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Bekanntmachung über die Anforderungen an die Ordnungsmäßigkeit des Depotgeschäfts und der Erfüllung von Wertpapierlieferungsverpflichtungen

Datum: 21.12.1998

Die Kreditinstitute haben die folgenden Anforderungen an die Ordnungsmäßigkeit des Depotgeschäfts und der Erfüllung von Wertpapierlieferungsverpflichtungen einzuhalten.

Auf dieser Seite:

Kreditinstitute, die eine Erlaubnis zum Betreiben des Depotgeschäfts im Sinne von § 1 Abs. 1 Satz 2 Nr. 5 des Gesetzes über das Kreditwesen (KWG) besitzen, haben das Bundesaufsichtsamt für das Kreditwesen und die Hauptverwaltung der zuständigen Landeszentralbank unverzüglich von der erstmaligen Aufnahme des Depotgeschäfts oder dessen Wiederaufnahme nach zwischenzeitlicher Beendigung des Depotgeschäfts und Abschluß der letzten Depotprüfung zu unterrichten. Sparkassen und Kreditgenossenschaften haben die Mitteilung über ihren Verband einzureichen. Zweigniederlassungen im Sinne von § 53b KWG haben entsprechend die Aufnahme der Verwahrung und Verwaltung eines Sondervermögens als Depotbank im Sinne von § 12 des Gesetzes über Kapitalanlagegesellschaften (KAGG) mitzuteilen.

1. Sammelverwahrung

(1) Zu einem Sammelbestand dürfen nur vertretbare Wertpapiere derselben Art vereinigt werden.Bei in Gruppen auslosbaren Wertpapieren ist jede Gruppe als eine Wertpapierart zu behandeln, sobald den einzelnen Gruppen besondere Wertpapier-Kenn-Nummern zugeteilt worden sind. Einzeln auslosbare Wertpapiere sind girosammelverwahrfähig, solange von der Auslosung kein Gebrauch gemacht wird und sichergestellt ist, daß die beabsichtigte Auslosung rechtzeitig bekannt gemacht wird, damit die betreffenden Wertpapiere vor der Verlosung aus der Sammelverwahrung herausgenommen werden können. Vinkulierte Namensaktien dürfen in Girosammelverwahrung genommen werden, soweit eine zügige und ordnungsgemäße Umschreibung im Aktienbuch durch den Verwahrer ermöglicht wird. Dies gilt auch für nicht voll eingezahlte Namensaktien, wobei der Sammelverwahrer nicht als Treuhänder im Aktienbuch eingetragen sein darf. Schuldbuchforderungen, die im Bundesschuldbuch, dem Schuldbuch eines Sondervermögens des Bundes oder in Schuldbüchern der Länder auf den Namen einer Wertpapiersammelbank eingetragen sind, gelten gemäß § 2 der Verordnung über die Behandlung von Anleihen des Deutschen Reiches im Bank- und Börsenverkehr vom 31. Dezember 1940 (Reichsgesetzblatt 1941 I S. 21) als Teil des Sammelbestandes der Wertpapiersammelbank. Auf sie finden die Grundsätze der Sammelverwahrung Anwendung.

(2) Die effektiv eingelieferten oder bereits in Sonderverwahrung befindlichen Kundenwertpapiere dürfen von dem Verwahrer nur aufgrund einer ausdrücklichen und schriftlichen Ermächtigung des Hinterlegers in die Haussammelverwahrung bei sich oder einem Dritten genommen werden. Die Ermächtigung darf weder in Geschäftsbedingungen des Verwahrers enthalten sein noch auf andere Urkunden verweisen.

(3) Die Ermächtigung zur Haussammelverwahrung muß für jedes Verwahrungsgeschäft besonders erteilt werden und sowohl den Nennbetrag bzw. die Stückzahl als auch die Nummern der für die Sammelverwahrung bestimmten Wertpapiere enthalten. Eine Ermächtigung zur Haussammelverwahrung ist auch dann erforderlich, wenn zu den bereits in Haussammelverwahrung befindlichen Wertpapieren Stücke derselben Art hinzugefügt werden sollen.

(4) Wertpapiere, die bei einem Kreditinstitut mit der Bestimmung zur Sammelverwahrung bei einer Wertpapiersammelbank eingeliefert werden, müssen von dem Kreditinstitut sobald als möglich in das Girosammeldepotüberführt werden. Hat sich das Kreditinstitut aufgrund eines Auslieferungsverlangens des Kunden Wertpapiere aus dem Sammelbestand einer Wertpapiersammelbank ausliefern lassen, so sind die ausgelieferten Wertpapiere sobald als möglich an den Kunden weiterzugeben. Eine etwaige längere vorläufige Verwahrung ist nach den Vorschriften über die Sonderverwahrung durchzuführen.

(5) Will der Verwahrer gemäß § 5 Abs. 2 des Depotgesetzes (DepotG) dem Hinterleger - anstatt das eingelieferte Stück in Sammelverwahrung zu geben - einen entsprechenden Sammelbestandanteil übertragen, so muß dies sobald als möglich geschehen. Solange ein solcher Sammelbestandanteil nicht übertragen worden ist, muß das von dem Hinterleger eingelieferte Stück in Sonderverwahrung gehalten werden.

(6) Haussammeldepotbestände sowie Vor- und Nachgirobestände sind im Tresor getrennt voneinander aufzubewahren und als solche zu kennzeichnen.

(7) Ohne ausdrücklichen Auftrag oder Ermächtigung des Depotinhabers ist das Kreditinstitut nicht befugt, über die im Eigentum des Kunden stehenden Wertpapiere zu verfügen. Dies gilt auch für Wertpapiere von Angehörigen oder Verwandten des Inhabers oder des Geschäftsleiters des Kreditinstituts.

2. Sonderverwahrung

(1) Der Verwahrer ist verpflichtet, die Wertpapiere des Hinterlegers gesondert von seinen eigenen Beständen und von denen Dritter in geeigneter Form aufzubewahren.

(2) Nr. 1 Abs. 7 gilt sinngemäß.

(3) Verloste oder gekündigte Wertpapiere sind von den nicht fälligen Wertpapieren derselben Art zu trennen und für jeden Hinterleger gesondert zu verwahren.

