden Versandmöglichkeiten.

Eine Übersendung per E-Mail ist nicht vorgesehen. Machen Sie bitte hiervon keinen Gebrauch.

Wie ist die Konvention der BaFin-ID?

Die BaFin-ID der Mitarbeiter besitzt ein achtstelliges numerisches Format arabischer Zahlzeichen. Hierbei handelt es sich um die in § 9 Abs. 2 Nr. 1 WpHGMaAnzV als alpha-numerisch bezeichnete Kennnummer, auch wenn die BaFin-ID keine Buchstaben enthält, sondern ausschließlich numerisch ist. Die erste Stelle wird mit der Ziffer Acht (8) vergeben.

Welche Anzeige muss abgegeben werden, wenn bei einer Beschwerdeanzeige fälschlicherweise für einen Mitarbeiter zu viele Beschwerden angezeigt wurden?

Im Formular Berichtigung Beschwerdeanzeige ist die Anzahl der zu berichtigenden, also der überzähligen Beschwerden für den jeweils maßgeblichen Zeitpunkt anzugeben.

Beispiel:

In der Beschwerdeanzeige wird Folgendes gemeldet:

Mitarbeiter: X
Datum: 13.05.2013
Anzahl: 4
Organisationseinheit: Frankfurt am Main

Richtig wäre die Angabe von nur drei Beschwerden für den Mitarbeiter X gewesen.

Im Formular Berichtigung Beschwerdeanzeige ist daher Folgendes anzugeben:

Mitarbeiter: X
Datum: 13.05.2013
Anzahl: 1
Organisationseinheit: Frankfurt am Main

Diese Berichtigung führt dazu, dass dem Mitarbeiter X drei Beschwerden (statt vier) zugeordnet werden.

Werden beim SOAP-Webservice Zertifikate ausgetauscht?

Es werden keine Client-Zertifikate verwandt, so dass keine Zertifikate ausgetauscht werden. Der Zugang und die Authentifizierung gegen das Security-Gateway basieren auf Server-Zertifikaten und erfolgen ausschließlich über Benutzername und Kennwort.

Sind Beschwerden zu Mitarbeitern anzuzeigen, die ihre Tätigkeit bereits vor dem 01.11.2012 beendet haben?

Anzuzeigen nach § 87 Abs. 1 Satz 4 WpHG sind Beschwerden im Sinne von Art. 26 der Delegierten Verordnung (EU) 2017/565, die seit dem 01.11.2012 durch Privatkunden gegenüber dem Wertpapierdienstleistungsunternehmen erhoben werden, auch für den Fall, dass der Mitarbeiter, auf Grund dessen Tätigkeit die Beschwerde erhoben wird, seit dem 01.11.2012 nicht mehr mit der Anlageberatung betraut ist.

Welche Anzeige muss abgegeben werden, wenn bei einer Beschwerdeanzeige fälschlicherweise ein Mitarbeiter angezeigt wurde, auf Grund dessen Tätigkeit die Beschwerde nicht erhoben wurde?

Im Formular Berichtigung Beschwerdeanzeige ist für den fälschlicherweise benannten Mitarbeiter die Anzahl der zu berichtigenden, also der unzutreffenden Beschwerden für den jeweils maßgeblichen Zeitpunkt anzugeben.

Des Weiteren ist für denjenigen Mitarbeiter, auf Grund dessen Tätigkeit die Beschwerde tatsächlich erhoben wurde, eine Beschwerdeanzeige nachträglich abzugeben.

Beispiel:

In einer Beschwerdeanzeige wird Folgendes gemeldet:

Mitarbeiter: X
Datum: 13.05.2013
Anzahl: 2
Organisationseinheit: Frankfurt am Main

Richtig wäre die Angabe des Mitarbeiters Y aus der Organisationseinheit Frankfurt am Main gewesen. Die Berichtigung erfolgt in zwei Schritten.

Erster Schritt Berichtigung der Beschwerdeanzeige für den Mitarbeiter X

Mitarbeiter: X
Datum: 13.05.2013
Anzahl: 2
Organisationseinheit: Frankfurt am Main

Zweiter Schritt: Nachträgliche Beschwerdeanzeige für den Mitarbeiter Y

Mitarbeiter: Y
Datum: 13.05.2013
Anzahl: 2
Organisationseinheit: Frankfurt am Main

Diese Berichtigung führt dazu, dass dem Mitarbeiter X null Beschwerden (statt zwei) und dem Mitarbeiter Y zwei Beschwerden (statt null) zugeordnet werden.

Welche Anzeige muss abgegeben werden, wenn bei einer Beschwerdeanzeige eine unzutreffende Organisationseinheit angezeigt wurde?

Im Formular Berichtigung Beschwerdeanzeige ist die zutreffende Organisationseinheit zu nennen. Zudem ist die Anzahl der Beschwerden für den jeweils maßgeblichen Zeitpunkt mit einer Null auszuweisen. Hier darf nicht die Zahl der Beschwerden eingetragen werden, andernfalls diese von der Zahl aus der ursprünglichen Beschwerdeanzeige subtrahiert werden würden und die Anzeige inhaltlich falsch wäre.

Beispiel:

In der Beschwerdeanzeige wird Folgendes gemeldet:

Mitarbeiter: X
Datum: 01.12.2012
Anzahl: 1
Organisationseinheit: Frankfurt am Main

Richtig wäre die Organisationseinheit Hamburg.

Berichtigung der Beschwerdeanzeige:

Mitarbeiter: X
Datum: 01.12.2012
Anzahl: 0
Organisationseinheit: Hamburg

Diese Berichtigung der Beschwerdeanzeige führt dazu, dass sich die Anzahl der gemeldeten Beschwerden nicht ändert. Es ändert sich lediglich die organisatorische Zuordnung des Mitarbeiters.

Berichtigungen von Beschwerdeanzeige zu Organisationseinheiten können weder mit solchen zur Anzahl der Beschwerden noch mit solchen zur Angabe des Mitarbeiters, auf Grund dessen Tätigkeit die Beschwerde erhoben wurde, kombiniert werden.

Was ist eine Berichtigungsanzeige für Erst- und Änderungsanzeigen?

Mit dem Formular Berichtigungsanzeige werden bereits abgegebene Erst- und Änderungsanzeigen korrigiert, wenn die Anzeige inhaltlich fehlerhaft erfolgte.

Inhaltlich fehlerhaft ist eine Anzeige, wenn sie bereits im Zeitpunkt der Anzeige unzutreffend war und deshalb zu korrigieren ist (z.B. das Geburtsdatum auf Grund eines Zahlendrehers fehlerhaft angegeben wurde).

Es gilt:

Berichtigung = Korrektur von Anfang an inhaltlich fehlerhafter Anzeigen

Wurde die Erst- oder Änderungsanzeige hingegen technisch fehlerhaft abgegeben, wurde sie zwar entgegengenommen, jedoch nicht in die Datenbank übernommen und muss erneut abgegeben werden. Solche Fehler können nicht mittels einer Berichtigungsanzeige korrigiert werden.

Erhält der Melder eine Bestätigung für seine Anzeige und welchen Inhalt hat die Bestätigung?

Die dem Melder zugänglichen Bestätigungen erfolgen parallel zu den Stufen der Prüfung der abgegebenen Anzeigen durch die BaFin. Es sind zwei Prüfungsstufen vorgesehen. Die erste Stufe ist die synchrone Prüfung der angezeigten Daten – vor allem bei Anzeigen über den SOAP-Webservice. Hier werden vorwiegend technische Prüfungen vorgenommen (z. B. Syntax und Datenformate). Die Bestätigungen erfolgen durch synchrone Benachrichtigung direkt über den Meldekanal. Im Rahmen der Nachverarbeitung auf der zweiten Stufe, der asynchronen Prüfung, werden zusätzlich inhaltliche Prüfungen durchgeführt. Die Rückmeldungen erfolgen hier über das Protokoll und die asynchrone Information gesondert vom Meldekanal.

Je nach Art des Meldeverfahrens (Anzeige per Web Formular, Anzeige per SOAP-Webservice oder Anzeige per Datei Upload in einem XML Format) erhält der Melder unmittelbar nach Übermittlung seiner Anzeigen und deren synchronen Prüfung eine Rückmeldung zu seiner jeweils entgegengenommenen Datei bzw. Eingabe (synchrone Benachrichtigung).

  • Die Rückmeldung erfolgt bei Anzeigen per Web-Formular unmittelbar in einem sich öffnenden Fenster und enthält die Information, dass die Anzeige entgegengenommen wurde. Weitere Inhalte sind der Rückmeldung nicht zu entnehmen.
  • Bei Anzeigen per Datei-Upload in einem XML-Format erhält der Melder als Antwort entweder eine positive Erfolgsmeldung oder eine Fehlermeldung. Die Fehlermeldung wird intern von einer SOAP-Schnittstelle generiert. Beispiele finden Sie unter Ziffer 5.3.3 des auf der Internetseite der BaFin unter www.bafin.de/beraterregister eingestellten Benutzerhandbuchs zum Hochladen einer XML-Datei. Obgleich die Beispiele dem Fachverfahren Hinterlegung endgültiger Angebotsbedingungen entstammen, gelten die Angaben entsprechend für das Fachverfahren Mitarbeiter- und Beschwerderegister.
  • Bei Anzeigen per SOAP-Webservice erhält der Melder negative und positive Antworten des SOAP Webservices. Beispiele finden Sie unter Ziffer 1.3.5 des auf der Internetseite der BaFin unter www.bafin.de/beraterregister eingestellten Benutzerhandbuchs SOAP-Webservice. Obgleich die Beispiele dem Fachverfahren Netto-Leerverkaufspositionen entstammen, gelten die Angaben entsprechend für das Fachverfahren Mitarbeiter- und Beschwerderegister.

Zusätzlich zur synchronen gibt es eine zweite, zeitversetzte Information zu jeder Anzeige (asynchrone Information). Sie ist ungeachtet der Art des gewählten Meldeverfahrens gleich. Der Report erfolgt per E-Mail:

  • Der Versand der E-Mail bedeutet, dass die entgegengenommene Anzeige in die Datenbank übernommen wurde.

    Die Information wird für die an einem Tag abgegebenen Anzeigen gegen 23.00 Uhr desselben Tages per E Mail an den Melder versandt. Der Vorlauf der darin noch berücksichtigten Anzeigen bestimmt sich nach dem ausstehenden Verarbeitungsprozess, den Anzeigeinhalten, in der Anzeige etwaig enthaltenen Fehlern und kann daher nicht fix getaktet werden. Voraussetzung für den Versand der E-Mail ist die erfolgreiche Übernahme der Anzeige in die Datenbank. Dies wiederum setzt voraus, dass sich die Meldung im Status „Meldung akzeptiert“ befindet. Manuell kann der Melder den Versand der asynchronen Information nicht anstoßen. Die E-Mail besteht aus einem Text und einer angefügten ZIP-Datei, die eine oder mehrere XML-Dateien komprimiert.

    Die E-Mail erhält stets nur derjenige Melder, der die Anzeige abgegeben hat, auch wenn das anzeigepflichtige Wertpapierdienstleistungsunternehmen über mehrere Melder verfügt. Für mehrere an einem Tag für ein oder mehrere Wertpapierdienstleistungsunternehmen abgegebene Anzeigen erhält der Melder nur eine E-Mail mit einer ZIP-Datei, in der für jedes der Wertpapierdienstleistungsunternehmen jeweils eine XML-Datei gezippt ist.

