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Thema Investmentfonds Merkblatt zu den Meldepflichten von AIF-Verwaltungsgesellschaften

Geschäftszeichen WA 41-Wp 2137-2013/0035Datum: 16.07.2014, geändert am 05.03.2015

Die Meldepflichten für AIF-Verwaltungsgesellschaften umfassen sowohl Meldungen auf Gesellschaftsebene als auch Meldungen auf Ebene der Investmentvermögen. In diesem Merkblatt wird der Ablauf des Meldeverfahrens von AIF-Verwaltungsgesellschaften nach §§ 35, 44 KAGB erläutert. Insbesondere werden hierdurch das Format, der Meldeweg und der Beginn der Übermittlung der Meldungen spezifiziert. Inhaltliche Fragen werden nicht thematisiert.

Auf dieser Seite:

I) Anwendungsbereich und rechtliche Grundlagen

1. Die Meldeverpflichtung trifft nach § 35 KAGB alle Verwaltungsgesellschaften

  • mit Sitz in Deutschland, die AIF im Inland verwalten oder zu verwalten beabsichtigen,
  • mit Sitz in Deutschland, die AIF in einem Staat der EU oder des EWR verwalten oder zu verwalten beabsichtigen,
  • mit Sitz in Deutschland, die einen AIF, auch soweit dieser seinen Sitz nicht innerhalb der EU oder dem EWR hat, innerhalb der EU oder des EWR vertreiben, sowie
  • ausländische AIF-Verwaltungsgesellschaften nach Maßgabe des § 35 Abs. 6.

Für AIF-Verwaltungsgesellschaften, die an Stelle einer Erlaubnis zum Geschäftsbetrieb lediglich über eine Registrierung verfügen, folgt die Meldepflicht aus § 44 Abs. 1 Nr. 4 und Abs. 7 KAGB.

2. Die Kriterien zur Konkretisierung der Meldepflichten ergeben sich aus Art. 2 bis 5 und 110 sowie Anhang 4 der Delegierten Verordnung (EU) Nr. 231/2013 in Verbindung mit Art. 3(3)(d) und 24(1), (2) und (4) der AIFMD.

3. Um einen europaweit harmonisierten Meldeablauf zu gewährleisten, hat die Europäische Wertpapier- und Marktaufsichtsbehörde (ESMA) zudem zahlreiche weitere Standards bezüglich des Ablaufs, des Inhalts und der Form der Meldungen veröffentlicht. Hinzuweisen ist insbesondere auf die von ESMA erstellten Leitlinien zum AIFMD-Berichtswesen (Leitlinien zu den Berichtspflichten gemäß Artikeln 3(3)(d) und 24(1), (2) und (4) AIFMD, Ref. ESMA/2014/869DE). ESMA hat zu diesem Dokument auch einen Frage- und Antwortkatalog erstellt (Ref. ESMA/2015/11). Die von ESMA zum Themenkomplex AIFMD-Reporting veröffentlichten Dokumente sind in der jeweils gültigen Fassung bei der Abgabe der Meldungen zu Grunde zu legen, soweit in diesem Merkblatt nichts anderes festgelegt wird. Eine Übersicht der publizierten Dokumente kann auf der Website von ESMA abgerufen werden. (Zugang zu den Dateien jeweils über Spalte „More Info“ / Link „See More“ => Link „View“). Beispieldateien und Erläuterungen zu den Datenfeldern finden sich hier und als Anlage zu diesem Merkblatt auf unserer Homepage.

WICHTIG: Achten Sie bei der Konsultation von ESMA-Papieren bitte darauf, dass sich die Erläuterungen auf die korrekte Version der XSD (1.2) und nicht auf eine abweichende Version beziehen, da andernfalls Ihre Meldung nicht korrekt verarbeitet werden wird.