(4) Mäntel und Bögen sind grundsätzlich getrennt aufzubewahren. Mit der Verwahrung der Mäntel und Bögen ist je ein Sachbearbeiter zu beauftragen. Die Sachbearbeiter dürfen sich nicht gegenseitig vertreten und auch nicht das Depotbuch führen. Wird ein Wertpapier in der Form einer einzigen Urkunde verwahrt, so ist dieses Wertpapier von zwei Sachbearbeitern unter Doppelverschluß zu nehmen.

3. Drittverwahrung

(1) Die einem Kreditinstitut zur Verwahrung übergebenen Kundenwertpapiere können einem anderen Kreditinstitut zur Sammel- oder Sonderverwahrung anvertraut werden. Zweigstellen eines Kreditinstituts gelten untereinander und in ihrem Verhältnis zur Hauptstelle auch dann als verschiedene Verwahrer, wenn die Zweigstellen und die Hauptstelle an demselben Ort tätig sind und die Kundenwertpapiere unter der Bezeichnung der Zweigstelle oder deren Kennziffer verwahrt werden.

(2) Der Verwahrer darf Ermächtigungen gemäß § 5 DepotG zur Haussammelverwahrung, gemäß § 12 und § 12a DepotG zur Verpfändung und gemäß § 13 DepotG zur Verfügung über das Eigentum nur dann erteilen, wenn er selbst vom Hinterleger die erforderlichen Ermächtigungen erhalten hat.

(3) Werden Wertpapiere von einem Kreditinstitut einem anderen Kreditinstitut zur Verwahrung anvertraut, so sind die Wertpapiere dem Depot B (Fremddepot) zuzuführen. Hat das Kreditinstitut sein Eigentum an den Wertpapieren nach § 4 Abs. 2 DepotG angezeigt, so sind die Wertpapiere in das Depot A (Eigendepot) aufzunehmen.

(4) Abgesehen von einer Sammelverwahrung im Sinne von § 5 Abs. 4 DepotG dürfen im Ausland ansässigen Dritten Kundenwertpapiere nur anvertraut werden, wenn sichergestellt ist, daß der Dritte Pfand-, Zurückbehaltungs- oder ähnliche Rechte an den auf Fremddepots zu verbuchenden Wertpapieren nur wegen solcher Forderungen geltend machen kann, die mit Bezug auf diese Wertpapiere entstanden sind oder für die diese Wertpapiere nach dem einzelnen über sie mit Ermächtigung des Hinterlegers zwischen dem Verwahrer und dem Dritten vorgenommenen Geschäft haften sollen. Ohne Zustimmung des hinterlegenden Instituts dürfen die Wertpapiere einem Dritten nicht anvertraut oder in ein anderes Lagerland verbracht werden. Wird das Recht des Hinterlegers im Ausland durch Pfändungen oder andere Eingriffe beeinträchtigt, so hat der Verwahrer den Hinterleger hierüber unbeschadet etwaiger weiterer Verpflichtungen unverzüglich zu benachrichtigen.

4. Unregelmäßige Verwahrung und Wertpapierdarlehen

Eine Vereinbarung des Inhalts, daß die Wertpapiere oder Sammelbestandanteile sofort in das Eigentum des verwahrenden Kreditinstituts oder eines Dritten übergehen und das Kreditinstitut nur verpflichtet ist, Wertpapiere oder Sammelbestandanteile derselben Art zurückzugewähren, muß vorher ausdrücklich und schriftlich und für jedes einzelne Geschäft getroffen werden, soweit nicht § 16 DepotG davon befreit. Das gleiche gilt, wenn Wertpapiere oder Sammelbestandanteile einem Kreditinstitut als Darlehen gewährt werden. Die Erklärung darf weder auf andere Urkunden verweisen noch mit anderen Erklärungen des Hinterlegers verbunden sein.

5. Verwaltung der Kundenwertpapiere

Zur Verwaltung der Kundenwertpapiere gehört es, auch ohne besonderen Einzelauftrag, folgende Maßnahmen durchzuführen:

  • a. Rechtzeitige Einlösung von Zins-, Gewinnanteil- und Ertragscheinen sowie von fälligen, verlosten und gekündigten Wertpapieren und unverzügliche Gutschrift oder Bereitstellung der Gegenwerte; ferner Erhebung neuer Bögen nach Ablauf der Zins-, Gewinnanteil- und Ertragscheine.
  • b. Überwachung oder Auftrag zur Überwachung beim Drittverwahrer von Verlosungen und Kündigungen von Wertpapieren anhand der Wertpapier-Mitteilungen oder der Bekanntmachungen der Emittenten sowie die unverzügliche Unterrichtung der Hinterleger über die Verlosung oder Kündigung eines Wertpapiers.
  • c. Prüfung der Wertpapiere zumindest bei Einlieferung darauf hin, ob sie von Aufgeboten, Zahlungssperren und dergleichen betroffen sind; ferner laufende Überwachung oder Auftrag zur Überwachung beim Drittverwahrer zur Feststellung, ob Bezugsrechte, Umtauschangebote oder Aufforderungen zu Einzahlungen bestehen und Konvertierungen, Zusammenlegungen, Fusionen, Umstellungen usw. bekanntgegeben werden; rechtzeitige Unterrichtung der Hinterleger über die vorgenannten Feststellungen.

Will der Verwahrer sich nicht verpflichten, eine dieser Maßnahmen durchzuführen, so hat er den Hinterleger bei Abschluß des Depotvertrages darauf hinzuweisen.

6. Verpfändung

(1) Der Verwahrer darf die ihm anvertrauten Wertpapiere oder Sammelbestandanteile nur gemäß den Anforderungen der §§ 12, 12a DepotG verpfänden. Die Kreditzusage muß aus den Kreditunterlagen ersichtlich sein. Eine Inanspruchnahme des Kredits ist nicht erforderlich.

(2) Die verpfändeten Wertpapiere sind bei einer Verpfändung nach § 12 Abs. 2 DepotG dem Pfanddepot C und bei einer Verpfändung nach § 12 Abs. 3 DepotG dem Sonderpfanddepot D zuzuführen. Bei einer Verpfändung nach § 12a DepotG sind die Wertpapiere einem Sonderpfanddepot zuzuführen. Der Verwahrer hat dem Pfandnehmer mitzuteilen, für welches Depot die Wertpapiere oder Sammelbestandanteile bestimmt sind oder in welchem Umfang er zur Verpfändung ermächtigt worden ist. Bei der Verpfändung nach § 12 Abs. 3 DepotG hat der Verwahrer dem Pfandnehmer die Kundennummer des Hinterlegers bekanntzugeben.