    Der Absender der E-Mail lautet „noreply@bafin.de“. Der Betreff der E-Mail lautet „MbrReport_XXXX_JJJJ MM TT“ und weist mit „XXXX“ die vierstellige Endnummer des Benutzernamens des Melders und in der Form „JJJJ MM TT“ das Datum des Tages aus, an dem die asynchrone Information erstellt worden ist. Der Name der ZIP-Dateien lautet mit gleicher Bedeutung auf „MbrReport_XXXX_JJJJ MM TT.zip“. Der Name der XML-Dateien weist zusätzlich die BaFin-ID des Wertpapierdienstleistungsunternehmens aus, für das die Anzeige abgegeben worden ist: „MbrReport_XXXX_[BaFin-ID des Wertpapierdienstleistungsunternehmens]_JJJJ-MM-TT.xml“. Im Rahmen des Testfachverfahrens ist die Angabe „MbrReport“ jeweils durch „T_MbrReport“ ersetzt.
    Beachten Sie bitte, etwaige Spamfilter so einzurichten (whitelist), dass die E-Mail oder angehängte Dateien nicht gesperrt oder gar gelöscht werden. Die asynchrone Information kann aus der Datenbank nicht nachgeneriert werden.
    Der Text der E-Mail enthält eine standardisierte Mitteilung ohne inhaltliche Angaben zu den Anzeigen.
    In der gezippten XML-Datei finden sich Daten aus den abgegebenen Anzeigen. Eine strukturierte Ansicht der XML-Datei erhält man mit einem Webbrowser, für eine Tabellenansicht ohne Hierarchieebenen ist ein Tabellenkalkulationsprogramm zu benutzen und zur Anzeige der originalen Struktur kann man Editoren verwenden. Die in der XML-Datei enthaltenen Daten unterscheiden sich inhaltlich nach Anzeigen von Mitarbeitern und Anzeigen von Beschwerden, sind aber physisch in einer XML-Datei so zusammengefasst, dass die XML-Objekte in der Struktur hintereinander gelistet werden. Für die Reihenfolge der reporteten Anzeige gibt es keine festgelegte Reihenfolge.
    Bei Anzeigen von Mitarbeitern (Erstanzeigen, Änderungsanzeigen und Berichtigungsanzeigen) wird der gesamte aktualisierte Einzelbestand derjenigen Mitarbeiter zurückgemeldet, die durch die abgegebenen Anzeigen betroffen sind. Nach der erstmaligen Erstanzeige eines Mitarbeiters wird also auch dessen neu vergebene BaFin-ID innerhalb der XML-Struktur ausgewiesen. Werden an einem Tag mehrere Änderungs- und/oder Berichtigungsanzeigen abgegeben, so wird nur der Stand nach der letzten Änderung bzw. Berichtigung ausgewiesen. Es ist ersichtlich, ob die zuletzt abgegebene Anzeige eine Erstanzeige oder eine Änderungs- oder Berichtigungsanzeige war. Der Einzelbestand zu einem Mitarbeiter ist nicht zu verwechseln mit einem Vollbestand aller Mitarbeiter des jeweiligen anzeigepflichtigen Wertpapierdienstleistungsunternehmens, der nicht zurückgemeldet wird.
    Bei Anzeigen von Beschwerden (Beschwerdeanzeigen und Berichtigungen Beschwerdeanzeige) werden die Daten der jeweils abgegebenen Anzeigen zurückgemeldet. Es handelt es sich daher nicht um den aktuellen (Tages-) Stand der Beschwerdezahl insgesamt, sondern um die Rückmeldung der angezeigten Daten. Die Zahl der Beschwerden aus der jeweiligen Anzeige ist also identisch mit der jeweils angezeigten Zahl, auch wenn es sich um eine Berichtigung und damit um die Anzahl der zu subtrahierenden Beschwerden oder um die Anzahl Null handelt.
    Unabhängig davon, ob es sich um Anzeigen von Mitarbeitern oder Anzeigen von Beschwerden handelt, wird in der XML-Struktur stets die BaFin-ID des Wertpapierdienstleistungsunternehmens, für das die Anzeigen abgegeben wurden, und die BaFin-ID der Mitarbeiter ausgewiesen. Bei Anzeigen von Mitarbeitern findet sich zusätzlich die Meldungs-ID derjenigen Anzeige, die unter den mit der E-Mail rückgemeldeten Anzeigen als letztes von der BaFin verarbeitet worden ist.
    Der Zugriff auf die Datei ist passwortgeschützt. Ein Zugriff ist nur mit dem zum Zeitpunkt des Versands der E-Mail gültigen Passwort für verschlüsselte Kommunikation und nur dann möglich, wenn Sie ein Archivierungs- oder Entpackungsprogramm mit AES-256-Bit-Verschlüsselung benutzen; sämtliche marktgängigen Archivierungs- und Entpackungsprogramme können die Entschlüsselung vornehmen, soweit sie dem Standard der AES-256-Bit-Verschlüsselung genügen. Dieses ist in der Rubrik „Benutzerdaten ändern“ des MVP Portals für den Melder einsehbar, wird dort permanent angezeigt und ist vom Passwort des Zugangs zum MVP Portal verschieden. Das „Passwort für verschlüsselte E-Mail Kommunikation“ wird systemseits vergeben und kann jederzeit und unbegrenzt durch Setzen eines Hakens im Feld „Passwort neu generieren“ und anschließender Bestätigung des Benutzerdatensatzes durch „Ändern“ so geändert werden, dass systemseits ein neues Passwort generiert und anstelle des bisherigen angezeigt wird. Für eine etwaige turnusmäßige oder anlassbezogene Passwortänderung zeichnen der Melder und damit das anzeigepflichtige Wertpapierdienstleistungsunternehmen verantwortlich. Nach Änderung des Passworts kann auf die bereits vorher versandten Dateien nur mit dem zum damaligen Zeitpunkt gültigen Passwort zugegriffen werden.

  • Erhält der Melder keine E-Mail, wurde die entgegengenommene Anzeige nicht in die Datenbank übernommen, da sie technisch und/oder inhaltlich fehlerhaft ist. Wenn bei einer zur BaFin gemeldeten XML-Datei auch nur für einen Datensatz ein Fehler vorhanden ist, wird die Anzeige zwar entgegengenommen, die Anzeigen werden aber insgesamt nicht in die Datenbank übernommen. Fehlerhafte Anzeigen müssen daher erneut abgegeben werden.
    Fehler werden in einem Protokoll auf dem MVP Portal ausgewiesen, das interaktiv und manuell eingesehen werden kann. Eine Versendung dieses Protokolls erfolgt nicht. Jedem Melder steht die Protokollfunktion für diejenigen Meldungen zur Verfügung, die er selbst abgegeben hat. Das jeweils aktuelle Protokoll kann als excel-kompatible Comma-separated-values (CSV) oder im Portable Document Format (PDF) exportiert werden.
    Im Protokoll können Informationen über den Status der abgegebenen Anzeigen abgerufen werden. Die Anzeigen sind mittels einer eindeutig vergebenen Meldungs-ID identifizierbar, die nach Absendung der Anzeige dem jeweiligen Melder angezeigt wurde. Im Protokoll ist ausgewiesen, ob die Anzeige im Produktivfachverfahren oder im Testfachverfahren abgegeben wurde. Soweit eine Anzeige technisch fehlerhaft ist, wird im Protokoll der aufgetretene Fehler individualisiert beschrieben, das heißt, es wird nicht nur mitgeteilt, dass ein Fehler vorliegt, sondern auch der Ort und die Art des Fehlers. Bei mehreren Fehlern wird nur der zuerst in der Prüfung festgestellte Fehler mitgeteilt. Die Beschreibung des Fehlers erfolgt in englischer Sprache. Die vom Melder angezeigten Daten und die BaFin-ID der Mitarbeiter werden nicht im Protokoll ausgewiesen.
    Bitte beachten Sie, dass für den Abruf des Protokolls und für erneute Anzeigen nach technisch und/oder inhaltlich fehlerhaften Anzeigen der Melder und damit das anzeigepflichtige Wertpapierdienstleistungsunternehmen verantwortlich zeichnen.
    Ferner beachten Sie bitte, dass bei den vorstehend beschriebenen technisch und/oder inhaltlich Fehlern von Ihnen keine Berichtigungs- oder Änderungsanzeigen abgegeben werden dürfen.

Ist der Ansprechpartner eines Mutterunternehmens, der für ein mit eigener Rechtspersönlichkeit ausgestattetes und anzeigepflichtiges Tochterwertpapierdienstleistungsunternehmen Anzeigen abgibt, Direktmelder oder Drittmelder?

Der Mitarbeiter eines Mutterunternehmens, der für ein mit eigener Rechtspersönlichkeit ausgestattetes und anzeigepflichtiges Tochterwertpapierdienstleistungsunternehmen Anzeigen abgibt, ist „Drittmelder“ und als solcher „Ansprechpartner eines mit der Anzeige beauftragten dritten Unternehmens“. Der Mitarbeiter ist als Ansprechpartner des beauftragten Mutterunternehmens anzusehen, das von dem anzeigepflichtigen Tochterwertpapierdienstleistungsunternehmen mit der Anzeige beauftragt ist. Dies gilt auch, wenn es sich um eine hundertprozentige Tochterunternehmung handelt.

Mit welchem zeitlichen Vorlauf kann eine Erstanzeige abgegeben werden?

Die Erstanzeige eines Mitarbeiters kann zu einem beliebigen Zeitpunkt vor dem Tätigkeitsbeginn erfolgen. Das Datum des Tätigkeitsbeginns ist jedoch stets fest anzugeben.

Mit welchem zeitlichen Vorlauf können Änderungsanzeigen abgegeben werden?

Für den zeitlichen Vorlauf von Änderungsanzeigen sind zwei Fallgruppen zu unterscheiden.

Grundsätzlich können Änderungsanzeigen erst dann abgegeben werden, nachdem sich die angezeigten Verhältnisse geändert haben (z. B. die Änderung der Zuordnung eines Anlageberaters zum unmittelbar zuständigen Vertriebsbeauftragten).

Eine Ausnahme betrifft Änderungen über die Beendigung der Tätigkeit eines Mitarbeiters. Diese können zu einem beliebigen Zeitpunkt vor dem Tätigkeitsende, aber auch bereits vor dem Tätigkeitsbeginn erfolgen. Das Datum des Tätigkeitsendes ist jedoch stets fest anzugeben.

Wie läuft das Verfahren zur Selbstregistrierung und zur Zulassung ab?

Es ist ein zweistufiges Verfahren vorgesehen.

Der Melder muss sich zunächst über die Internetseite der BaFin für die Nutzung des MVP-Portals selbst registrieren. Mit erfolgreicher Selbstregistrierung werden dem Melder Benutzername und Passwort mitgeteilt.

Anschließend kann der Melder das gewünschte Fachverfahren (hier das Mitarbeiter- und Beschwerderegister) auswählen und die Zulassung dafür beantragen. Dem Melder wird im Anschluss an seinen online-Antrag dort automatisiert ein PDF-Dokument aus seinen Angaben zur Anzeige gebracht, das er ausdrucken muss. Sollte der Antrag nicht automatisch als Pop Up Element geöffnet werden, kann er mit Hilfe des angegebenen Links aufgerufen werden. Ebenfalls kann er in der linken Menüleiste unter Fachverfahren bei „Antragsliste aufrufen“ jederzeit angezeigt und erneut ausgedruckt werden. Dort entsprechen die eingetragenen Daten den aktuell hinterlegten Benutzerdaten; sollten sich die Benutzerdaten seit der Antragstellung geändert haben, werden die aktuell gültigen verwandt.
Der Antrag ist zu vervollständigen, vom Melder (weder vom Vertreter des anzeigepflichtigen Wertpapierdienstleistungsunternehmens noch vom Vertreter des Drittunternehmens) zu unterschreiben und mit den angegebenen Unterlagen bei der BaFin einzureichen.