4. Falls eine AIF-Kapitalverwaltungsgesellschaft neben der Verwaltung von AIF zusätzlich geschlossene und vor dem 21.07.13 ausinvestierte Altfonds, die die Voraussetzungen des § 353 Absatz 1 KAGB erfüllen, verwaltet, bestehen für diese Altfonds keine Meldepflichten. Dementsprechend ist für diese Altfonds keine AIF-Meldung abzugeben. Zudem müssen die Anlagen des Altfonds nicht in der AIFM-Meldung berücksichtigt werden.

5. Mehrere Marktteilnehmer haben sich mit der Frage an die BaFin gewendet, ob im Falle einer fremdverwalteten Gesellschaft diese Gesellschaft oder die externe Verwaltungsgesellschaft als AIFM zu betrachten ist. Wir gehen derzeit davon aus, dass entsprechend Artikel 5 (1) (a) der AIFMD die externe Verwaltungsgesellschaft als AIFM zu betrachten ist. Dementsprechend ist im Feld National Code AIFM die BaFinID der externen Verwaltungsgesellschaft und nicht die BaFinID der fremdverwalteten Gesellschaft einzutragen. Die endgültige Klärung der Frage durch ESMA steht jedoch noch aus.

6. Die in der ESMA-Opinion vorgestellten zusätzlichen Meldungen (Ref. ESMA 2013/1340) werden zunächst nicht angefordert. Die BaFin behält sich vor, diese Meldungen zu einem späteren Zeitpunkt anzufordern.

II) Technische Grundlagen, Meldeweg, MVP-Plattform

7. Die Daten können ausschließlich im XML-Format entsprechend der von ESMA publizierten Spezifikation an die Bundesanstalt gemeldet werden. Die aktuellen Versionen der XSD-Dokumente (V1.2.) sind auf der ESMA-Homepage veröffentlicht und stehen Ihnen als Anlage zu diesem Merkblatt auf der BaFin-Homepage zur Verfügung. Diese Version ist für die Meldungen zu verwenden. Die Meldung umfasst hierbei eine XML-Datei für die AIFM-Meldungen sowie eine XML-Datei, in der sämtliche AIF-Meldungen zusammengefasst werden. Die Übermittlung einer einzelnen XML-Datei für jeden AIF ist nicht zulässig. Um das Ausfüllen der verschiedenen Datenfelder zu erleichtern, hat ESMA eine technische Anleitung veröffentlicht (Ref. ESMA 2013/1361). Achten Sie bei der Konsultation von ESMA-Papieren bitte darauf, dass sich diese auf die korrekte XSD-Version (1.2) und nicht auf eine abweichende Fassung beziehen.

Um insbesondere kleineren KVG’en die Einarbeitung zu erleichtern stellen wir Ihnen als Anlage zu diesem Merkblatt je ein Beispiel für eine AIF- und eine AIFM-Meldung zur Verfügung. Sowohl bei XSD- als auch bei XML-Dateien handelt es sich um Textdateien, die Sie am einfachsten mit dem Internetexplorer betrachten und mit jedem Texteditor ändern können (Rechtsklick -> Öffnen mit).

8. Die XML-Dateien müssen in elektronischer Form über das Melde- und Veröffentlichungssystem der BaFin (MVP-Portal) übermittelt werden. Ein anderer Übertragungsweg ist nicht zulässig. Insbesondere ist weder eine Übermittlung der Dateien per Email noch ein Eintragen der Daten in eine Online-Maske möglich. Die technischen Spezifikationen werden über die Informationsseiten des MVP-Portals zur Verfügung gestellt.