(3) Die aufgrund einer Ermächtigung nach § 12 Abs. 4 DepotG unbeschränkt verpfändeten Wertpapiere oder Sammelbestandanteile sind dem Depot A zuzuführen. Der Verwahrer hat dem Pfandnehmer mitzuteilen, für welches Depot die Wertpapiere oder Sammelbestandanteile bestimmt sind und daß er zur unbeschränkten Verpfändung nach § 12 Abs. 4 DepotG ermächtigt ist.

7. Ermächtigung zur Verfügung über das Eigentum

(1) Eine Erklärung gemäß § 13 DepotG muß für jedes einzelne Verwahrungsgeschäft ausdrücklich und schriftlich abgegeben werden.

(2) Eine Ermächtigung des Verwahrers zur Aneignung der Wertpapiere oder Sammelbestandanteile berechtigt zur unbeschränkten Verfügung. Sie schließt die Ermächtigung zur Verpfändung nach § 12 Abs. 2 bis 4 und § 12a DepotG ein. Die Verpfändung ist auch ohne eine Krediteinräumung für den Hinterleger bzw. eine Verbindlichkeit des Hinterlegers aus Börsengeschäften mit dem Verwahrer zulässig. Den Zeitpunkt, an dem der Verwahrer sich die Wertpapiere oder Sammelbestandanteile des Hinterlegers aneignen will, bestimmt er nach eigenem Ermessen.

(3) Endet die Verwahrung der in der Ermächtigung genannten Wertpapiere durch Aneignung oder Übertragung des Eigentums auf einen Dritten oder in anderer Weise, so ist dies auf der Ermächtigungsurkunde zu vermerken. Der Hinterleger ist hiervon zu unterrichten.

Wird für dieselben Wertpapiere oder andere Wertpapiere derselben Art bei demselben Verwahrer ein neues Verwahrungsverhältnis begründet, so bedarf es zur Verfügung über das Eigentum einer neuen ausdrücklichen und schriftlichen Erklärung des Hinterlegers.

Entsprechendes gilt für Sammelbestandanteile.

8. Eigentumsverschaffung aus Kaufgeschäften

(1) Der Kommissionär kann sich dadurch von seiner Verpflichtung, dem Kommittenten Eigentum an bestimmten Stücken zu verschaffen, befreien, daß er ihm das Miteigentum an den zum Sammelbestand einer Wertpapiersammelbank gehörenden Wertpapieren verschafft. Das Miteigentum muß unverzüglich verschafft werden. Durch Verschaffung von Miteigentum an den zum Sammelbestand eines anderen Verwahrers als einer Wertpapiersammelbank gehörenden Wertpapieren (Haussammelbestand) kann er sich nur befreien, wenn der Kommittent im einzelnen Falle ausdrücklich und schriftlich zustimmt. Das Miteigentum wird dem Kommittenten durch die Gutschrift des Sammeldepotanteils im Verwahrungsbuch übertragen und durch die Anzeige der Gutschrift in der Kommissionsabrechnung zur Kenntnis gebracht.

(2) Erwirbt der Kommissionär für einen Kommittenten Anleihen des Bundes oder eines Sondervermögens, die im Bundesschuldbuch, im Schuldbuch eines Sondervermögens oder im Schuldbuch eines Landes auf den Namen einer Wertpapiersammelbank eingetragen sind, so hat er dem Kommittenten unverzüglich einen entsprechenden Anteil an der Schuldbuchforderung einer Wertpapiersammelbank zu verschaffen. Der Kommissionär hat dem Kommittenten die Verschaffung des Anteils unverzüglich mitzuteilen.

(3) Im Falle der Eigentumsverschaffung durch Übersendung eines Stückeverzeichnisses erfolgt diese gemäß § 18 DepotG. Ein Verzicht des Kunden auf die Übersendung des Stückeverzeichnisses ist, soweit es sich nicht um ein Kreditinstitut handelt, unbeachtlich. Gemäß § 19 DepotG kann in bestimmten Fällen die Übersendung des Stückeverzeichnisses ausgesetzt werden.

(4) Führt ein Kreditinstitut Aufträge zum Kauf von Wertpapieren oder Zeichnungsaufträge bei Neuemissionen aus, die noch nicht ausgedruckt sind, so ist dem Kommittenten nach Eingang der Stücke beim Kreditinstitut das Eigentum nach Abs. 3 zu übertragen.

(5) Der Kommissionär hat unverzüglich nach der Erstattung der Ausführungsanzeige bzw. der Abrechnung des Dritten dafür Sorge zu tragen, daß er die Wertpapiere bzw. das Stückeverzeichnis von dem Dritten innerhalb einer angemessenen Frist, die für die Übersendung der Wertpapiere bzw. für die Übersendung des Stückeverzeichnisses bei ordnungsmäßigem Geschäftsgang erforderlich und ausreichend ist, erhält und gegebenenfalls von seinem Recht der Zwangsregelung Gebrauch zu machen.

(6) Die Absätze 1 bis 5 gelten entsprechend für Eigenhändlergeschäfte (§ 31 DepotG).

9. Erfüllung der Lieferungsverpflichtungen aus Verkaufsgeschäften und Weiterleitung von Kundenaufträgen

(1) Will ein Kreditinstitut seiner Lieferverpflichtung aus einem Verkaufsgeschäft durch Übertragung eines Miteigentumsanteils an einem Sammelbestand einer Wertpapiersammelbank nachkommen, so darf es nur auf solche Anteile zurückgreifen, die ihm selbst oder dem Hinterleger, für den es den Verkauf ausführt, gehören. Soll in effektiven Stücken geliefert werden, so darf das Kreditinstitut dem Sammelbestand nur die Wertpapiere bis zur Höhe des Anteils entnehmen, der ihm selbst oder dem Hinterleger, für den es den Verkauf ausführt, zusteht. Anteile und Stücke anderer Eigentümer dürfen auch dann nicht in Anspruch genommen werden, wenn es sich um Anteile oder Stücke von Angehörigen oder Verwandten des Inhabers oder des Geschäftsleiters des Kreditinstituts handelt oder wenn das Kreditinstitut gegen ein anderes Kreditinstitut einen Anspruch auf Lieferung von Wertpapieren der gleichen Art und Menge hat.