Der Antrag ist zu vervollständigen, vom Melder (weder vom Vertreter des anzeigepflichtigen Wertpapierdienstleistungsunternehmens noch vom Vertreter des Drittunternehmens) zu unterschreiben und mit den angegebenen Unterlagen bei der BaFin einzureichen.

Nach positiver Prüfung der Unterlagen wird der Melder für das Fachverfahren Mitarbeiter- und Beschwerderegister freigegeben.

Die Einzelheiten des zweistufigen Verfahrens werden in einem Fachinformationsblatt zum Mitarbeiter- und Beschwerderegister nach § 87 WpHG und dessen Anhang erläutert. Die Informationen stehen auf der Internetseite der BaFin unter www.bafin.de/beraterregister zum Download bereit.

Wie werden Anzeigen berichtigt/korrigiert und geändert/aktualisiert? In welchen Fällen muss eine Berichtigungsanzeige und in welchen eine Änderungsanzeige abgegeben werden?

Anzeigen zu Mitarbeitern oder Beschwerden können nachträglich berichtigt werden, wenn die Anzeige inhaltlich fehlerhaft erfolgte. Inhaltlich fehlerhaft ist eine Anzeige, wenn sie bereits im Zeitpunkt der Anzeige unzutreffend war und daher zu korrigieren ist (z.B. das Geburtsdatum auf Grund eines Zahlendrehers fehlerhaft angegeben wurde). Für die Berichtigung stehen die Formulare Berichtigungsanzeige und Berichtigung Beschwerdeanzeige zur Verfügung.

Ändern sich bei einem Mitarbeiter die Verhältnisse, muss die Anzeige durch eine weitere Anzeige aktualisiert werden. Eine Änderung der Verhältnisse liegt vor, wenn sich nach dem Zeitpunkt einer zutreffenden Anzeige die ihr zugrunde liegenden Sachverhalte ändern (z.B. sich der Familienname eines Mitarbeiters wegen Eheschließung ändert, nachdem die Anzeige bereits abgegeben war, oder der Mitarbeiter seine Tätigkeit im Wertpapierdienstleistungsunternehmen beendet). Für solche Änderungen steht das Formular Änderungsanzeige zur Verfügung.

Zusammengefasst gilt:

Berichtigung = Korrektur von Anfang an inhaltlich fehlerhafter Anzeigen

Änderung = Aktualisierung einer nachträglich inhaltlich fehlerhaft gewordenen Anzeige

Wurde eine Anzeige hingegen technisch fehlerhaft abgegeben, wurde sie zwar entgegengenommen, jedoch nicht in die Datenbank übernommen und muss erneut abgegeben werden. Solche Fehler können nicht mittels einer Berichtigungsanzeige korrigiert werden.

Ist die BaFin-ID des Mitarbeiters fest, d.h. bei Wechsel des Instituts behält der Mitarbeiter seine einmal zugeordnete BaFin-ID?

Die BaFin-ID ist fest zugeordnet und bleibt dem Mitarbeiter auch bei Wechsel des Wertpapierdienstleistungsunternehmens erhalten. Die BaFin-ID wird nicht institutsspezifisch vergeben, sondern ist dem Mitarbeiter in den Löschungsgrenzen fest zugeordnet. Gemeinsam mit der Löschung der Eintragung des Mitarbeiters aus der Datenbank erlischt jedoch auch seine BaFin-ID. Die Löschung erfolgt fünf Jahre nach Ablauf desjenigen Jahres, in dem die Beendigung der Tätigkeit für das anzeigende Wertpapierdienstleistungsunternehmen angezeigt worden ist (§ 11 Satz 2 WpHGMaAnzV ). Nimmt der Mitarbeiter nach Ablauf der Löschungsfrist eine anzeigepflichtige Tätigkeit wieder auf, so erhält er eine neue BaFin-ID.

Welche BaFin-ID ist bei Beschwerdeanzeigen anzugeben, wenn die Beendigung der anzeigepflichtigen Tätigkeit des Mitarbeiters, auf Grund dessen Tätigkeit die Beschwerde erhoben wurde, länger als die Dauer der Speicherung seiner Daten zurückliegt?

Fünf Jahre nach Ablauf desjenigen Jahrs, in dem die Beendigung der Tätigkeit für das anzeigende Wertpapierdienstleistungsunternehmen angezeigt worden ist, werden sämtliche Daten zum Mitarbeiter aus der Datenbank gelöscht (§ 11 Satz 2 WpHGMaAnzV). Werden nach Ablauf der Löschungsfrist Beschwerden angezeigt, die auf Grund der Tätigkeit des bereits gelöschten Mitarbeiters erhoben wurden, so kann der Mitarbeiter über seine erloschene BaFin-ID nicht mehr zugeordnet werden. Die Beschwerdeanzeige für einen solchen Fall soll anhand einer Default ID erfolgen, deren achtstelliges numerisches Format aus acht Mal der Ziffer Null besteht (00000000). Eine Berichtigung solcher Beschwerdeanzeigen mittels des Formulars Berichtung Beschwerdeanzeige ist mit der Default ID ebenfalls möglich.

Kann ein Mitarbeiter nach seinem Wechsel vom neuen Wertpapierdienstleistungsunternehmen angezeigt werden, selbst wenn der bisher Anzeigepflichtige das Ende der dortigen Tätigkeit nicht angezeigt hat?

Die Erstanzeige eines Mitarbeiters kann unabhängig davon erfolgen, ob dessen vorheriges Wertpapierdienstleistungsunternehmen den Tag der Beendigung der Tätigkeit angezeigt hat oder nicht.

Muss die BaFin-ID nach dem Wechsel eines Mitarbeiters vom neuen Wertpapierdienstleistungsunternehmen angegeben werden?

Wechselt ein Mitarbeiter das anzeigepflichtige Wertpapierdienstleistungsunternehmen, wird auch dem neuen Anzeigepflichtigen empfohlen, die dauerhaft zugeordnete BaFin-ID stets anzugeben, obgleich das Feld zum Eintrag der BaFin-ID kein Pflichtfeld ist. Wird eine falsche BaFin-ID eingegeben, ist die Anzeige technisch fehlerhaft, sie wird zwar entgegengenommen, jedoch nicht in die Datenbank übernommen und muss daher erneut abgegeben werden. Ist die korrekte BaFin-ID nicht bekannt, sollte das Feld der BaFin-ID daher freigelassen werden.

Wann erhält der Melder die BaFin-ID des angezeigten Mitarbeiters?

Bei der erstmaligen Erstanzeige eines Mitarbeiters ist im Formular zwar eine beschreibbare Feldfunktion für die BaFin ID ausgewiesen. Zu diesem Zeitpunkt kennt der Melder aber die noch nicht vergebene BaFin ID naturgemäß nicht. Entsprechend ist das Feld frei zu belassen.

Die für den Mitarbeiter vergebene BaFin-ID erhält der Melder erst im Rahmen der zweiten, zur Anzeige zeitversetzten Information (asynchrone Information).

Kann die BaFin-ID um einen Zusatz ergänzt werden, der für den Anzeigepflichtigen eine feste Kennziffer ausweist (interne Meldenummer oder Seriennummer)?

Eine Erweiterung der BaFin-ID ist nicht möglich. Es können keine internen Meldenummern oder Seriennummern berücksichtigt werden.

Welche BaFin-ID ist bei weiteren Erstanzeigen anzugeben, wenn der Mitarbeiter (in demselben oder einem anderen Wertpapierdienstleistungsunternehmen) eine anzeigepflichtige Tätigkeit wieder aufnimmt und die Anzeige der Beendigung seiner vorherigen anzeigepflichtigen Tätigkeit länger als die Dauer der Speicherung seiner Daten zurückliegt?

Gemeinsam mit der Eintragung des Mitarbeiters in der Datenbank erlischt auch seine BaFin-ID fünf Jahre nach Ablauf desjenigen Jahrs, in dem die Beendigung der Tätigkeit für das anzeigende Wertpapierdienstleistungsunternehmen angezeigt worden ist (§ 11 Satz 2 WpHGMaAnzV). Nimmt der Mitarbeiter daher nach Ablauf der Löschungsfrist eine anzeigepflichtige Tätigkeit erneut auf, so ist bei seiner Erstanzeige – sei es durch das bisherige oder ein neues Wertpapierdienstleistungsunternehmen – wie bei einer erstmaligen Erstanzeige zu verfahren: Das Feld des Formulars Erstanzeige für die BaFin ID ist frei zu belassen; der Mitarbeiter erhält eine neue BaFin-ID.

Welche BaFin-ID erhält ein Mitarbeiter, für den Beschwerden anzuzeigen sind und der selbst nicht anzuzeigen ist, da er seine (anzeigepflichtige) Tätigkeit bereits vor dem 01.11.2012 beendet hat?

Die Vorschrift des § 8 Abs. 4 WpHGMaAnzV stellt auf den Zeitpunkt ab, in dem die Beschwerde gegenüber dem Wertpapierdienstleistungsunternehmen erhoben worden ist. Daher ist der anzeigepflichtige Fall möglich, dass eine Beschwerde gegenüber einem Mitarbeiter erhoben wird, der nicht über eine BaFin-ID verfügt, weil er vor dem 01.11.2012 seine anzeigepflichtige Tätigkeit für das Wertpapierdienstleistungsunternehmen beendet hat. Die Beschwerdeanzeige für einen solchen Fall soll anhand einer Default-ID erfolgen, deren achtstelliges numerisches Format aus acht Mal der Ziffer Null besteht (00000000). Eine Berichtigung solcher Beschwerdeanzeigen mittels des Formulars Berichtung Beschwerdeanzeige ist mit der Default-ID nicht möglich.

Wie erfährt der Melder, welche BaFin-ID das anzeigepflichtige Wertpapierdienstleistungsunternehmen hat, für das er Anzeigen abgibt?

Soweit das Wertpapierdienstleistungsunternehmen seine BaFin-ID dem Melder nicht selbst mitteilt, kann er sie aus der E-Mail erkennen, mit der der Melder über seine Zulassung zum Fachverfahren Mitarbeiter- und Beschwerderegister informiert wird. Hat ein Drittmelder jedoch im Rahmen des Antrags auf Zulassung als Melder eine Referenz beim anzeigepflichtigen Wertpapierdienstleistungsunternehmen angegeben, wird diese und nicht die BaFin-ID des anzeigepflichtigen Wertpapierdienstleistungsunternehmens angezeigt.

IX. Die Anzeige von Beschwerden - Muss jede Beschwerde zu einem Mitarbeiter einzeln gemeldet oder können mehrere Beschwerden in einem Formular angezeigt werden?

Es besteht grundsätzlich die Möglichkeit, mehrere Beschwerden zu einem Mitarbeiter mittels eines Formulars zu melden, auch wenn die Beschwerden an unterschiedlichen Tagen erhoben wurden. Es stehen Felder für 43 unterschiedliche Eingangsdaten zur Verfügung, für die unterschiedliche Beschwerdezahlen eingetragen werden können.