9. Als Meldedateien sind ausschließlich Dateien erlaubt, die mit GZIP komprimiert worden sind. Die XML-Datei der AIFM-Meldung ist hierbei separat von der XML-Datei der AIF-Meldung zu komprimieren. Für die GZIP-Datei der AIFM-Meldung gilt die Dateinamenskonvention „AIFM_<beliebiger Dateiname>.gz“. Für die GZIP-Datei der AIF-Meldung gilt die Dateinamenskonvention „AIF_<beliebiger Dateiname>.gz“. Für die XML-Dateien wird keine Namenskonvention vorgegeben. Bitte beachten Sie jedoch, dass die Dateinamen ausschließlich die Zeichen 0-9, A-Z, a-z, ., _ und - enthalten dürfen. Zudem ist die maximale Namenslänge auf 100 Zeichen begrenzt. Sie erleichtern uns die Arbeit, wenn Sie im Dateinamen den Namen der meldenden KVG erkennbar machen, ggfs. mit einem Fachkreisen verständlichen Kürzel.

Während der Testphase hat es vereinzelt auch bei korrekt bezeichneten Dateien technische Probleme mit dem Dateiupload über die MVP gegeben. In einem solchen Fall prüfen Sie bitte zunächst, ob die Datei gemäß den technischen Spezifikationen korrekt komprimiert ist und der vorgegebenen Namenskonvention entspricht. Sollte das Problem dennoch weiterhin bestehen, wenden Sie sich bitte an den Support der MVP-Plattform unter MVP-Support@bafin.de

10. Den jeweiligen Status der bereits übermittelten Daten kann der Melder dem Protokoll des MVP Portal entnehmen. Die übermittelten Daten werden formal und inhaltlich zum einen durch die BaFin und zum anderen durch ESMA entsprechend den von ESMA publizierten Leitlinien auf Meldefehler hin überprüft. Formale Fehler werden hierbei sofort reklamiert. Die inhaltliche Überprüfung durch die BaFin und ESMA wird jedoch voraussichtlich einige Zeit in Anspruch nehmen. Für Fehlermeldungen, die aus dem BaFin-System resultieren, beträgt der zeitliche Vorlauf nach den bisherigen Erfahrungen mehrere Minuten bis einige Stunden. Erfahrungen betreffend den Zeitraum bis zur Rückmeldung der ESMA-Systeme liegen derzeit noch keine vor.

Über fehlerhafte Meldungen wird der Melder ausschließlich über das MVP-Portal informiert. Es erfolgt keine hierüber hinausgehende oder automatisierte Weiterleitung der im MVP-Portal vorgehaltenen Informationen an den Melder. Es ist daher zwingend erforderlich, dass der Melder regelmäßig und bis zum erfolgreichen Abschluss der Meldung den Meldestatus im MVP-Portal selbst aktiv überprüft. Als fehlerhaft gekennzeichnete Meldungen sind korrigiert und vollständig (d.h. erneute Übermittlung der gesamten Datei einschließlich aller enthaltenen AIF/AIFM) zu wiederholen. Die Meldeverpflichtung gilt erst dann als erfüllt, wenn das System die erfolgreiche, d.h. nicht beanstandete Übermittlung der Daten bestätigt.

Bitte beachten Sie, dass die Rückmeldung personengebunden an das Konto der die Meldung einreichenden Person gesendet wird. Bei einer absehbaren Abwesenheit eines Melders (Urlaub o.ä.) ist es daher ggfs. zweckmäßig die Meldung durch eine voraussichtlich anwesende Person abgeben zu lassen. Lediglich im Notfall (unvorhersehbare längere Erkrankung o.ä.) kann der Status der Meldung im Einzelfall beim Support Team der BaFin erfragt werden.

11. Die AIF-Kapitalverwaltungsgesellschaften sollten sich soweit noch nicht geschehen kurzfristig für das entsprechende MVP-Fachverfahren („AIFMD-Berichtswesen“) anmelden. Bitte achten Sie darauf, dass ihr Antrag vollständig sowie inhaltlich und formal korrekt ausgefüllt ist, da Ihrem Antrag andernfalls nicht stattgegeben werden kann. Verzögerungen in der Antragsbearbeitung, die durch nicht korrekt ausgefüllte oder unterzeichnete Anträge entstehen, gehen zu Lasten des Antragstellers. Der Antrag ist durch den Antragsteller und einen Generalbevollmächtigten oder Geschäftsführer zu unterzeichnen und mit dem Firmenstempel zu versehen. Nach Stellung des elektronischen Antrags senden Sie bitte das ausgedruckte Antragsformular im Original unterzeichnet an die BaFin, Abteilung WA 4, Marie-Curie-Straße 24-28, 60439 Frankfurt. Die Zulassung zum MVP-Portal ist personengebunden. Benötigen für Ihre KVG mehrere Personen einen MVP-Zugang, so ist für jede Person ein eigener Antrag zu stellen.