(2) Werden Kundenaufträge zur Verwahrung von Wertpapieren von Kreditinstituten lediglich an andere Kreditinstitute weitergeleitet, so ist klarzustellen, daß und für wen das weiterleitende Kreditinstitut tätig wird. Ferner ist darauf hinzuweisen, daß das Depotgeschäft von dem anderen Kreditinstitut abgewickelt wird und dessen Geschäftsbedingungen zugrunde gelegt werden. Das weiterleitende Kreditinstitut hat die Ordnungsmäßigkeit der Unterschrift und die Verfügungsberechtigung des Auftraggebers zu prüfen.

(3) Die Bestimmungen der Absätze 1 und 2 gelten entsprechend für Eigenhändlergeschäfte.

10. Buchführung

(1) Ordnungsmäßigkeits- und Dokumentationsanforderungen

Unabhängig vom technischen Stand des Buchführungssystems sind die Depotbücher nach den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung (GoB) zu führen und ständig auf dem laufenden zu halten. Die Vollständigkeit, Richtigkeit, Aussagefähigkeit und Prüfbarkeit der Depotbuchführung muß jederzeit gewährleistet sein. Bei DV-gestützter Buchführung müssen die Handelsbücher nach den Grundsätzen ordnungsgemäßer DV-gestützter Buchführungssyteme (GoBS) auf Anforderung ausgedruckt bzw. lesbar abgerufen werden können. Während der Dauer der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist muß für jeden Zeitpunkt ein prüfbarer Nachweis bestehen, welche Depots geführt werden bzw. wurden.

(2) Handelsbuch und Verwahrungsbuch

  • a. Nach § 14 DepotG ist jedes Kreditinstitut, das Wertpapiere verwahrt oder nach § 3 Abs. 2 DepotG von einem anderen Verwahrer verwahren läßt, verpflichtet, ein Verwahrungsbuch als Handelsbuch zu führen. Dieses muß angemessene Auswertungsmöglichkeiten, zumindest nach Hinterlegern geordnet, bieten.
  • b. Bei Sonderverwahrung ist die Verwahrungsart auch dann einzutragen, wenn die Stückenummern der Wertpapiere nicht im Verwahrungsbuch, sondern in einem gesondert geführten Verzeichnis ausgewiesen werden.
  • c. In dem Verwahrungsbuch ist ferner jede Ermächtigung zur Tauschverwahrung, zur Verfügung über das Eigentum und zur Verpfändung anzugeben, ohne Rücksicht darauf, ob der Verwahrer von einer derartigen Ermächtigung Gebrauch gemacht hat. Es muß erkennbar sein, auf welche Wertpapiere sich die Ermächtigung bezieht und in welchem Umfang von ihr Gebrauch gemacht worden ist. Bei der Ermächtigung zur Verpfändung ist auch die Art der Ermächtigung anzugeben.
  • d. Verloste oder gekündigte Wertpapiere sind im Verwahrungsbuch als solche zu kennzeichnen oder getrennt von den nicht fälligen Wertpapieren auszuweisen. Das gilt auch für Mängelstücke.
  • e. Der Ort der Niederlassung des Dritten und dessen Name müssen sich aus dem Verwahrungsbuch oder aus sonstigen Verzeichnissen ergeben.
  • f. Verfügungsbeschränkungen (z.B. nach dem Gesetz über die Beaufsichtigung der Versicherungsunternehmen, nach dem Vermögensbildungsgesetz, aufgrund einer vertraglichen Pfandabrede oder nach devisenrechtlichen Vorschriften) sind im Verwahrungsbuch einzutragen.

(3) Internes Kontrollsystem

(a) Allgemeines

Die von dem Kreditinstitut gemäß § 25a Abs. 1 KWG getroffenen organisatorischen Maßnahmen sind in einer Arbeitsanweisung/in Arbeitsanweisungen über die Depotbuchführung niederzulegen, die dem Depotprüfer vorzulegen ist/sind. In arbeitsordnenden Unterlagen müssen auch der Buchungsablauf, die Führung des Verwahrungsbuches sowie die vom Kreditinstitut festgelegten manuellen Kontrollen, insbesondere auch die Maßnahmen zur personellen Funktionstrennung dokumentiert werden. Die in den DV-Verfahren enthaltenen maschinellen und organisatorischen Kontrollen sind in der Verfahrensdokumentation darzustellen. Inwieweit diese auch in den zuvor genannten Unterlagen darzustellen sind, hängt von den jeweiligen Zielen dieser Maßnahmen ab. Unberührt bleibt aber die Befugnis der internen und externen Revision, Auskunft über diese Maßnahmen zu verlangen, um deren Angemessenheit und Wirksamkeit zu untersuchen. Das interne Kontrollsystem ist regelmäßig auf seine Zuverlässigkeit und Schlüssigkeit zu überwachen (Risikoanalyse) und gegebenenfalls den aktuellen Anforderungen anzupassen. Sowohl die manuell durchgeführten Kontrollen als auch die Ergebnisse maschineller Kontrollen/Abstimmungen sind zu dokumentieren und wie Handelsbücher aufzubewahren.

Die Durchführung der Bearbeitungsfunktion und der Kontrollfunktion (Funktionstrennung) ist jeweils so zu dokumentieren, daß die Verantwortlichkeiten nachvollzogen werden können. Abweichungen von diesen Grundsätzen sind nur zulässig, wenn andere wirksame Kontrollen bestehen.

(b) Besonders kontrollbedürftige Sachverhalte

  • Kontrollbedürftige Sachverhalte sind insbesondere
  • Buchungen auf CpD- und Zwischenkonten,
  • entstehende Soll-Bestände,
  • von den Stammdaten abweichende Kontonummern für Ertrags- oder Gegenwertbuchung,
  • Ausschaltung von Sperren,
  • Lagerstellenabstimmung,
  • Funktionstrennung (Zugriffsberechtigung).