Eine Ausnahme besteht allerdings, wenn der Mitarbeiter im jeweiligen Zeitpunkt des Eingangs der Beschwerden unterschiedlichen Zweigstellen/Zweigniederlassungen/Organisationseinheiten/sonstigen zugeordnet gewesen ist oder für die er überwiegend oder in der Regel die anzuzeigende Tätigkeit ausgeübt hat. Im Formular Beschwerdeanzeige besteht nur die Möglichkeit, pro Formular eine Organisationseinheit anzugeben. Entsprechend können in einem Formular nur diejenigen Beschwerden zusammengefasst werden, die dieselbe Zuordnung des Mitarbeiters betreffen.

Kann sich ein Melder für mehrere anzeigepflichtige Wertpapierdienstleistungsunternehmen am MVP Portal registrieren und zum Fachverfahren Mitarbeiter- und Beschwerderegister zugelassen werden?

Mehrere anzeigepflichtige Wertpapierdienstleistungsunternehmen können über denselben Melder Anzeigen abgeben. Zwei Möglichkeiten sind zu unterscheiden.

Der Melder kann sich als Drittmelder entweder als natürliche Person oder als Ansprechpartner eines Drittunternehmens für eine Vielzahl von Wertpapierdienstleistungsunternehmen zulassen. Ist der Melder Ansprechpartner eines Drittunternehmens, muss dieses von allen Wertpapierdienstleistungsunternehmen beauftragt sein.

Der Melder kann sich auch als direktmeldender Ansprechpartner eines anzeigepflichtigen Wertpapierdienstleistungsunternehmens und zugleich als Drittmelder beliebiger weiterer Wertpapierdienstleistungsunternehmen zulassen. Hierbei muss das Wertpapierdienstleistungsunternehmen, dessen Ansprechpartner der Melder ist, stets von den weiteren Wertpapierdienstleistungsunternehmen beauftragt sein.

Bei einem Melder für mehrere Wertpapierdienstleistungsunternehmen hat nur eine Selbstregistrierung des Melders zum MVP Portal zu erfolgen, bevor sodann der Melder dort für jedes Wertpapierdienstleistungsunternehmen einzeln die Zulassung zum Fachverfahren beantragt.

Der Melder muss bei der Abgabe von Anzeigen per Web Formular und per Datei Upload in einem XML Format aus einem vorgegebenen Drop Down Feld wählen, für welches Wertpapierdienstleistungsunternehmen er Anzeigen abgibt. Bei Anzeigen per SOAP Webservice ist die ID des jeweiligen Wertpapierdienstleistungsunternehmens – nicht zur verwechseln mit der BaFin ID des Wertpapierdienstleistungsunternehmens – zu verwenden.

Wie viele Melder können sich für ein anzeigepflichtiges Wertpapierdienstleistungsunternehmen am MVP Portal registrieren und zum Fachverfahren Mitarbeiter- und Beschwerderegister zugelassen werden?

Die Anzahl der Melder für anzeigepflichtige Wertpapierdienstleistungsunternehmen ist nicht begrenzt.

Bei mehreren Meldern für ein anzeigepflichtiges Wertpapierdienstleistungsunternehmen hat eine gesonderte Selbstregistrierung der jeweiligen Melder zum MVP Portal zu erfolgen, bevor sodann der jeweilige Melder dort die Zulassung zum Fachverfahren jeweils beantragt.

Jeder Melder erhält für das jeweilige Wertpapierdienstleistungsunternehmen aber nur Informationen zu den von ihm abgegebenen Anzeigen. Es obliegt dem Wertpapierdienstleistungsunternehmen, organisatorisch sicherzustellen, dass es an die Informationen gelangt, die seine Melder zu den abgegebenen Anzeigen erhalten.

Welche Organisationseinheit ist bei Beschwerdeanzeigen anzugeben, wenn der Mitarbeiter im Zeitpunkt des Eingangs der Beschwerde seine Tätigkeit in dem anzeigepflichtigen Wertpapierdienstleistungsunternehmen bereits beendet hat und in einem anderen Wertpapierdienstleistungsunternehmen tätig ist?

Ist ein Mitarbeiter, auf Grund dessen Tätigkeit eine Beschwerde erhoben wurde, im Zeitpunkt der Erhebung der Beschwerde im Wertpapierdienstleistungsunternehmen nicht mehr tätig, ist keine Organisationseinheit anzugeben. Das Feld Zweigstelle/Zweigniederlassung/sonstige Organisationseinheit des Formulars Beschwerdeanzeige ist frei zu belassen. Die BaFin-ID des Mitarbeiters hingegen ist weiterhin anzugeben.

Welche Organisationseinheit ist bei Beschwerdeanzeigen anzugeben, wenn die Organisationseinheit im Zeitpunkt der beschwerdegegenständlichen Beratung von derjenigen im Zeitpunkt des Eingangs der Beschwerde abweicht?

Nach § 87 Abs. 1 Satz 4 Nr. 3 WpHG ist diejenige Organisationseinheit anzuzeigen, der der Mitarbeiter im Zeitpunkt des Eingangs der Beschwerde zugeordnet ist (vgl. Auslegungsschreiben der BaFin vom 15.03.2012 – GZ: WA 33-Wp 2002-2011/0002).

Beachten Sie bitte vor diesem Hintergrund bei Anzeigen per SOAP-Webservice und per Datei-Upload in einem XML-Format folgende Besonderheit:
Bei Anzeigen von Beschwerden über denselben Mitarbeiter und mit demselben Datum in mehreren Tags mit unterschiedlichen Zweigstellen wird automatisch nur die Zweigstelle des vorausgehenden Tags in die Datenbank übernommen. Ein Fehler für die Zweigstellen der nachfolgenden Tags wird im Protokoll nicht ausgewiesen. In der asynchronen Information sind die Zweigstellen der nachfolgenden Tags ebenfalls nicht ausgewiesen, sondern deren Anzahl der Beschwerden im ausgewiesenen vorausgehenden Tag summiert.

Welche Organisationseinheit ist bei Beschwerdeanzeigen anzugeben, wenn der Mitarbeiter im Zeitpunkt des Eingangs der Beschwerde seine anzeigepflichtige Tätigkeit bereits beendet hat, aber in demselben Wertpapierdienstleistungsunternehmen eine nicht anzeigepflichtige Tätigkeit ausübt?

Übt der Mitarbeiter im Zeitpunkt des Eingangs der Beschwerde in demselben Wertpapierdienstleistungsunternehmen eine nicht anzeigepflichtige Tätigkeit aus, ist in der Beschwerdeanzeige keine Organisationseinheit anzugeben. Das Feld Zweigstelle/Zweigniederlassung/sonstige Organisationseinheit des Formulars Beschwerdeanzeige ist frei zu belassen. Die BaFin-ID des Mitarbeiters hingegen ist weiterhin anzugeben.

Benötigt der Melder die BaFin-ID des anzeigepflichtigen Wertpapierdienstleistungsunternehmens?

Um automatisierte Meldungen über den Webservice einreichen zu können, muss der Melder die BaFin-ID des Wertpapierdienstleistungsunternehmens kennen, für das er Anzeigen abgeben will.

I. Das Mitarbeiter- und Beschwerderegister - Wie werden Anzeigen nach § 87 WpHG bei der BaFin eingereicht?

Anzeigen nach § 87 WpHG sind ausschließlich im Wege der elektronischen Übermittlung unter Verwendung des von der BaFin bereitgestellten Anzeigeverfahrens einzureichen (§ 7 Satz 1 WpHGMaAnzV). Andere Anzeigeverfahren sind unzulässig und erfüllen die Anzeigepflicht nicht. Insbesondere unzulässig sind postalische Anzeigen oder die Übermittlung von Tabellenkalkulationsdateien per E-Mail.

Welche Verbindungsdaten hat der Melder bei seiner Selbstregistrierung zur Nutzung des MVP-Portals in den Feldern der Angaben zur Person anzugeben – die privaten oder die geschäftlichen Verbindungsdaten?

Direktmelder und solche Drittmelder, die Ansprechpartner eines mit der Anzeige beauftragten dritten Unternehmens sind, geben bei den Angaben zu ihrer Person ihre geschäftlichen Verbindungsdaten an, unter denen sie im Unternehmen zu erreichen sind. Die privaten Verbindungsdaten sind nicht anzugeben.

Drittmelder als mit der Anzeige beauftragte natürliche Personen ohne Unternehmereigenschaft geben ihre privaten Verbindungsdaten an.

Wie kann das anzeigepflichtige Wertpapierdienstleistungsunternehmen die Meldeberechtigung seiner Melder widerrufen?

Der Anzeigepflichtige hat keinen unmittelbaren Zugriff auf die Berechtigungen seiner Melder im MVP-Portal und dessen Fachverfahren. Er hat zwei Möglichkeiten, die Berechtigung der Melder zu beenden – entweder mittelbar über den Melder oder unmittelbar gegenüber der BaFin.

Der Melder selbst kann im MVP-Portal zum einen das Fachverfahren Mitarbeiter- und Beschwerderegister zurückziehen. Dann kann er zwar keine Anzeigen mehr nach § 34d WpHG abgeben, jedoch die anderen Fachverfahren des MVP-Portals nutzen (z.B. Netto-Leerverkaufspositionen oder Hinterlegung endgültiger Angebotsbedingungen). Zum anderen kann der Melder auch seine Selbstregistrierung zum MVP-Portal in der linken Menüleiste unter Benutzerkonto bei „Benutzerkonto schließen“ löschen. Dann wird ihm neben einem Rückzug sämtlicher Fachverfahren die Anmeldeberechtigung zum MVP-Portal insgesamt entzogen.

Das Wertpapierdienstleistungsunternehmen hingegen muss bei verweigerter Mitwirkung des Melders die jeweils betroffenen Vollmachten gegenüber der BaFin schriftlich widerrufen.

Zu beachten ist, dass der Melder nach Rückzug des Fachverfahrens oder Schließung seines Benutzerkontos weder Anzeigen nach § 87 WpHG abgeben noch asynchrone Informationen zu bereits abgegebenen Anzeigen erhalten kann. Es obliegt dem Wertpapierdienstleistungsunternehmen, organisatorisch sicherzustellen, dass es an die Informationen gelangt, die der Melder zu den bereits abgegebenen Anzeigen noch erhalten würde.

Welcher Familienname des Mitarbeiters ist bei Beschwerdeanzeigen anzugeben, wenn der Mitarbeiter im Zeitpunkt des Eingangs der Beschwerde seine anzeigepflichtige Tätigkeit bereits beendet hat, aber in demselben Wertpapierdienstleistungsunternehmen eine nicht anzeigepflichtige Tätigkeit ausübt und sich nach der Anzeige der Beendigung sein Familienname geändert hat?

Beschwerden, die auf Grund der vormaligen anzeigepflichtigen Tätigkeit eines Mitarbeiters erhoben werden, sind anzuzeigen. Hat sich dessen Familienname nach Beendigung der anzeigepflichtigen Tätigkeit geändert, muss bei Mitarbeitern, die im Wertpapierdienstleistungsunternehmen weiterhin eine nicht anzeigepflichtige Tätigkeit ausüben, vor der Beschwerdeanzeige zunächst eine Änderungsanzeige zum bereits abgemeldeten Mitarbeiter für dessen geänderten Familiennamen so abgegeben werden, als ob der Mitarbeiter weiterhin gemeldet wäre. Die Datenbank wertet eine solche Änderungsanzeige nicht als Erstmeldung. Anschließend kann die Beschwerdeanzeige unter Angabe des aktuellen Familiennamens abgegeben werden.