Falls die Übermittlung der Daten nicht durch die AIF-Kapitalverwaltungsgesellschaft erfolgt, ist dem Antrag auf Freischaltung zum Fachverfahren eine gültige Vollmacht beizufügen. Beachten Sie bitte auch, dass die Freischaltung nur zur Meldung für eine KVG berechtigt. Wollen Sie für mehrere KVG’en melden, so müssen Sie für jede KVG einen eigenen Antrag auf Zulassung zum Portal stellen. Zudem sind für jede KVG gesonderte Dateien zu erstellen. Das Melden von mehreren KVG’en in einer Datei ist nicht möglich.

12. Neben dem Produktiv-Verfahren stellt die BaFin auch ein Testverfahren zur Verfügung, das es ermöglicht, Testmeldungen über das MVP-Portal an die Bundesanstalt zu übermitteln. Diese Testmeldungen dienen dazu, mögliche Fehlerquellen frühzeitig zu erkennen und vor Beginn der eigentlichen Übermittlung im Produktivverfahren zu beheben. Für die Testmeldungen wurde ein zusätzliches MVP-Fachverfahren eingerichtet (Name des Fachverfahrens „Test AIFMD-Berichtswesen“). Bitte beachten Sie, dass die Authentifizierung für das Fachverfahren „AIFMD-Berichtswesen“ nicht automatisch eine Freischaltung für die Testmeldungen zur Folge hat. Um die Testumgebung nutzen zu können, ist eine separate Authentifizierung für das Fachverfahren „Test AIFMD-Berichtswesen“ erforderlich. Bitte stellen Sie hierfür einen gesonderten Antrag unter Beachtung meiner bereits gemachten Erläuterungen. Für Meldungen im Testverfahren steht Ihnen auch eine Anbindung über den SOAP Webservice zur Verfügung.

13. Das Testverfahren stand den Marktteilnehmern im ersten Schritt entsprechend unserer Ankündigung zunächst vom 09.02.2015 bis 28.02.2015 zur Verfügung. In dieser Ausbaustufe war das Testverfahren noch nicht an die Testumgebung von ESMA angeschlossen, was eine vergleichsweise schnelle Rückmeldung an den Melder ermöglichte.

Voraussichtlich vom 01.03.2015 bis zum 15.03.2015 steht das Testverfahren den Marktteilnehmern nicht zur Verfügung, da die BaFin diese Zeitspanne zur weiteren Kalibrierung des Systems benötigt. Allein aus technischen Gründen wird es auch in diesem Zeitfenster für Melder zeitweilig möglich sein, Meldungen in das Testverfahren einzuspielen. Haben Sie bitte Verständnis dafür, dass wir solange das Testverfahren nicht offiziell für externe Tester geöffnet ist, keine Rückfragen zu etwaig dennoch eingereichten Meldungen beantworten werden. Wir werden uns insbesondere auch nicht zu der Frage äußern, ob vom System etwaig ausgewiesene Beanstandungen auf Fehlern in der hochgeladenen Datei oder auf dem BaFin-internen Kalibrierungsprozess beruhen.