(4) Bezeichnung der Depots

Im Interesse einer einheitlichen Handhabung der Depots im Verkehr zwischen Kreditinstituten untereinander sind folgende Bezeichnungen für die verschiedenen Depots, die nach dem Depotgesetz geführt werden müssen, zu verwenden:

  • a. Eigendepot: Depot A:

    Das Depot A dient der Aufnahme der eigenen Wertpapiere des hinterlegenden Kreditinstituts sowie derjenigen Wertpapiere seiner Kunden, die für alle Forderungen des Drittverwahrers gegen ihn unbeschränkt als Pfand haften (§ 12 Abs. 4 und § 13 DepotG) und der Wertpapiere, die nach §§ 19 bis 21 DepotG im Eigentum des Zwischenverwahrers stehen.
  • b. Fremddepot: Depot B:

    In dieses Depot gelangen sämtliche Wertpapiere, die von einem Kreditinstitut eingeliefert werden oder die für dieses angeschafft und unbelastet für den Kunden des Zwischenverwahrers beim Drittverwahrer aufbewahrt werden.
  • c. Pfanddepot: Depot C:

    Diesem Depot sind diejenigen Wertpapiere beizufügen, die der Zwischenverwahrer entsprechend einer Ermächtigung zur Verpfändung nach § 12 Abs. 2 DepotG dem Drittverwahrer verpfändet hat.
  • d. Sonderpfanddepot: Depot D:

    Der Drittverwahrer hat in diesem Depot die Wertpapiere zu verwahren, die ihm von einem Zwischenverwahrer nach § 12 Abs. 3 DepotG unter Angabe der betreffenden Kundennummer verpfändet worden sind. Für jeden einzelnen dieser Kunden ist ein besonderes Depot D zu führen.

(5) Führung von Nummernverzeichnissen

Aus dem Nummernverzeichnis muß ohne Zuhilfenahme anderer Unterlagen das für den einzelnen Hinterleger verwahrte Wertpapier ersichtlich sein. Für die Anlage eines neben dem Depotbuch geführten Nummernverzeichnisses genügt es, wenn die Durchschriften, Kopien usw. der den Hinterlegern übersandten Nummernaufgaben systematisch entweder nach dem Namen der Hinterleger, nach der Depotnummer oder in sachlicher Ordnung nach der Wertpapierart zusammengefaßt werden. Bei elektronisch geführten Nummernverzeichnissen muß der Stand der Stückenummern jederzeit innerhalb angemessener Frist elektronisch ausgedruckt bzw. lesbar abgerufen werden können.

(6) Verbuchung von Lieferansprüchen

Werden Wertpapiere nach § 15 DepotG in Verwahrung gegeben, so ist die Verpflichtung zur Lieferung von Wertpapieren derselben Art auf einem unter der Bezeichnung "Wertpapierrechnung nach § 15 DepotG" einzurichtenden Konto zu verbuchen. Soweit es sich nicht aus den Geschäftsunterlagen ergibt, gegenüber welchen Kunden und in welchem Umfang Lieferungsverpflichtungen aus unregelmäßiger Verwahrung bzw. Wertpapier-Darlehen bestehen, ist dieser Sachverhalt im Depot zu vermerken. Hat sich der Verwahrer die ihm anvertrauten Wertpapiere aufgrund einer Ermächtigung nach § 13 Abs. 1 DepotG angeeignet oder das Eigentum an ihnen auf einen Dritten übertragen, so muß er die Wertpapiere als in Wertpapierrechnung befindlich kennzeichnen. Führt ein Kreditinstitut Aufträge zum Kauf von Wertpapieren oder Zeichnungsaufträge bei Neuemissionen aus, die noch nicht ausgedruckt sind, so sind die Lieferungsansprüche für die einzelnen Kommittenten mit dem Zusatz "per Erscheinen" oder mit einem anderen kennzeichnenden Zusatz zu verbuchen. Bei Übertragung ist sicherzustellen, daß die mit "Jungschein" gekennzeichneten Lieferansprüche bei der Weitergabe diese Information enthalten.

(7) Führung von Pfanddepots

  • a. Geldkonten

    Sind Wertpapiere nach § 12 Abs. 2, Abs. 3 oder § 12a DepotG verpfändet, so sind neben den Pfanddepots entsprechende Geldkonten zu führen, aus denen sich die Höhe des von dem Verwahrer in Anspruch genommenen Rückkredits bzw. der Verbindlichkeit des Verwahrers aus Geschäften gegenüber einer Börse ergeben muß. Auf diesen Konten sind neben den Schuldzinsen und Kontospesen die Kapitalerlöse zu verbuchen, während Erträge aus Wertpapieren, die auf den Pfanddepots verbucht sind, der laufenden Rechnung gutzuschreiben sind.
  • b. Aktenführung

    Der Zwischenverwahrer hat Akten zu führen, aus denen die Höhe des für jeden einzelnen Hinterleger eingeräumten Kredits bzw. dessen in § 12a DepotG genannte Verbindlichkeit und der Wert der verpfändeten Wertpapiere ersichtlich sein müssen.

11. Depotabstimmung

(1) Die Depots sind mindestens einmal jährlich mit den Depotkunden durch Übersendung von Depotauszügen abzustimmen. Depotauszüge, die nicht versandt werden konnten bzw. deren Versendung im Interesse der Depotinhaber unterlassen worden ist, können, sofern der Depotbestand unverändert geblieben ist, bei der folgenden Depotabstimmung durch einen entsprechenden Vermerk als für diesen Abstimmungstag ebenfalls gültig ergänzt werden. Die Ausfertigung neuer Depotauszüge ist in diesem Falle nicht erforderlich.