Gibt es für die einzureichenden Vollmachten ein Muster, einen Formularvordruck oder Formvorgaben?

Es ist nicht vorgesehen, dass die BaFin eine vorformulierte Mustervollmacht zur Verfügung stellt. Eine gegenüber der BaFin erklärte Außenvollmacht, eine besondere Mitteilung an die BaFin zur Kundgabe einer Innenvollmacht oder eine durch den Melder der BaFin vorgelegte Vollmachtsurkunde einer Innenvollmacht sind vom Aussteller eigenhändig durch Namensunterschrift zu unterzeichnen. Eine Ersetzung dieser schriftlichen durch die elektronische Form ist nicht vorgesehen.

Welche Kosten fallen im Rahmen der Registrierung zum MVP Portal, der Zulassung zum Fachverfahren Mitarbeiter- und Beschwerderegister und der Abgabe von Anzeigen nach § 87 WpHG an?

Für die Registrierung zum MVP Portal, die Zulassung zum Fachverfahren Mitarbeiter- und Beschwerderegister und die Abgabe von Anzeigen nach § 87 WpHG fallen keine Gebühren an. Gleiches gilt für das Testfachverfahren.

Muss eine Selbstregistrierung auch vorgenommen werden, wenn bereits eine Anmeldung zum MVP-Portal oder zur Meldeplattform MVP besteht?

Es sind zwei Fallgruppen zu unterscheiden, da mit dem MVP-Portal und der Meldeplattform MVP technisch zwei unterschiedliche Anzeigeportale zur Verfügung gestellt werden.

Besteht bereits eine Selbstregistrierung beim MVP-Portal (z.B. für die Fachverfahren Netto-Leerverkaufspositionen oder Hinterlegung endgültiger Angebotsbedingungen), ist keine erneute Registrierung für das MVP- Portal notwendig. Mittels der bekannten Zugangsdaten kann dann innerhalb des MVP-Portals die Zulassung zum Fachverfahren Mitarbeiter- und Beschwerderegister beantragt werden.

Besteht bereits eine Selbstregistrierung bei der Meldeplattform MVP für andere Meldepflichten, so ist ein neuer Zugang auf dem MVP-Portal zu registrieren. Die Meldeplattform MVP ist mit dem MVP-Portal nicht kompatibel.

Muss die Tätigkeit des Compliance-Beauftragten auch dann nach § 87 Abs. 5 Satz 2 WpHG angezeigt werden, wenn er bereits vor dem 01.11.2012 im Wertpapierdienstleistungsunternehmen als solcher tätig gewesen und seine Ernennung der BaFin nach BT 1.3 Satz 2 des Rundschreibens 4/2010 (WA) mitgeteilt worden ist?

Ungeachtet bisheriger Mitteilungen an die BaFin ist der Tätigkeitsbeginn eines Compliance-Beauftragten stets anzuzeigen, auch wenn er bereits vor dem 01.11.2012 für das Wertpapierdienstleistungsunternehmen tätig gewesen ist. Seine Anzeigepflicht nach § 87 Abs. 5 Satz 2 WpHG kann das Wertpapierdienstleistungsunternehmen nur im Wege von Anzeigen nach § 7 WpHGMaAnzV erfüllen.

Was kann ein Melder unternehmen, wenn er seinen Benutzernamen und/oder sein Passwort des Zugangs zum MVP Portal vergessen hat?

Auf der Startseite des MVP-Portals befindet sich vor einer Anmeldung in der linken Menüleiste unter dem letzten Punkt Benutzerkonto einerseits die Funktion „Benutzernamen anfordern“ und andererseits die Funktion „Neues Passwort anfordern“.

Um den Benutzernamen anzufordern, muss der Melder diejenige E-Mail Adresse eingeben, die er bei seiner Selbstregistrierung zum MVP-Portal angegeben hat.

Um ein neues Passwort anzufordern, muss der Melder seinen Benutzernamen eingeben. Für eine etwaige turnusmäßige oder anlassbezogene Passwortänderung zeichnen der Melder und damit das anzeigepflichtige Wertpapierdienstleistungsunternehmen verantwortlich.

Muss der Sitzstaat bei Beschwerdeanzeigen angegeben werden oder kann das Feld auch frei bleiben?

Bei Anzeigen per Web-Formular ist das Feld Sitzstaat der Formulare Beschwerdeanzeige und Berichtigung Beschwerdeanzeige zwar nicht als Pflichtfeld ausgestaltet. Es handelt sich aber um ein automatisch ausgefülltes Feld. Voreingestellt ist die abänderbare Auswahl „Deutschland“. Das Feld bleibt daher nicht frei, außer die Voreinstellung wird geändert. Für die Änderung der Voreinstellung sind die Staaten im Drop-Down-Feld gelistet.
Bei Anzeigen per SOAP-Webservice oder per Datei Upload in einem XML-Format sind die Felder Sitzstaat der Beschwerdeanzeige und der Berichtigung Beschwerdeanzeige optional. Werden sie befüllt, ist der Standard der Internationalen Organisation für Normung über die Codierung von Staaten mit zweibuchstabigen Länderkürzeln ISO 3166-1 (ALPHA-2) zu verwenden.

Wie registrieren sich Einzelkaufleute zum MVP-Portal und wie beantragen sie die Zulassung zum Fachverfahren?

Einzelkaufleute, die selbst als Direktmelder Anzeigen abgeben wollen, geben bei der Selbstregistrierung zum MVP-Portal als Typ des Melders „Ansprechpartner eines Unternehmens“ an. Der Meldertyp „natürliche Person“ wäre hier unzutreffend. Bei „Angaben zum Unternehmen“ tragen die Einzelkaufleute ihre Firma ein. Bei der Fortsetzung der Selbstregistrierung mittels des per E-Mail versandten Links sind unter „Angaben zur Person“ die geschäftlichen Verbindungsdaten einzugeben und bei den „Angaben zum Unternehmen“ zu wiederholen.

Bei der Beantragung zum Fachverfahren ist der Meldefall „Direktmelder“ auszuwählen. Sodann ist der generierte Antrag auszudrucken, vom Melder zu unterzeichnen und ohne weitere Unterlagen einzureichen.

Wie ist zu melden, wenn ein Mitarbeiter zunächst nur eine anzeigepflichtige Tätigkeit ausübt und später mit einer weiteren anzeigepflichtigen Tätigkeit betraut wird?

Es ist keine Änderungsanzeige, sondern eine weitere Erstanzeige für die spätere anzeigepflichtige Tätigkeit abzugeben. Die bereits früher abgegebene Erstanzeige bleibt unberührt. Es handelt sich um eine Anzeigepflicht nach § 87 Abs. 1 Satz 2, Abs. 4 Satz 2 und Abs. 5 Satz 2 WpHG, die vor Aufnahme der Tätigkeit durch Abgabe einer Erstanzeige nach § 8 Abs. 1 WpHGMaAnzV zu erfüllen ist. Die Anzeigepflicht ist für jede Tätigkeit gesondert zu betrachten.

Kann der Melder den Gesamtbestand der abgegebenen Anzeigen abrufen?

Die Datenbank des Mitarbeiter- und Beschwerderegisters ist gemäß § 87 Abs. 7 WpHG eine interne Datenbank. Dies bedeutet, dass Anzeigen von Wertpapierdienstleistungsunternehmen in die Datenbank aufgenommen werden, aber ein Aufruf der angezeigten Daten nicht möglich ist. Daher sind ein Bestandsdatenabgleich und die Abfrage über den Gesamtbestand der Anzeigen nicht vorgesehen.

II. Die Selbstregistrierung des Melders- Wer kann Melder sein?

Die BaFin spricht keine Empfehlungen aus, wen ein Wertpapierdienstleitungsunternehmen mit den Aufgaben eines Melders betraut und welche Bereiche bei den Anzeigen einbezogen werden. Melder können

  • Ansprechpartner des anzeigepflichtigen Wertpapierdienstleistungsunternehmens (Direktmelder),
  • Ansprechpartner eines mit der Anzeige beauftragten dritten Unternehmens (Drittmelder) oder
  • mit der Anzeige beauftragte natürliche Personen ohne Unternehmereigenschaft (natürliche Personen als Drittmelder)
    sein.

Werden Mitarbeiter des anzeigepflichtigen Wertpapierdienstleistungsunternehmens betraut, ist es aufsichtsrechtlich unschädlich, wenn sie zugleich mit der Anlageberatung betraut, dessen Vertriebsbeauftragter, Compliance-Beauftragter und/oder Geschäftsführer bzw. Vorstand sind.

Wie ist zu melden, wenn ein Mitarbeiter mehrere anzeigepflichtige Tätigkeiten ausübt, bei dessen Erstanzeige jedoch die Anzeige einer der anzeigepflichtigen Tätigkeiten vergessen wurde?

Es ist keine Berichtigungsanzeige, sondern eine weitere Erstanzeige für die vergessene anzeigepflichtige Tätigkeit abzugeben. Die bereits abgegebene Erstanzeige bleibt unberührt. Es handelt sich um eine Anzeigepflicht nach § 87 Abs. 1 Satz 2, Abs. 4 Satz 2 und Abs. 5 Satz 2 WpHG, die vor Aufnahme der Tätigkeit durch Abgabe einer Erstanzeige nach § 8 Abs. 1 WpHGMaAnzV zu erfüllen ist. Hieran ändert eine etwaige nicht rechtzeitige Erstattung der Anzeige nichts.

Gibt es für die synchrone Benachrichtigung bei Anzeigen per Datei Upload einer XML-Datei und per SOAP-Webservice eine Liste möglicher Fehlercodes oder Exceptions?

Es gibt keine gesondert veröffentlichte Liste von Fehlercodes oder Exceptions, die einzelne Fehler näher erklärt und beschreibt. Jeder Fehler wird konkret in der XML-Struktur der Fehlermeldung oder negativen Antwort zurückgemeldet. Die XML-Struktur der positiven Erfolgsmeldung und der Fehlermeldung nach Anzeigen per Datei-Upload in einem XML-Format und Beispiele hierfür finden Sie unter Ziffer 5.3.3 des auf der Internetseite der BaFin unter www.bafin.de/beraterregister eingestellten Benutzerhandbuchs zum Hochladen einer XML-Datei. Die XML Struktur der positiven und negativen Antwort des SOAP-Webservice und Beispiele hierfür finden Sie unter Ziffer 1.3.5 des auf der Internetseite der BaFin unter www.bafin.de/beraterregister eingestellten Benutzerhandbuchs SOAP-Webservice. Obgleich die Beispiele dem Fachverfahren Hinterlegung endgültiger Angebotsbedingungen bzw. dem Fachverfahren Netto-Leerverkaufspositionen entstammen, gelten die Angaben entsprechend für das Fachverfahren Mitarbeiter- und Beschwerderegister.

Kann das anzeigepflichtige Wertpapierdienstleistungsunternehmen den Stand der abgegebenen Anzeigen abrufen?

Ausschließlich die registrierten Melder erhalten Informationen zu den von ihnen jeweils abgegebenen Anzeigen. Das anzeigepflichtige Wertpapierdienstleistungsunternehmen muss daher organisatorisch sicherstellen, dass es die seinen Meldern zugänglichen Informationen selbst rechtzeitig erhält.

Die Wertpapierdienstleistungsunternehmen müssen dabei beachten, dass Informationen stets nur derjenige Melder erhält, der die Anzeige abgegeben hat, auch wenn das anzeigepflichtige Wertpapierdienstleistungsunternehmen über mehrere Melder verfügt. Der Melder erhält für jedes von ihm vertretene anzeigepflichtige Wertpapierdienstleistungsunternehmen getrennte Informationen.