Es ist beabsichtigt, das Testverfahren voraussichtlich ab dem 16.03.15 wieder für die Marktteilnehmer zu öffnen. Sofern und solange technisch möglich, ist ferner beabsichtigt, in dieser zweiten Testphase eine Durchleitung der Daten an die Testumgebung von ESMA vorzunehmen, um möglichst frühzeitig auf etwaige Beanstandungen durch die ESMA-Prüfroutinen reagieren zu können. Sofern die hochgeladenen Dateien nicht bereits durch die BaFin-Prüfroutinen beanstandet werden, ist hier jedoch mit einer spürbaren Verlängerung der Rücklaufzeiten zu rechnen.

WICHTIG: Bitte beachten Sie, dass die Kalibrierung der BaFin-Systeme derzeit noch nicht abgeschlossen ist und dass in die Arbeiten an unseren Systemen auch die Erfahrungen aus der Testphase und die Rückmeldungen von ESMA eingehen. Mit technischen Änderungen an unserem System ist daher während der Testphase und insbesondere nach der Anbindung der BaFin-Systeme an den Großrechner von ESMA zu rechnen. Wir sind selbstverständlich bemüht, die Auswirkungen etwaiger Anpassungen für die Marktteilnehmer so gering wie möglich zu halten. Gleichwohl garantiert aus diesem Grund eine erfolgreiche Einreichung einer Testdatei zu einem Zeitpunkt noch nicht, dass dieselbe Datei die Prüfung auch zu einem späteren Zeitpunkt bestehen wird. Wir empfehlen daher die Teilnahme am Industrietest über die gesamte Dauer des Tests beizubehalten, um auf etwaige Änderungen rechtzeitig vor dem Start der Produktivphase reagieren zu können.

14. Die Testplattform wird unter dem Fachverfahren „Test AIFMD-Berichtswesen“ auch in der sich anschließenden Produktivphase für die Marktteilnehmer weithin zur Verfügung stehen. Es wird nachdrücklich empfohlen, die Meldungen vor Nutzung der Produktivumgebung zunächst anhand des Testverfahrens auf mögliche Beanstandungen zu prüfen. Bitte beachten Sie jedoch, dass eine Meldung im Rahmen des Testverfahrens nicht die fristgerechte Meldung im insoweit allein entscheidenden Produktivverfahren ersetzt.

III) Zeitplan

15. Das AIFMD-Reporting hat mit Eintritt in die Testphase begonnen. Für die Testphase gilt entsprechend den bereits gemachten Ausführungen folgender Zeitplan:

  • 09.02.15 – 28.02.15: Industrietest gegen die BaFin-Systeme, ohne Anbindung an die ESMA-Testumgebung.
  • 01.03.15 – voraussichtlich 15.03.15: Wartungsarbeiten am BaFin-System, Testumgebung steht nicht zur Verfügung. Es werden in diesem Zeitraum keine Anfragen beantwortet, die sich auf die Rückmeldung zu etwaig dennoch hochgeladenen Dateien beziehen.
  • Voraussichtlich ab 16.03.15: Wiedereröffnung des Industrietests, soweit möglich mit Anbindung an die ESMA-Testumgebung.

16. Die Produktionsphase soll mit der Übermittlung der rückwirkenden Meldungen beginnen. Hierbei übermitteln die AIF-Kapitalverwaltungsgesellschaften zunächst rückwirkend alle Meldungen seit Beginn der jeweiligen Meldepflicht. Referenzzeitpunkt für den Beginn der Meldepflicht ist für AIF-Kapitalverwaltungsgesellschaften, die die Übergangsvorschriften des KAGB anwenden, das Eingangsdatum des Registrierungs- bzw. Erlaubnisantrages. Für alle anderen AIF-Kapitalverwaltungsgesellschaften ist der Referenzzeitpunkt das Datum der Erlaubniserteilung bzw. Datum der Registrierung (siehe Q&A ID 1176 der Europäischen Kommission). Die Meldepflicht beginnt dann ab dem 1. Quartal nach dem Referenzzeitpunkt. Der Meldezeitraum ist abhängig von der jeweiligen Meldefrequenz.