(2) Aus den Depotauszügen muß der Bestand des Depots zum Abstimmungstag einwandfrei zu entnehmen sein. In den Depotauszügen sind die dem Kreditinstitut anvertrauten Wertpapiere einzeln mit ihrem Nennbetrag oder der Stückzahl, der genauen Bezeichnung der Wertpapierart einschließlich der Angabe ihrer Merkmale (Serie, Gruppe, Reihe usw.) und der Verwahrungsart aufzuführen. Bei der Sammelverwahrung ist nach Haussammeldepot und Girosammeldepot zu unterscheiden. Aus der Angabe der Verwahrungsart im Depotauszug muß für den Hinterleger eindeutig erkennbar sein, in welcher Weise er Eigentum an den Wertpapieren besitzt. Schuldrechtliche Ansprüche auf Lieferung von Wertpapieren, die im Verwahrungsbuch des Kreditinstituts verbucht sind, müssen in den Depotauszügen aufgeführt und als solche gekennzeichnet werden. Aus den Depotauszügen müssen alle wesentlichen Einzelheiten über die Art der Stücke, wie z.B. nur Mäntel, nur Bögen, Namensaktien mit prozentualer Einzahlung und plus bzw. minus Zession, verloste Stücke usw. ersichtlich sein. Unterliegen die Wertpapiere besonderen Sperren, z.B. nach devisenrechtlichen oder anderen Vorschriften, so muß dies aus den Depotauszügen ersichtlich sein. In den Depotauszügen des Drittverwahrers ist ferner anzugeben, ob die Wertpapiere im Eigendepot A, im Pfanddepot C oder in einem mit der betreffenden Kundennummer näher zu bezeichnenden Sonderpfanddepot ruhen. Sind die Wertpapiere inländischen Kreditinstituten zur Drittverwahrung anvertraut, so ist die Angabe des Lagerortes nur dann erforderlich, wenn die Wertpapiere auf Weisung des Hinterlegers einem bestimmten dritten Kreditinstitut übergeben worden sind. Im Ausland angeschaffte und dort verwahrte Wertpapiere sind in den Depotauszügen wie in den Verwahrungsbüchern als Posten der Wertpapierrechnung unter Angabe des Lagerlandes auszuweisen.

(3) Die Erstellung und der Versand der Depotauszüge muß durch die Innenrevision oder andere neutrale Mitarbeiter überwacht werden. Der Versand der Depotauszüge ist prüfbar nachzuweisen. Es muß sichergestellt sein, daß die Durchschriften der beim Kreditinstitut verbleibenden Depotauszüge nur den mit der Kontrolle und dem Versand bzw. der Aushändigung der Depotauszüge beauftragten Personen zugänglich sind. Nicht zustellbare Depotauszüge und Depotauszüge, die im Interesse des Depotinhabers wegen des damit verbundenen Risikos tunlichst nicht zu versenden sind, müssen unter besonderem Verschluß gehalten werden. Schriftliche Reklamationen der Depotinhaber und als unzustellbar zurückkommende Depotauszüge müssen den für ihre Kontrolle und Aufbewahrung verantwortlichen Mitarbeitern unmittelbar nach Eingang übergeben werden. Die zur Benachrichtigung der Depotinhaber bestimmten Vordrucke müssen einen Hinweis enthalten, an wen (neutrale Kontrollstelle) schriftliche Reklamationen zu richten sind.

(4) Bei der Depotabstimmung kann auf ein Depotanerkenntnis unter den folgenden Voraussetzungen verzichtet werden:

Die Verwahrung und Verwaltung der Wertpapiere, die Depotbuchhaltung und die Abwicklung von Aufträgen zum Kauf und Verkauf von Wertpapieren müssen funktionell getrennt sein. Es muß ferner sichergestellt sein, daß die den Anforderungen dieser Bekanntmachung unterliegenden Geschäfte unbeschadet der sich aus dem Arbeitsablauf ergebenden Kontrollen internen Prüfungen durch Personen unterzogen werden, die nicht für die betreffenden Geschäfte verantwortlich sind. Aus den Unterlagen müssen Art und Umfang der Revisionshandlungen ersichtlich sein. Die Depotauszüge sind durch die Innenrevision oder andere Mitarbeiter, die nicht für das Wertpapiergeschäft verantwortlich sind, anhand der Depots auf ihre Richtigkeit und Vollständigkeit hin zu prüfen. Werden die Depotauszüge mittels computergestützter Verfahren erstellt, so muß durch Kontrollmaßnahmen gewährleistet sein, daß für sämtliche Depots Depotauszüge ausgefertigt werden und daß in ihnen die Depotbestände richtig und vollständig angegeben sind. Die Depotauszüge sind von Mitarbeitern, die nicht für das Wertpapiergeschäft verantwortlich sind, grundsätzlich durch die Post versenden zu lassen. Werden in Ausnahmefällen Depotauszüge dem Hinterleger oder dessen zum Empfang Bevollmächtigten in anderer Weise übermittelt, so muß die ordnungsgemäße Zustellung durch besonders strenge Maßnahmen (z.B. Übergabe gegen Quittung) gewährleistet sein. Mitarbeiter des Kreditinstitutes dürfen nicht Postzustellungsbevollmächtigte für von dem Kreditinstitut verwaltete Kundendepots sein.

Liegen die vorgenannten Voraussetzungen nicht vor, sind von den Hinterlegern Depotanerkenntnisse einzufordern. Von der für die Versandüberwachung zuständigen Stelle ist anhand der Unterschriftenproben zu prüfen, ob die Anerkenntnisse von den hierzu berechtigten Personen abgegeben worden sind. Fehlende Depotanerkenntnisse sind zumindest einmal schriftlich anzumahnen.

12. Mitteilungspflicht nach § 128 des Aktiengesetzes (AktG)

(1) Die Mitteilungen einer Gesellschaft sind den Depotkunden eines Kreditinstituts, für die es Aktien dieser Gesellschaft verwahrt, unverzüglich zuzuleiten, wenn sie dem Kreditinstitut aufgrund von § 125 Abs. 1 AktG übersandt worden sind. Die Pflicht zur Weitergabe besteht unabhängig davon, ob die Mitteilungen dem Kreditinstitut unmittelbar durch die Gesellschaft oder durch ein anderes Kreditinstitut übersandt worden sind. Gehen die Mitteilungen dem Kreditinstitut erst nach Ablauf der in § 125 Abs. 1 AktG vorgeschriebenen Frist von zwölf Tagen zu, so sind sie den Depotkunden zuzuleiten, wenn dies im Hinblick auf ihre rechtzeitige Unterrichtung mit Rücksicht auf den bevorstehenden Termin der Hauptversammlung noch sinnvoll erscheint.

(2) Die Kreditinstitute müssen dafür Sorge tragen, daß sie die Mitteilungen von der Gesellschaft erhalten, und zwar auch für die Kreditinstitute, deren Depotkunden sie aufgrund übertragener Vollmachten gemäß § 135 Abs. 3 AktG vertreten haben bzw. künftig vertreten werden. Dies gilt auch für den Fall, daß das bevollmächtigte und das Stimmrecht ausübende Kreditinstitut nicht durch Drittverwahrung verbunden sind.