Welche Struktur hat die asynchrone Information?

Die asynchrone Information ist eine oder sind mehrere in einer ZIP-Datei komprimierte XML-Dateien. Die ZIP-Datei wird einer E-Mail angehängt. Die Struktur dieser asynchronen Information wird in einer vorläufigen Fassung mit Beispielen hierfür auf der Internetseite der BaFin unter www.bafin.de/beraterregister bereitgestellt. Da sich die Struktur der asynchronen Information noch in der Entwicklung befindet, ist zu beachten, dass es sich bei den Strukturen und Beispielen um vorläufige Fassungen handelt, die aber bereits jetzt eine Orientierung bieten sollen.

Welche Struktur hat die synchrone Information bei Anzeigen per Datei-Upload einer XML-Datei?

Die synchrone Information bei Anzeigen per Datei-Upload in einem XML-Format folgt einer XML-Struktur. Beispiele finden Sie unter Ziffer 5.3.3 des auf der Internetseite der BaFin unter www.bafin.de/beraterregister eingestellten Benutzerhandbuchs zum Hochladen einer XML-Datei. Obgleich die Beispiele dem Fachverfahren Hinterlegung endgültiger Angebotsbedingungen entstammen, gelten die Angaben entsprechend für das Fachverfahren Mitarbeiter- und Beschwerderegister.

Welche BaFin-ID ist bei Beschwerdeanzeigen anzugeben, wenn das anzeigepflichtige Wertpapierdienstleistungsunternehmen nicht weiß, ob eine etwaige Beendigung der anzeigepflichtigen Tätigkeit seines vormaligen Mitarbeiters, auf Grund dessen Tätigkeit die Beschwerde erhoben wurde, länger als die Dauer der Speicherung seiner Daten zurückliegt und ob daher seine BaFin-ID bereits gelöscht ist?

Weiß das anzeigepflichtige Wertpapierdienstleistungsunternehmen nicht, ob die BaFin-ID eines vormaligen Mitarbeiters bereits gelöscht ist, auf Grund dessen Tätigkeit eine Beschwerde erhoben wurde, hat es in der Beschwerdeanzeige zunächst die ihm bekannte BaFin-ID des Mitarbeiters anzugeben. Führt die Anzeige zu einer entsprechenden Fehlerbeschreibung im Protokoll, negativen Antwort des SOAP-Webservices oder Fehlermeldung nach Datei Upload, ist in der erneuten Beschwerdeanzeige die Default-ID anzugeben, deren achtstelliges numerisches Format aus acht Mal der Ziffer Null besteht (00000000). Eine Berichtigung solcher Beschwerdeanzeigen mittels des Formulars Berichtung Beschwerdeanzeige ist mit der Default-ID ebenfalls möglich.

Kann der Melder den Stand zu einzelnen abgegebenen Anzeigen abrufen? Wie erkennt man, welcher Fehler bei einer Anzeige gemacht wurde?

Über das MVP Portal steht dem Melder eine Protokollfunktion zur Verfügung, die interaktiv und manuell eingesehen werden kann. Eine Versendung des Protokolls erfolgt nicht.

Jedem Melder steht die Protokollfunktion für diejenigen Meldungen zur Verfügung, die er selbst abgegeben hat. Im Protokoll können Informationen über den Bearbeitungsstand der eingereichten Anzeigen abgerufen werden.

Sofern eine Anzeige technisch fehlerhaft ist, wird im Protokoll der aufgetretene Fehler näher beschrieben. Die vom Melder angezeigten Daten und die BaFin-ID der Mitarbeiter sind nicht im Protokoll vorhanden.

Bitte beachten Sie, dass für den Abruf des Protokolls und für neue Anzeigen nach technisch fehlerhaften Anzeigen der Melder und damit das anzeigepflichtige Wertpapierdienstleistungsunternehmen verantwortlich zeichnen.

Welche Struktur hat die synchrone Information bei Anzeigen per SOAP-Webservice?

Die synchrone Information bei Anzeigen per SOAP-Webservice folgt einer XML-Struktur. Beispiele finden Sie unter Ziffer 1.3.5 des auf der Internetseite der BaFin unter www.bafin.de/beraterregister eingestellten Benutzerhandbuchs SOAP-Webservice. Obgleich die Beispiele dem Fachverfahren Netto-Leerverkaufspositionen entstammen, gelten die Angaben entsprechend für das Fachverfahren Mitarbeiter- und Beschwerderegister.

Gibt es für einen besseren Abgleich von Anzeige und asynchroner Information in den Formularen ein Freifeld, in das der Melder eigene Referenzen (z.B. Personalnummer oder Aktenzeichen) eintragen kann?

Eine solche Erweiterung der Meldemaske ist nicht möglich. Es können keine internen Personalnummern oder Aktenzeichen in den Anzeigen ergänzt werden. Anzeigen und asynchrone Information können anhand des Inhalts letzterer abgeglichen werden. Die asynchrone Information enthält sämtliche Daten der jeweils abgegebenen Anzeigen – bei der erstmaligen Erstanzeige eines Mitarbeiters aber zusätzlich dessen BaFin-ID.

Kann ein Anleger Informationen aus dem Mitarbeiter- und Beschwerderegister abrufen?

Die Datenbank des Mitarbeiter- und Beschwerderegisters ist gemäß § 87 Abs. 7 WpHG eine interne Datenbank und nicht öffentlich. Dies bedeutet, dass Anleger keine Informationen aus dem Mitarbeiter- und Beschwerderegister erhalten.

Welche Formulare stehen nach erfolgter Zulassung zum Fachverfahren für die Einreichung der Anzeigen zur Verfügung?

Im Fachverfahren sind fünf Formulare für Anzeigen eingestellt:

  • Erstanzeige,
  • Änderungsanzeige,
  • Berichtigungsanzeige,
  • Beschwerdeanzeige und
  • Berichtigung Beschwerdeanzeige.

Werden mehrere Anzeigen im Wege einer XML-Datei per Datei-Upload oder mittels SOAP-Webservice gemeldet, so kann in der jeweiligen Datei nur eine Art von Formularen zusammengefasst werden. Für jede Formularart muss eine eigene XML-Datei übermittelt werden.

Ab wann können Registrierungen zum MVP Portal durchgeführt und Anträge auf Zulassung zum Fachverfahren gestellt werden?

Die Selbstregistrierung zum MVP Portal und der Antrag auf Zulassung zum Fachverfahren "Mitarbeiter- und Beschwerderegister" sind für die Melder ab dem 02.07.2012 möglich.

Der Antrag auf Zulassung zum Testfachverfahren "TEST: Mitarbeiter- und Beschwerderegister" ist für die Test-Melder seit dem 20.08.2012 möglich.

Können bei einer Anzeige per Datei-Upload im XML-Format verschiedene Formulararten in einer Datei übersandt werden?

Werden mehrere Anzeigen im Wege einer XML-Datei per Datei-Upload abgegeben, so kann in der jeweiligen Datei nur eine der fünf Formulararten (Erstanzeige, Änderungsanzeige, Berichtigungsanzeige, Beschwerdeanzeige oder Berichtigung Beschwerdeanzeige) zusammengefasst werden. Für jede Formularart muss eine eigene XML-Datei übermittelt werden.

Welche Kodierung für Unicode-Zeichen wird bei den Feldern der Formulare des Fachverfahrens verwandt? Können Umlaute verwandt oder ersetzt werden?

Es wird das 8-bit Universal Character Set Transformation Format (UTF-8) verwandt.

Umlaute, das heißt ä, ö, ü oder ß in abschließender Aufzählung, sowie Sonderzeichen (z.B. å, ç, č, è, é, ë oder ñ) werden berücksichtigt. Die Anzeige wird unverändert übernommen. Umlaute muss der Melder so anzeigen, wie sie im amtlichen Ausweis und Pass des Mitarbeiters angegeben sind. Sonderzeichen hingegen kann der Melder alternativ auch ersetzen, soweit er hierzu Bedarf sieht. Seitens der Datenbank werden Sonderzeichen aber berücksichtigt.

Entscheidend in allen Fällen ist, dass der Melder stets dieselbe Schreibweise verwendet (z.B. stets die Verwendung von „Sänger“ und nicht die Abwandlung „Saenger“).

Müssen Negativanzeigen abgegeben werden, wenn keine Mitarbeiter mit der Anlageberatung betraut werden oder Vertriebsbeauftragte sind?

Wertpapierdienstleistungsunternehmen sind zur Anzeige verpflichtet, soweit die Tatbestände des § 87 Abs. 1 Satz 2, Abs. 4 Satz 2 und Abs. 5 Satz 2 WpHG jeweils erfüllt sind. Besteht keine Anzeigepflicht, ist eine Negativanzeige weder vorgeschrieben noch möglich.

Wer ist Direktmelder?

Direktmelder ist ein Ansprechpartner des anzeigepflichtigen Wertpapierdienstleistungsunternehmens (z.B. ein Beschäftigter des Wertpapierdienstleistungsunternehmens, vertretungsberechtigter Gesellschafter eines in der Personengesellschaft organisierten Wertpapierdienstleistungsunternehmens, gesetzlicher Vertreter eines in einer juristischen Person organisierten Wertpapierdienstleistungsunternehmens oder Inhaber eines in einer Einzelunternehmung organisierten Wertpapierdienstleistungsunternehmens, d.h. Einzelkaufleute).

VI. Das elektronische Anzeigeverfahren- Mit welchem Verfahren und in welchem Format werden Anzeigen übermittelt?

Für die Anzeigen an das Fachverfahren Mitarbeiter- und Beschwerderegister werden drei elektronische Verfahrensarten bereitgestellt:

  • Anzeige per Web-Formular,
  • Anzeige per SOAP-Webservice und
  • Anzeige per Datei-Upload in einem XML-Format.

Ab wann können Anzeigen eingereicht werden?

Das Fachverfahren selbst (Produktivdatenbank) steht seit dem 03.09.2012 zur Verfügung. Mit gleichem Datum hat die BaFin ein Testverfahren (Testdatenbank) zur Verfügung gestellt.

Gibt es bei der BaFin einen Ansprechpartner für technische Fragen?

Für weitergehende technische Fragen zur Selbstregistrierung zum MVP-Portal können Sie sich an die MVP-Supporthotline unter mvp-support@bafin.de wenden.

Für weitergehende technische Fragen zur Zulassung zum Fachverfahren Mitarbeiter- und Beschwerderegister sowie für inhaltliche Fragen wenden Sie sich bitte an beraterregister@bafin.de.

V. Die Einreichung der Anzeigen- Kann täglich ein Vollbestand gemeldet werden?

Es kann kein Vollbestand gemeldet werden. Die Anzeigen sind anlassbezogen entsprechend der Vorschrift des § 87 WpHG mittels der bereitgestellten Formulare des Fachverfahrens Mitarbeiter- und Beschwerderegister abzugeben.

Wie erhält der Melder einen angepassten Antrag auf Zulassung zum Fachverfahren, nachdem er seine Verbindungsdaten im MVP-Portal geändert hat?

Ändert der Melder seine im MVP-Portal hinterlegten Verbindungsdaten mittels der Funktion „Benutzerkonto“ und dort „Benutzerdaten ändern“, so werden bereits vorher generierte Anträge auf Zulassung zum Fachverfahren mit geändert. Der Melder kann bei Bedarf (z. B. bei Korrektur der Verbindungsdaten vor Absendung der Antrags) den automatisch angepassten Antrag unter der Funktion „Fachverfahren“ und dort „Antragsliste aufrufen“ als PDF-Dokument aufrufen und ausdrucken.