Beispiel: Eine bereits existierende AIF-Kapitalverwaltungsgesellschaft hat am 13.02.2014 ihren Antrag auf Zulassung bei der Bundesanstalt eingereicht. Referenzzeitpunkt ist somit der 13.02.2014 und Beginn der Meldepflicht ist der 01.04.2014. Angenommen, für diese AIF-Kapitalverwaltungsgesellschaft und die von ihr verwalteten Fonds bestünde eine vierteljährliche Meldepflicht, dann umfasst der entsprechende rückwirkende Meldezeitraum eine Meldung betreffend den Meldezeitraum 01.04.2014 bis 30.06.2014, eine Meldung betreffend den Meldezeitraum 01.07.2014 bis 30.09.2014 und eine Meldung betreffend den Meldezeitraum 01.10.2014 bis 31.12.2014. Bei einer halbjährlichen Meldepflicht wären die entsprechende Meldezeiträume 01.04.2014 bis 30.06.2014 sowie 01.07.2014 bis 31.12.2014. Bei einer jährlichen Meldepflicht wäre der Meldezeitraum 01.04.2014 bis 31.12.2014.

17. Im Anschluss an die Übermittlung der rückwirkenden Meldungen beginnt der erste standardisierte Meldeturnus. Hierbei sind die Meldungen zum Melde-Stichtag 31.03.2015 zu übermitteln, d.h. dass zu diesem Stichtag alle Meldungen, für die eine vierteljährliche Meldepflicht besteht, abgegeben werden müssen. Der entsprechende Meldezeitraum läuft dann vom 01.01.2015 bis zum 31.03.2015. Die darauf folgenden Meldungen werden gemäß den Vorgaben der ESMA-Leitlinien datiert. Daraus folgt, dass der nächste Meldestichtag auf den 30.06.2015 fällt. AIF-Kapitalverwaltungsgesellschaften, für die eine vierteljährliche Meldepflicht für mindestens einen AIF oder den AIFM besteht, müssen dann die Meldung für den Meldezeitraum 01.04.2015 bis 30.06.2015 übermitteln. AIF-Kapitalverwaltungsgesellschaften mit einer halbjährlichen Meldepflicht müssen dann die Meldung für den Meldezeitraum 01.01.2015 bis 30.06.2015 übermitteln. AIF-Kapitalverwaltungsgesellschaften mit einer jährlichen Meldepflicht müssen zu diesem Zeitpunkt keine Meldung übermitteln. Für die jeweiligen Fristen zur Übermittlung der Meldungen gelten ebenfalls die Vorgaben der ESMA-Leitlinien.

18. Für den Start der Produktivphase ist das zuletzt mitgeteilte Datum (16.03.15) nicht mehr aktuell. ESMA hat zuletzt mitgeteilt, dass sich der Roll-Out des ESMA-Produktivsystems verzögern wird. Die BaFin wird mit der Aufschaltung des BaFin-Produktivsystems warten, bis die erhobenen Dateien zeitnah zur Weiterverarbeitung an ESMA übermittelt werden können. Über das neue Startdatum informieren wir Sie im Rahmen einer Aktualisierung des Merkblattes. Wir gehen derzeit davon aus, dass der Start der Produktivphase der BaFin-Systeme etwa ab Mitte Mai erfolgen kann.

IV) Technische Hinweise

19. Weitere Hinweise zu den übermittelten Fehlercodes können Sie den Anlagen zu diesem Merkblatt entnehmen.

20. Bitte beachten Sie, dass auch das Test-Verfahren nicht zur Nutzung mit Dummy-Daten geeignet ist, da die Daten bei der Prüfung auch inhaltlich plausibilisiert werden. Die Verwendung von fiktiven Dateninhalten führt in den meisten Fällen zu Fehlermeldungen.

21. Das BaFin-System verarbeitet keine Dubletten. Für eine eingereichte Dublette erhalten Sie vom System die Meldung „XML-Datei wurde möglicherweise doppelt gesendet“. Eine inhaltliche Prüfung oder hierüber hinausgehende Rückmeldung erfolgt für diese Datei nicht. Sofern Sie eine Datei mehrfach zur Prüfung einreichen wollen ist es jedenfalls erforderlich, den Time Stamp der Dateigenerierung zu aktualisieren.