(3) Beabsichtigt das Kreditinstitut, das Stimmrecht für seine Depotkunden in der Hauptversammlung auszuüben oder ausüben zu lassen, so hat es sämtliche Depotkunden, für die Aktien der Gesellschaft verwahrt werden, zusätzlich zu den Mitteilungen nach § 125 Abs. 1 AktG eigene Vorschläge für die Ausübung des Stimmrechts zu den einzelnen Punkten der Tagesordnung mitzuteilen. Das Kreditinstitut hat die Aktionäre ferner um die Erteilung von Weisungen für die Ausübung des Stimmrechts zu bitten und ein Formblatt beizufügen, durch dessen Ausfüllung die Aktionäre Weisungen für die Ausübung des Stimmrechts zu den einzelnen Gegenständen der Tagesordnung erteilen können. Bei der Einholung von Weisungen ist der Aktionär darauf hinzuweisen, daß seinen Weisungen nur dann entsprochen werden kann, wenn sie dem Kreditinstitut bis zu einem bestimmten Termin zugehen, andernfalls das Stimmrecht gemäß den übermittelten Vorschlägen ausgeübt werde. Gehört ein Vorstandsmitglied oder ein Mitarbeiter des Kreditinstituts dem Aufsichtsrat der Gesellschaft oder ein Vorstandsmitglied oder ein Mitarbeiter der Gesellschaft dem Aufsichtsrat des Kreditinstituts an, so hat das Kreditinstitut auch dies mitzuteilen. Die Kreditinstitute haben über die personelle Verflechtung mit den Gesellschaften eine Liste zu führen, die den Depotprüfern vorzulegen ist. Bezüglich der Weiterleitung der Mitteilungen ist Abs. 1 Satz 3 sinngemäß anzuwenden.

(4) Bei der Ausarbeitung von Vorschlägen gemäß § 128 Abs. 2 AktG hat sich das Kreditinstitut von den Interessen der Aktionäre leiten zu lassen und organisatorische Vorkehrungen dafür zu treffen, daß Eigeninteressen aus anderen Geschäftsbereichen nicht einfließen. Es hat alle für eine sachgerechte Beurteilung und Meinungsbildung erforderlichen Unterlagen, insbesondere den Geschäftsbericht, heranzuziehen und die Erwägungen, die zu den den Aktionären unterbreiteten Vorschlägen geführt haben, aktenkundig zu machen. Hat ein Aktionär nach der Einberufung der Hauptversammlung dem Kreditinstitut zu sämtlichen Punkten der Tagesordnung bereits eindeutige Weisungen für die Ausübung des Stimmrechts erteilt, so ist das Kreditinstitut nicht verpflichtet, Vorschläge zu unterbreiten und um Weisungen zu bitten. Sind dem Kreditinstitut lediglich zu einzelnen Gegenständen der Tagesordnung Weisungen vom Aktionär zugegangen, so muß es für die weiteren Tagesordnungspunkte Vorschläge unterbreiten und hierzu Weisungen erbitten, wenn es im übrigen beabsichtigt, in der Hauptversammlung das Stimmrecht für Aktionäre auszuüben oder ausüben zu lassen.

(5) Die Kreditinstitute haben die ihnen nach § 125 Abs. 1 AktG zugegangenen Mitteilungen auf ihre Vollständigkeit zu überprüfen. Zur Kontrolle der Einhaltung ihrer sich aus § 128 AktG ergebenden Pflichten haben die Kreditinstitute je ein Exemplar von allen Mitteilungen nach § 125 Abs. 1 AktG und Vorschlägen oder sonstigen den Aktionären nach § 128 Abs. 2 AktG zu übersendenden Unterlagen zu den Geschäftsakten zu nehmen sowie prüfbare Nachweise zu führen, aus denen folgendes ersichtlich sein muß:

  • a. Name oder Depotnummer der Aktionäre der betreffenden Gesellschaft unter Angabe der für sie jeweils verwahrten Bestände,
  • b. Daten über den Eingang der Mitteilungen nach § 125 Abs. 1 AktG und über die fristgerechte Weiterleitung der Mitteilungen bzw. der Vorschläge und der sonstigen Unterlagen nach § 128 Abs. 2 AktG an die Aktionäre.

Die Nachweise sind laufend bis zu dem Tage, an dem im Einzelfalle eine Unterrichtung des betreffenden Aktionärs noch sinnvoll erscheint, zu ergänzen.

(6) Ein Mitglied der Geschäftsleitung hat die Einhaltung der in den Abs. 1 bis 5 genannten Pflichten zu überwachen.

13. Ausübung des Stimmrechts

(1) Das Stimmrecht für Inhaberaktien, die dem Kreditinstitut nicht gehören, darf ein Kreditinstitut nur ausüben oder ausüben lassen, wenn es von dem Aktionär hierzu schriftlich bevollmächtigt worden ist. Bei einer Eigenbeteiligung des Kreditinstituts von mehr als 5 % hat es das Verbot der Stimmrechtsausübung nach § 135 Abs. 1 Satz 3 AktG zu beachten. In der eigenen Hauptversammlung darf das bevollmächtigte Kreditinstitut das Stimmrecht aufgrund der Vollmacht nur ausüben, soweit der Aktionär eine ausdrückliche Weisung zu den einzelnen Gegenständen der Tagesordnung erteilt hat. Mit der Stimmrechtsvertretung darf nur ein bestimmtes Kreditinstitut bevollmächtigt werden. Die Vollmacht kann von dem Aktionär für die Vertretung in einer bestimmten Hauptversammlung oder spätestens vom Tage ihrer Ausstellung generell für längstens fünfzehn Monate erteilt werden. Sie ist jederzeit widerruflich. Die Vollmachtsurkunde muß vollständig ausgefüllt sein und soll das Datum ihrer Ausstellung enthalten. Aus ihr muß sich ergeben, welchem Kreditinstitut die Vollmacht erteilt wird. Die Vollmacht darf keine anderen als die gesetzlich zulässigen Erklärungen enthalten. Die Vollmachten sind zu den Depotakten oder zu den für die betreffenden Hauptversammlungen geführten Akten zu nehmen, soweit sie nicht in der Hauptversammlung zu übergeben sind.

