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Thema Geldwäschebekämpfung Rundschreiben 7/2014 (GW) - Einscannen erfüllt Aufzeichnungspflicht gemäß Geldwäschegesetz

Geschäftszeichen GW 1-GW 2002-2009/0002Datum: 26.09.2014

Das Einscannen eines zur Überprüfung der Identität vorgelegten Dokuments oder von zur Überprüfung der Identität vorgelegten oder herangezogenen Unterlagen erfüllt die Pflicht zur Aufzeichnung der darin enthaltenen Angaben.

Das Rundschreiben richtet sich an alle Kreditinstitute, Finanzdienstleistungsinstitute, Zahlungsinstitute, E-Geld-Institute, Agenten i.S.d. § 1 Abs. 7 ZAG, E-Geld-Agenten i.S.d. § 1a Abs. 6 ZAG, Unternehmen und Personen i.S.d. § 2 Abs. 1 Nr. 2c GwG, Kapitalverwaltungsgesellschaften, Zweigniederlassungen von EU-Verwaltungsgesellschaften und ausländischen AIF-Verwaltungsgesellschaften, ausländische AIF-Verwaltungsgesellschaften, für die die Bundesrepublik Deutschland Referenzmitgliedstaat ist und die der Aufsicht der BaFin gemäß § 57 Absatz 1 Satz 3 KAGB unterliegen, Versicherungsunternehmen, die Lebensversicherungsverträge bzw. Unfallversicherungsverträge mit Prämienrückgewähr anbieten sowie Finanzholding-Gesellschaften und gemischte Finanzholding-Gesellschaften in der Bundesrepublik Deutschland.

Einscannen erfüllt Aufzeichnungspflicht gemäß § 8 Absatz 1 Satz 3 GwG

Vor dem Hintergrund der Zunahme des Einsatzes neuer technischer Verfahren ist die Frage an mich herangetragen worden, ob bei der Erfüllung der Dokumentationspflicht (§ 8 GwG) das Einscannen eines Dokuments der Erstellung einer Kopie gleichgestellt werden kann.

Nach § 8 Abs. 1 Satz 3 GwG kann die Aufzeichnungsverpflichtung des § 8 Abs. 1 Sätze 1 und 2 GwG unter anderem durch die Erstellung einer Kopie des zur Überprüfung der Identität herangezogenen Dokuments erfüllt werden. Zu klären ist, ob auch das Einscannen des Dokuments den Tatbestand des § 8 Abs. 1 Satz 3 erster Halbsatz GwG erfüllt. Nach meiner Verwaltungspraxis erfüllt auch das Einscannen eines zur Überprüfung der Identität vorgelegten Dokuments i.S.v. § 4 Abs. 4 Satz 1 Nr. 1 GwG oder von zur Überprüfung der Identität vorgelegten oder herangezogenen Unterlagen i.S.v. § 4 Abs. 4 Satz 1 Nr. 2 GwG, wie das in § 8 Abs. 1 Satz 3 erster Halbsatz GwG genannte Kopieren, die Pflicht zur Aufzeichnung der in diesen Dokumenten oder Unterlagen enthaltenen Angaben.

Bei der Aufbewahrung der auf diesem Wege gespeicherten Daten haben die Verpflichteten nach § 8 GwG angemessene technische und organisatorische Maßnahmen zu treffen.

Im Auftrag

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