Muss der Drittmelder für den Antrag auf Zulassung zum Fachverfahren bei den Angaben zum anzeigepflichtigen Wertpapierdienstleistungsunternehmen (Unternehmen) im Drop-Down-Feld Referenztyp und im Feld Referenz Eintragungen vornehmen?

Die Felder Referenztyp und Referenz bei Angaben zum anzeigepflichtigen Wertpapierdienstleistungsunternehmen – die nur beim Meldefall Drittmelder nachgefragt werden – sind keine Pflichtfelder. Sie können frei belassen werden.

Ist es möglich, einen technischen Nutzer („virtuellen Melder“) mit eigener E-Mail-Adresse zu registrieren?

Es ist nicht möglich einen technischen Nutzer, einen sogenannten „virtuellen Melder“, mit eigener E-Mail-Adresse zu registrieren. Der Melder muss bevollmächtigt sein, für das anzeigepflichtige Wertpapierdienstleistungsunternehmen Anzeigen nach § 87 WpHG abzugeben. Einem Antrag auf Zulassung zum Fachverfahren Mitarbeiter- und Beschwerderegister kann nur stattgegeben werden, wenn der Melder die Legitimationsunterlagen vorlegt, aus denen sich seine Vollmacht ergibt. Ein „virtueller Melder“ kann mangels Bestimmbarkeit einer rechtsfähigen Person nicht Bevollmächtigter im Rechtssinne sein.

Welche Unterlagen müssen für die Zulassung zum Testverfahren (Testdatenbank) bei der BaFin eingereicht werden?

Der als PDF-Dokument generierte und auszudruckende Antrag auf Zulassung zum Testverfahren ist zu senden an:

Die Unterlagen sind zu senden an:

Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht
- Abteilung VBS (Mitarbeiter- und Beschwerderegister) -
Marie-Curie-Straße 24-28
60439 Frankfurt am Main

Für Sendungen per Telefax steht folgende Telefaxnummer zur Verfügung:

Fax: +49 (0)228 4108-123

Bitte nehmen Sie davon Abstand, Anträge vorab per Telefax und anschließend postalisch zu übersenden; wählen Sie bitte ausschließlich eine der beiden Versandmöglichkeiten.

Eine Übersendung per E-Mail ist nicht vorgesehen. Machen Sie bitte hiervon keinen Gebrauch.

Dem Antrag sind keine weiteren Unterlagen beizufügen – insbesondere keine Legitimationsunterlagen.

Gibt es für das Protokoll eine Liste möglicher Fehlercodes oder Exceptions?

Es gibt keine gesondert veröffentlichte Liste von Fehlercodes oder Exceptions, die einzelne Fehler näher erklärt und beschreibt. Jeder Fehler wird im Protokoll individualisiert beschrieben. Die Beschreibung erfolgt in englischer Sprache.

Welches Format wird bei den Feldern der Formulare des Fachverfahrens verwandt, was sind Pflichtfelder und wie sind diese Felder angeordnet?

Für die Formate der Felder der Formulare des Fachverfahrens ist auf der Internetseite der BaFin unter www.bafin.de/beraterregister eine Übersicht eingestellt, die bei den Schnittstellenspezifikationen abgerufen werden kann. Dort werden auch die Pflichtfelder ausgewiesen.

Die Anordnung der Felder in den Formularen entnehmen Sie bitte dem Anhang zum Fachinformationsblatt zum Mitarbeiter- und Beschwerderegister nach § 87 WpHG, der auf der Internetseite der BaFin unter www.bafin.de/beraterregister zum Download bereitgestellt ist. Der Anhang bildet unter anderem Muster der Web-Formulare für sämtliche Anzeigearten ab.

Wie werden Übergangszeiten gemeldet, wenn z.B. zwischen dem Tätigkeitsende eines bisherigen und dem Tätigkeitsbeginn eines neuen Vertriebsbeauftragten zwei Wochen liegen?

Genauso wenig wie Negativanzeigen sind Übergangszeiten ohne Betrauung von Mitarbeitern zu melden. Im Beispiel ist das Tätigkeitsende des bisherigen Vertriebsbeauftragten und separat der Tätigkeitsbeginn des neuen Vertriebsbeauftragten anzuzeigen.

Sind bei Änderungs- und Berichtigungsanzeigen von Erstanzeigen alle Felder der Formulare des Fachverfahrens auszufüllen oder sind nur diejenigen Felder zu befüllen, die zu ändern oder zu berichtigen sind?

Bei Änderungsanzeigen müssen neben den Angaben zum anzeigepflichtigen Wertpapierdienstleistungsunternehmen, der BaFin-ID des Mitarbeiters und der Angabe zum Geburtsdatum des Mitarbeiters nur die zu aktualisierenden Felder befüllt werden (Differenzmethode); es können aber zusätzlich auch die nicht geänderten Felder befüllt werden. Entsprechendes gilt für Korrekturen mittels Berichtigungsanzeigen betreffend Erst- und Änderungsanzeigen mit der Maßgabe, dass das Feld des Geburtsdatums des Mitarbeiters kein Pflichtfeld ist.

Von diesem Grundsatz sind bei Änderungs- und Berichtigungsanzeigen folgende Ausnahmen zu machen:

Soll die Rolle eines Mitarbeiters berichtigt werden, kann im Web-Formular mittels eines Drop-Down-Felds die fehlerhaft angezeigte Rolle entfernt werden. Bei Verwendung des SOAP-Webservices oder des Datei-Uploads in einem XML-Format ist im TAG der Rolle der Wert „false“ einzutragen.

Soll bei einem Anlageberater die Zuordnung des unmittelbar zuständigen Vertriebsbeauftragten im Wege der Berichtigung oder Änderung gelöscht werden, so ist die Zeichenkette acht Mal die Neun (99999999) zu übermitteln.

Soll ein Geburtsname berichtigt werden (z.B. wurde ein vom Familiennamen abweichender Geburtsname angegeben, obwohl er tatsächlich nicht vom Familiennamen abweicht), so ist die Zeichenkette „[x]“ zu übermitteln. Die Groß- und Kleinschreibung des „x“ spielt keine Rolle.

Soll ein Geburtsname geändert werden (z.B. nach Annahme eines Volljährigen als Kind), ist der aktualisierte Geburtsname einzutragen. Soll ein Geburtsname geändert werden, der identisch mit dem Familienname geworden ist (z.B. Annahme des Geburtsnamens nach Scheidung der Ehe), sind zwecks Entfernung der Angabe weder ein Emptybefehl noch eine Zeichenkette zu verwenden, sondern es ist der mit dem Familiennamen identische Geburtsname anzugeben.

Kann sich ein Melder registrieren, um nur Anzeigen von Mitarbeitern oder nur Anzeigen von Beschwerden für ein Wertpapierdienstleistungsunternehmen abzugeben?

Hat sich ein Melder registriert und wird zum Fachverfahren Mitarbeiter- und Beschwerderegister zugelassen, ist er berechtigt, sämtliche Anzeigen für das Wertpapierdienstleistungsunternehmen abzugeben. Die Zulassung setzt gerade voraus, dass für den Melder eine unbefristete und inhaltlich nicht auf bestimmte Anzeigen begrenzte Vollmacht vorliegt.

Aufsichtsrechtlich ist es jedoch nicht zu beanstanden, wenn Wertpapierdienstleistungsunternehmen ihre Organisation so gestalten, dass sie intern einzelnen Meldern bestimmte Zuständigkeiten zuweisen. Solche Zuständigkeiten lassen sich intern umsetzen, da im Ergebnis jeder Melder nur die synchrone Benachrichtigung und asynchrone Information erhält, der die Anzeige abgegeben hat, auch wenn das anzeigepflichtige Wertpapierdienstleistungsunternehmen über mehrere Melder verfügt. Gleichermaßen verhält es sich mit der Einsicht in das Protokoll der Fehlermeldungen.

Was ist eine Änderungsanzeige?

Ändern sich bei einem bereits angezeigten Mitarbeiter die Verhältnisse, muss mittels einer Änderungsanzeige die Aktualisierung erfolgen. Betroffen sind die Anzeigepflichten nach § 87 Abs. 1 Satz 3, Abs. 4 Satz 3 und Abs. 5 Satz 3 WpHG, die innerhalb eines Monats, nachdem die Änderung eingetreten ist, durch Abgabe der in § 8 Abs. 3 WpHGMaAnzV geregelten Änderungsanzeige zu erfüllen sind.

Eine Änderung der Verhältnisse liegt vor, wenn sich nach dem Zeitpunkt einer zutreffenden Anzeige die ihr zugrunde liegenden Sachverhalte ändern (z.B. sich der Familienname eines Mitarbeiters wegen Eheschließung ändert, nachdem die Anzeige bereits abgegeben war, oder der Mitarbeiter seine Tätigkeit im Wertpapierdienstleistungsunternehmen beendet). Für solche Änderungen steht das Formular Änderungsanzeige zur Verfügung.

Es gilt:

Änderung = Aktualisierung einer nachträglich inhaltlich fehlerhaft gewordenen Anzeige

Ist bei dem Wechsel eines Vertriebsbeauftragten, der für einen Anlageberater unmittelbar zuständig ist, das Datum des Wechsels anzugeben?

Wechselt der für einen Anlageberater unmittelbar zuständige Vertriebsbeauftragte nach § 87 Abs. 1 Satz 2 Nr. 2 WpHG, so ist der Sachverhalt im Wege einer Änderungsanzeige nach § 8 Abs. 3 Satz 1 WpHGMaAnzV an die interne Datenbank zu erstatten. Dabei ist neben den Pflichtfeldern der BaFin-ID und des Geburtsdatums des betroffenen Anlageberaters im Feld des Web-Formulars das Kreuz bei der Rolle Anlageberater zu setzen und im Feld „zum/r Vertriebsbeauftragten BaFin-ID“ die BaFin-ID des neu unmittelbar zuständigen Vertriebsbeauftragten anzugeben. Das Feld „Tätigkeit Ende“ ist nicht auszufüllen und dieser Konstellation auch nicht als Pflichtfeld ausgestaltet (die gelbe Unterlegung des Feldes ist in dieser Konstellation unbeachtlich). Entsprechendes gilt für die Tags bei Anzeigen per Datei Upload in einem XML-Format oder per SOAP-Webservice. Das Datum des Tages, an dem die Änderung eingetreten ist, ist ausweislich § 87 Abs. 1 Satz 3 WpHG i. V. mit § 8 Abs. 3 WpHGMaAnzV kein anzeigepflichtiger Sachverhalt. Die Änderungsanzeige ist nach § 8 Abs. 3 Satz 1 WpHGMaAnzV innerhalb eines Monats, nachdem die Änderung eingetreten ist, in dem in § 7 WpHGMaAnzV vorgegebenen Verfahren einzureichen.

Ist bei einem Anlageberater im Feld „zum/r Vertriebsbeauftragten BaFin-ID“ nur der unmittelbar zuständige oder sind auch die mittelbar über die weitere Hierarchie zuständigen Vertriebsbeauftragten anzugeben?