22. Einige Datenfelder sind in der technischen Datendefinition als optional / nicht verbindlich deklariert. Wir weisen darauf hin, dass es sich hierbei um eine technische und keine rechtliche Einstufung handelt. Aus der Einstufung als optionales Feld in der technischen Dokumentation folgt nicht, dass die Meldung der zum Feld gehörenden Daten im freien Ermessen des Melders steht. Ein Verzicht auf die Befüllung der Felder ist nur dann zulässig, wenn entsprechende Daten nicht zur Verfügung stehen, etwa weil die KVG entsprechende Geschäfte nicht tätigt. Andernfalls sind die entsprechenden Felder korrekt zu befüllen.

23. Bezüglich der Meldefelder „AIFM national code“ und „AIF national code“ ist die jeweils gültige BaFin-ID bzw. BaFin-Fonds-ID anzugeben. Hierbei handelt es sich um 8-stellige Ziffernfolgen, die für jede KVG und für jeden Fonds bei Erlaubniserteilung, Registrierung, Zulassung zum Vertrieb, oder Fondsauflegung individuell vergeben werden. Falls Ihnen die jeweiligen ID‘s nicht bekannt sind, können Sie diese beim jeweils zuständigen Fachreferat erfragen.

Sonderfall: Sofern eine deutsche KVG Fonds im EU-Ausland auflegt, sind auch diese an die BaFin zu melden. Geben Sie in diesem Fall bitte als National Code AIFM die BaFin-ID der KVG und als National Code AIF den von der ausländischen Aufsichtsbehörde vergebenen Identifier ein.

24. Bezüglich der Meldefelder „Net DV01“ und „Net CS01“ sind in der XML-Datei verschiedene Laufzeitintervalle vorgesehen. Eine solche Untergliederung nach Laufzeiten ist jedoch nicht erforderlich. Die Risikomaße können stattdessen ohne Laufzeituntergliederungen berechnet werden. In diesem Fall können die laufzeitspezifischen Meldefelder mit dem jeweilig gültigen Gesamtmaß befüllt werden.

25. Bei verschiedenen Datenfeldern, die prozentuale Angaben erfordern (wie z.B. die Daten zum geographical focus der AIF), wird ESMA die Meldung nur akzeptieren, wenn die Gesamtsumme der Einzelwerte 100 % beträgt. Im Rahmen der Vorabstimmung hat ESMA hierzu mitgeteilt, dass die Prüfroutinen voraussichtlich nur solche Werte akzeptieren werden, deren Summe exakt 100 % beträgt. Rundungsungenauigkeiten, die zu einer Summenbildung z.B. von 99,998% oder 100,01% führen, werden voraussichtlich als Fehler beanstandet werden.

26. Die XML Elemente AIFMNationalCode, AIFNationalCode, ReportingPeriodYear und ReportingPeriodType bilden zusammen einen eindeutigen Schlüssel innerhalb einer AIF-Datei. Bei AIFM-Dateien entfällt für die Bildung des Schlüssels das XML Element AIFNationalCode. Die mehrfache Angabe zum gleichen Sachverhalt in einer Datei führt zu einem Fehler.

27. Die Angabe des XML Attributes xsi:noNamespaceSchemaLocation ist zwingend notwendig. Dort ist die aktuelle Version der XSD einzutragen (Version 1.2). Gegen dieses Schema wird die eingereichte XML-Datei validiert (xsi:noNamespaceSchemaLocation="AIFMD_DATAIF_V1.2.xsd").

28. XML Elemente, die zulässigerweise leer bleiben, dürfen keine Platzhalter als Inhalte enthalten. Insbesondere führt das Eintragen der Zahl 0 oder eines Leerzeichens in diesen Fällen zu Fehlermeldungen. Insoweit steht jedoch die Rückmeldung von ESMA noch aus.