(2) Eine Unterbevollmächtigung bzw. eine Übertragung der Vollmacht muß aus den Depotakten des vom Aktionär bevollmächtigten Kreditinstituts ersichtlich sein.

(3) Übt das Kreditinstitut das Stimmrecht unter Benennung des Aktionärs in dessen Namen aus, so ist die Vollmachtsurkunde der Gesellschaft zu übergeben. In diesem Falle ist es erforderlich, für jede Hauptversammlung eine neue Vollmacht vom Aktionär einzuholen. Übt es das Stimmrecht, sofern es die Vollmacht bestimmt, im Namen dessen, den es angeht, aus, so genügt zum Nachweis seiner Stimmberechtigung gegenüber der Gesellschaft die Erfüllung der in der Satzung für die Ausübung des Stimmrechts vorgesehenen Erfordernisse; enthält die Satzung hierüber keine Bestimmungen, genügt die Vorlegung der Aktien oder eine Bescheinigung über die Hinterlegung der Aktien bei einem Notar oder einer Wertpapiersammelbank.

(4) Das Stimmrecht für Namensaktien eines Depotinhabers, die auf den Namen des Kreditinstituts im Aktienbuch der Gesellschaft eingetragen sind, kann nur aufgrund einer schriftlichen Ermächtigung des Depotinhabers ausgeübt werden. Sind die Aktien im Aktienbuch auf den Namen des Depotinhabers eingetragen, so bedarf es zur Ausübung des Stimmrechts einer schriftlichen Vollmacht des Depotinhabers, die unter Bekanntgabe seines Namens der Gesellschaft zu übergeben ist.

(5) Die Kreditinstitute sind im Rahmen des § 135 AktG verpflichtet, das Stimmrecht für sämtliche in Verwahrung befindlichen Aktien des Vollmachtgebers und den ihnen erteilten Weisungen bzw. bei fehlenden Weisungen den eigenen Vorschlägen entsprechend auszuüben, es sei denn, daß das Kreditinstitut den Umständen nach annehmen darf, daß der Aktionär bei Kenntnis der Sachlage die von den eigenen Vorschlägen abweichende Ausübung des Stimmrechts billigen würde. Wird Personen, die nicht Angestellte des bevollmächtigten Kreditinstituts sind, Vollmacht übertragen oder Untervollmacht erteilt, so müssen diese schriftlich unterrichtet werden, in welcher Weise das Stimmrecht auszuüben ist. Weicht das an der Hauptversammlung teilnehmende Kreditinstitut von den dem Aktionär unterbreiteten Vorschlägen ab, weil es annehmen darf, daß der Aktionär bei Kenntnis der Sachlage die abweichende Ausübung des Stimmrechts billigen würde, oder weicht das Kreditinstitut von ihm erteilten Weisungen ab, so ist dem Aktionär hiervon unter Angabe der Gründe Kenntnis zu geben.

(6) Es sind Vorkehrungen dafür zu treffen, daß das Stimmrecht für den bisherigen Aktionär nicht ausgeübt wird, falls er seine Aktien bis zur Hauptversammlung veräußert hat.

(7) Das Vorliegen von 15-Monats-Vollmachten und ihre Gültigkeitsdauer sind zu dokumentieren. Die Kreditinstitute haben die Dauer der Vollmacht zu überwachen.

(8) Die Kreditinstitute haben durch organisatorische Maßnahmen sicherzustellen, daß sämtliche von den Aktionären für die Ausübung des Stimmrechts eingehenden Weisungen zu den einzelnen Gegenständen der Tagesordnung bei der Stimmrechtsausübung beachtet werden. Nach Ablauf des von den Kreditinstituten festgelegten Termins, bis zu dem eingehenden Weisungen entsprochen werden kann, ist anhand einer Übersicht zusammenzustellen, mit welchen Nennbeträgen oder - wenn die Satzung dies vorschreibt - mit welcher Stückzahl der zu vertretenden Aktien das Stimmrecht im Sinne der Vorschläge der Verwaltung, im Sinne der Gegenanträge bzw. Wahlvorschläge der Opponenten oder sonstigen Weisungen gemäß auszuüben und zu welchen Punkten der Tagesordnung gegen die Verwaltungsvorschläge zu stimmen oder Stimmenthaltung zu üben ist. Die Zusammenstellung ist auf ihre Richtigkeit und Vollständigkeit zu kontrollieren und abzuzeichnen. Die Kreditinstitute haben schriftlich festzuhalten, daß das Stimmrecht für sämtliche in Verwahrung befindlichen Aktien der Vollmachtgeber ausgeübt und den Pflichten bei der Ausübung des Stimmrechts entsprochen worden ist. Sofern unter besonderen Umständen bei der Ausübung des Stimmrechts von der Weisung des Aktionärs oder, wenn dieser keine Weisung erteilt hat, von den eigenen Vorschlägen abgewichen worden ist, ist dies ausdrücklich unter Angabe der Gründe, die hierfür maßgebend waren, zu erwähnen. Die Durchschläge der Mitteilungen nach § 135 Abs. 8 AktG sind mit einem Versendungsvermerk zu versehen und geordnet abzulegen.

(9) Ein Mitglied der Geschäftsleitung hat zu überwachen, ob die Ausübung des Stimmrechts und deren Dokumentation ordnungsgemäß sind.

14. Zweigstellen im Ausland

Im Ausland tätige Zweigstellen inländischer Kreditinstitute sind verpflichtet, das Wertpapiereigentum oder eigentumsähnliche Rechtspositionen der Kunden unter Abgrenzung von eigenen Rechten, insbesondere für den Fall der Insolvenz, zu wahren; Verfügungen über Kundenrechte dürfen nur mit Zustimmung der Rechtsinhaber erfolgen. Sie haben in diesem Geschäftsbereich über eine ordnungsgemäße Verwaltung und Buchhaltung und über angemessene interne Kontrollverfahren zu verfügen.

15. Behandlung von Kundenbeschwerden

Die Kreditinstitute haben nachprüfbare organisatorische Vorkehrungen für die Bearbeitung von Kundenbeschwerden zu treffen.

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