Im Feld „zum/r Vertriebsbeauftragten BaFin-ID“ unter der Rolle „Anlageberater(in)“ ist für den jeweiligen Anlageberater die BaFin-ID desjenigen Vertriebsbeauftragte anzugeben, der für den Anlageberater unmittelbar zuständig ist (vgl. § 87 Abs. 1 Satz 2 Nr. 2 WpHG), das heißt, dem Anlageberater in der nächst folgenden Hierarchiestufe direkt übergeordnet ist. Mittelbar zuständige Vertriebsbeauftragte, die in der Hierarchie über dem unmittelbar zuständigen Vertriebsbeauftragten folgen (z.B. Regional- oder Gebietsleitungen oder diesen übergeordneten Leitungen), sind nicht anzugeben.

Unabhängig davon müssen sowohl unmittelbar als auch mittelbar zuständige Vertriebsbeauftragte selbst als Mitarbeiter nach § 87 Abs. 4 Satz 2 WpHG angezeigt werden.

Was ist eine Erstanzeige?

Mit dem Formular Erstanzeige müssen Mitarbeiter bei der BaFin angezeigt werden, bevor sie mit einer in § 87 WpHG genannten Tätigkeit betraut werden. Betroffen sind die Anzeigepflichten nach § 87 Abs. 1 Satz 2, Abs. 4 Satz 2 und Abs. 5 Satz 2 WpHG, die vor Aufnahme der Tätigkeit durch Abgabe der in § 8 Abs. 1 WpHGMaAnzV geregelten Erstanzeige zu erfüllen sind.

Sind bei der Berichtigung von Beschwerdeanzeigen alle Felder des Formulars des Fachverfahrens auszufüllen oder sind nur diejenigen Felder zu befüllen, die zu berichtigen sind?

Bei der Berichtigung von Beschwerdeanzeigen sind neben den Angaben zum anzeigepflichtigen Wertpapierdienstleistungsunternehmen sämtliche Pflichtfelder und – soweit in der Beschwerdeanzeige angegeben und nicht durch die Hauptstelle zu berichtigen – die Felder zur Zweigstelle zu befüllen (Vollbestandsmethode).

Gibt es ein Testsystem, das künftige Melder nutzen können?

Seit dem 03.09.2012 stellt die BaFin ein Test-Fachverfahren (Testdatenbank) zur Verfügung.

Sofern der Melder das Testfachverfahren nutzen möchte, ist hierfür ein separater Zulassungsantrag erforderlich, den die Test-Melder ab dem 20.08.2012 stellen können. Melder, die nur zur Produktivdatenbank „Mitarbeiter- und Beschwerderegister“ zugelassen sind, besitzen keine Zulassung zur Testdatenbank „TEST: Mitarbeiter- und Beschwerderegister“. Der Antrag kann zusätzlich zur Zulassung zum produktiven Fachverfahren oder unabhängig davon gestellt werden. Test-Melder, die noch nicht am MVP-Portal registriert sind, müssen dort zunächst die Selbstregistrierung durchlaufen.

Die Besonderheiten zur Nutzung der Testdatenbank werden in einem Fachinformationsblatt zum Testfachverfahren Mitarbeiter- und Beschwerderegister nach § 87 WpHG erläutert. Es ergänzt das Fachinformationsblatt zum Mitarbeiter- und Beschwerderegister nach § 87 WpHG und dessen Anhang. Die Informationen stehen auf der Internetseite der BaFin unter www.bafin.de/beraterregister zum Download bereit.

Der Testzugang dient einer frühestmöglichen Abstimmung der Systemverarbeitungen. Alle drei Arten des Meldeverfahrens stehen zur Verfügung (Anzeige per Web-Formular, Anzeige per SOAP-Webservice oder Anzeige per Datei-Upload in einem XML-Format). Die Testdatenbank ermöglicht es, Anzeigen wie an die Produktivdatenbank abzugeben und hierzu synchrone Benachrichtigungen und asynchrone Informationen zu erhalten. Eine Besonderheit besteht für Beschwerdeanzeigen: In der Testdatenbank können bei Anzeigen per Web-Formular nur Beschwerden mit Eingangsdatum gleich oder später 01.11.2012 angezeigt werden. Beschwerden mittels Anzeigen per SOAP Webservice oder Datei Upload in einem XML Format hingegen können bereits für ein Eingangsdatum gleich oder später 01.08.2012 gemeldet werden. Da das Beschwerdedatum nicht vor dem Datum der Abgabe der Anzeige liegen darf, können also bis einschließlich 31.10.2012 per Web-Formular Beschwerdeanzeigen in der Testdatenbank nicht getestet werden.

Produktiv- und Testdatenbank arbeiten unabhängig voneinander. Die eingereichten Anzeigen in die Testdatenbank können nicht in die Produktivdatenbank übernommen werden und umgekehrt.

VIII. Die Anzeige von Mitarbeitern - Welcher Tätigkeitsbeginn ist anzugeben, wenn der Mitarbeiter bereits vor dem 01.11.2012 mit einer anzeigepflichtigen Tätigkeit betraut war?

Bei Mitarbeitern, die bereits vor dem 01.11.2012 mit einer anzeigepflichtigen Tätigkeit betraut waren, ist als Datum des Tätigkeitsbeginns stets der 01.11.2012 anzugeben. Das Feld „Tätig ab“ der Web-Formulare Erstanzeige, Änderungsanzeige und Berichtsanzeige ist so eingestellt, dass kein früheres Datum als der 01.11.2012 angegeben werden kann.

Ist es möglich, Test-Melder zu sein, ohne gleichzeitig zur Abgabe von Anzeigen an die Produktivdatenbank berechtigt zu sein?

Soll Test-Meldern keine Berechtigung als Melder zur Produktivdatenbank zukommen (z. B. interner oder externer Bereich Informationstechnologie), kann der Test-Melder ausschließlich den Antrag auf Zulassung zur Testdatenbank stellen. Der Antrag ist unabhängig von einem Antrag auf Zulassung zur Produktivdatenbank.

Die Selbstregistrierung des Test-Melders zum MVP-Portal bleibt jedoch Voraussetzung. Ohne Selbstregistrierung kann der Test-Melder keinen Antrag auf Zulassung zur Testdatenbank stellen. Der Test-Melder kann sein Benutzerkonto am MVP-Portal aber jederzeit schließen.

Ist es möglich, Test-Melder unabhängig von einem anzeigepflichtigen Wertpapierdienstleistungsunternehmen zu sein?

Sich unabhängig von einem anzeigepflichtigen Wertpapierdienstleistungsunternehmen zum MVP-Portal zu registrieren und zur Testdatenbank anzumelden, ist nicht möglich. Das anzeigepflichtige Wertpapierdienstleistungsunternehmen, das den Test Melder betraut, muss von diesem stets angegeben werden.

Wer kann Test-Melder sein?

Test-Melder zur Testdatenbank können alle diejenigen sein, die grundsätzlich auch Melder zur Produktivdatenbank sein können. Sämtliche Meldertypen (natürliche Person oder Ansprechpartner eines Unternehmens) und Meldefälle (Direktmelder oder Drittmelder) sind im Testfachverfahren ebenfalls möglich.

Ein (Test-) Melder kann gleichzeitig zur Produktiv- und Testdatenbank oder nur zu einem der Fachverfahren zugelassen werden. Die Entscheidung hierüber bleibt den anzeigepflichtigen Wertpapierdienstleistungsunternehmen überlassen.

Wie unterscheiden sich der URL von Produktivdatenbank und Testdatenbank?

Der einheitliche Quellenanzeiger der Testumgebung findet sich wie derjenige der Produktivdatenbank in der unter www.bafin.de/beraterregister veröffentlichten Schnittstellenspezifikation sowie im dortigen Fachinformationsblatt zum Testfachverfahren Mitarbeiter- und Beschwerderegister nach § 87 WpHG. Der Quellenanzeiger der Testdatenbank unterscheidet sich von demjenigen der Produktivdatenbank durch die Einfügung von „t_“. Produktivdatenbank und Testdatenbank müssen gesondert angesteuert werden. Die korrekte Ansteuerung obliegt dem Melder und damit dem anzeigepflichtigen Wertpapierdienstleistungsunternehmen.

Wann und wo werden die Schnittstellenspezifikationen bekannt gegeben?

Die Dateien, die zur Schnittstellenspezifikation notwendig sind, werden auf der Internetseite der BaFin unter www.bafin.de/beraterregister eingestellt und können dort abgerufen werden. Dort sind auch Beispiele für Schnittstellenspezifikationen bereitgestellt.

Beachten Sie bitte, dass am 30.08.2012 neue Schnittstellenspezifikationen eingestellt wurden. Benutzen Sie bitte ausschließlich diese neuen Dateiversionen.

Ist das Feld Geburtsdatum der Formulare des Fachverfahrens ein Pflichtfeld? Kann die Befüllung nicht optional erfolgen?

Das Feld Geburtsdatum ist in den Formularen des Fachverfahrens zu Erst- und Änderungsanzeigen von Mitarbeiteranzeigen ein Pflichtfeld. In Berichtigungsanzeigen zu Mitarbeiteranzeigen ist das Feld hingegen optional.

Wie können Beschwerdeanzeigen berichtigt werden?

Beschwerdeanzeigen können mit dem Formular Berichtigung Beschwerdeanzeige unmittelbar nur in Ansehung der Zweigstelle und der Anzahl der Beschwerden berichtigt werden. Das Datum der Beschwerden und die Mitarbeiter, auf Grund dessen Tätigkeit die Beschwerden erhoben wurden, können hingegen lediglich mittelbar im Wege von Berichtigung und Beschwerdeanzeige der jeweiligen Anzahl der Beschwerden berichtigt werden.

Soll die Anzahl der Beschwerden berichtigt werden, wird immer die Anzahl der unzutreffend gemeldeten Beschwerden in der Berichtigung ausgewiesen, nicht die Gesamtzahl der tatsächlich zutreffenden Beschwerden. Man korrigiert nicht das Ergebnis, sondern teilt nur den abzuziehenden Teil mit. Die Datenbank der BaFin stellt sicher, dass die Anzahl der Beschwerden aus der Berichtigungsanzeige von der Gesamtzahl des gemeldeten Bestands abgezogen wird. In der Berichtigungsanzeige dürfen daher auch keine negativen Vorzeichen verwandt werden, andernfalls die Meldung technisch fehlerhaft ist. Die Datenbank der BaFin basiert auf einem additiven Verfahren. Bei weiteren Beschwerdeanzeigen wird die darin ausgewiesene Anzahl der Beschwerden aufaddiert, bei Berichtigungen von Beschwerdeanzeigen wird die darin ausgewiesene Anzahl der Beschwerden von der Gesamtzahl des gemeldeten Bestands subtrahiert.

Soll das Datum der Beschwerden oder der Mitarbeiter, auf Grund dessen Tätigkeit die Beschwerden erhoben wurden, berichtigt werden, sind das Feld „Anzahl“ der Beschwerden mit Null (0) und die zu berichtigenden Felder zu befüllen. Hierbei ist folgende Besonderheit zu beachten:

Soll die Zweigstelle berichtigt werden, weil an ihrer statt die Hauptstelle angegeben werden soll, sind zwecks Entfernung der Angabe weder ein Emptybefehl noch eine Zeichenkette zu verwenden, sondern es sind die Felder „Zweigstelle/Zweigniederlassung/sonstige Organisationseinheit“, „Straße und Hausnummer“, „PLZ“, „Ort“ und „Sitzstaat“ frei zu belassen, das Feld „Datum“ der Beschwerde entsprechend zu befüllen und das Feld „Anzahl“ der Beschwerden mit Null (0) zu befüllen.

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