29. XML-Elemente erwarten häufig eine Serie von Unterelementen „RANKING“ und einem zugehörigen Betrag. Es ist darauf zu achten, dass die Sortierreinfolge innerhalb eines solchen Blockes eingehalten wird: Rang 1 mit dem höchsten Betrag in der obersten Position, anschließend folgt Rang 2 mit dem nächst kleineren Betrag usw.

30. Bei der Übertragung von Fonds auf eine andere KVG soll entsprechend den ESMA-Leitlinien die zum jeweiligen Meldestichtag zuständige KVG die Meldung für den vollständigen Meldezeitraum abgeben. Wesentlich ist, dass die abgebende KVG bei der letzten von ihr vorgenommenen Meldung einen Flag für das Meldeende / die letzte Meldung setzt, da die Meldung für den Fonds sonst fortlaufend als fehlend ausgewiesen werden wird.

V) Kontakt und Support

Für alle Fragen, die im Zusammenhang mit dem Reporting stehen, können Sie sich an das AIFMD-Support Team der BaFin wenden.

WICHTIG: Wir haben bereits während der Phase 1 des Industrietests eine Vielzahl verschiedener Anfragen erhalten. Uns stehen aber nur sehr beschränkte personelle Ressourcen zur Abarbeitung dieser Anfragen zur Verfügung. Stellen Sie daher bitte vor Versendung einer Anfrage sicher, dass Sie sowohl die einschlägigen ESMA-Dokumente als auch das BaFin-Merkblatt (einschließlich Anlagen) in der jeweils aktuellen Fassung gelesen haben. Die inhaltlichen Vorgaben für das Reporting wurden durch ESMA definiert und sind europaweit einheitlich zu interpretieren. Haben Sie daher bitte Verständnis dafür, dass wir Anfragen zur Interpretation des Dateninhaltes, die sich nicht bereits aus den ESMA-Dokumenten ergeben, nur in sehr beschränktem Umfang beantworten können. Insbesondere während der Testphase werden wir uns daher zunächst auf die Lösung technischer Probleme fokussieren.

WICHTIG: Bitte tragen Sie unbedingt in die Betreffzeile Ihrer E-Mail das zu Ihrer KVG gehörende Aktenzeichen ein. Dieses setzt sich aus dem die Fachaufsicht über Ihr Haus führenden Referat, Ihrer BaFin-ID, dem Namen der KVG und weiteren festen Bestandteilen zusammen.

Syntax:
<Referat> - Wp 6048 – <BaFin-ID> - 2015/0001 / <Name>

Beispiel:
WA 44 – Wp 6048 – 10101234 – 2015/0001 / Invest GmbH

Technische Dienstleister, deren Anfrage sich auf mehrere KVG’en beziehen, verwenden als zuständiges Referat bitte die Bezeichnung „WA 4“ und können die BaFin-ID zunächst leer lassen.

Sofern sich Ihre Frage auf die Rückmeldung des BaFin-Systems zu einer von Ihnen hochgeladenen Datei bezieht, geben Sie bitte soweit bekannt in Ihrer E-Mail mit an, zu welchem Zeitpunkt (Datum & Uhrzeit) Sie die Datei hochgeladen haben und zu welchem Zeitpunkt (Datum & Uhrzeit) die Feedback-Datei vom System bereit gestellt worden ist.

Sie erleichtern uns hierdurch die Zuordnung Ihrer Anfrage sehr.

Richten Sie Ihre Mail bitte unter strikter Beachtung meiner vorstehenden Ausführungen ausschließlich an Support-AIFMD-Report@bafin.de.

Nur für Fehler, die beim Dateiupload entstehen, diesen verhindern oder den technischen Zugang zur MVP betreffen, wenden Sie sich bitte unter MVP-Support@bafin.de an den MVP-Support der BaFin.